Un software gestisce automaticamente a livello nazionale le comunicazioni a mezzo PEC con gli iscritti, riducendo sensibilmente costi e tempi, semplificando i flussi informativi
La Cassa Nazionale di Previdenza e Assistenza Forense ha scelto di gestire la Posta Elettronica Certificata, i flussi informativi e la conservazione sostitutiva dei messaggi inviati attraverso Concerto PEC, la soluzione tecnologica innovativa firmata Openwork.
L’ente previdenziale, grazie a Concerto PEC, può governare le molteplici funzionalità legate alla PEC (ricezione, invio, smistamento, composizione, approvazione e archiviazione) su un’unica piattaforma, consentendo una gestione più semplice e veloce degli elevati flussi di corrispondenza che avvengono a livello nazionale (la Cassa conta oltre 200.000 iscritti in tutta Italia) con gli iscritti e la consistente dematerializzazione dei documenti amministrativi.
Partendo dalla soluzione Concerto PEC, è stato possibile usufruire di una piattaforma così innovativa che per come è concepita abilita il cliente a risolvere diverse esigenze, investendo l’organizzazione nel suo complesso; oltre, infatti, a risponde alle istanze dei recenti aggiornamenti normativi in tema di obbligatorietà della PEC, che richiedono una gestione più organizzata e automatizzata della posta elettronica certificata, la piattaforma di Openwork ha permesso di rispondere ad un obiettivo più ampio che l’ente si era prefissato, ossia rimodulare complessivamente le comunicazioni con gli iscritti, integrando anche i processi che avvenivano a mezzo cartaceo, migliorando tutti i servizi offerti.
Il software integrato proposto da Openwork, infatti, consente alla Cassa Forense di gestire oltre 180.000 comunicazioni all’anno da un’unica interfaccia; permette di allegare automaticamente le ricevute di consegna ai messaggi inviati, di validare automaticamente gli indirizzi PEC nel caso di nuove iscrizioni o di modifiche a indirizzi già presenti nel database e archiviare i messaggi in cartelle logiche su sistemi locali.
Inoltre, Concerto PEC si integra con i sistemi informatici preesistenti, a partire dal protocollo unico adoperato dall’Ente, fino al sistema di gestione documentale e di conservazione sostitutiva, in grado di garantire nel tempo la validità legale dei documenti informatici.
Un altro beneficio è quello di poter effettuare invii massivi con un solo click e ridurre tempi e costi rispetto ai sistemi tradizionali di raccomandate A/R, consentendo di eliminare una notevole mole di documenti cartacei; e in più, ogni destinatario riceve file personalizzati sulla base delle istruttorie previdenziali di riferimento.
«Il progetto sviluppato con Openwork – dichiara Vittorio Colabianchi dirigente sistemi informativi e tecnologie di Cassa Forense – ha permesso di rispondere adeguatamente alle esigenze di un’organizzazione complessa come la nostra. La soluzione adottata si è integrata perfettamente con la lavorazione informatica delle istruttorie previdenziali e al nuovo assetto strategico; grazie a Concerto PEC, infatti, abbiamo raggiunto l’obiettivo di automatizzare e semplificare i processi amministrativi e di dematerializzare la consistente documentazione cartacea che l’ente gestisce ogni anno, migliorando complessivamente l’efficienza dell’organizzazione e i servizi per i nostri iscritti».
«La soluzione realizzata con Cassa Forense – commenta Piero Cosoli, Operations Director di Openwork – è stato il frutto di un lavoro congiunto, elaborato a quattro mani, ed è in grado di rispondere a tutte le necessità organizzative dell’Ente in tema di gestione dei messaggi PEC. La nostra ‘Concerto PEC’ è configurabile in modo intuitivo e veloce e ha dimostrato di integrarsi perfettamente anche in contesti complessi come quello della Cassa Nazionale Forense. In questo modo, la PEC non è solo un obbligo e una necessità, ma si trasforma in un’opportunità per rendere più efficienti e migliori i servizi dell’organizzazione».
