Optimo Next – L’innovazione nel document management

Tudisco Fabrizio_Optimo Next

Alla scoperta di un campione nel settore sempre più strategico dei sistemi innovativi e integrati di digital document management

di Luca de Piano

«Optimo Next nasce da una precisa scelta strategica, fondata sull’esperienza trentennale nel mercato del digital document management in Italia. Abbiamo scelto un’identità nuova e unica, che rappresentasse in pieno i nostri obiettivi e valori aziendali» – esordisce Fabrizio Tudisco, chief executive officer di Optimo Next. L’idea di fondo è quella di voler «essere riconosciuti come punto di riferimento per progettare, sviluppare e gestire sistemi innovativi e integrati di digital document management, migliorando processi già esistenti e rendendoli più utili per le persone e più efficienti per le organizzazioni». Questo si riflette sul payoff di Optimo Next, che è “a step forward” e rappresenta un messaggio chiaro: «Crediamo fermamente che innovazione e ricerca vadano di pari passo per differenziare i nostri servizi ed essere sempre più riconosciuti per offrire un servizio “seamless”, cioè senza interruzioni. Il nostro obiettivo è aiutare ogni azienda a innovare e semplificare i propri processi documentali, grazie alle nostre competenze tecnologiche e normative, e soprattutto alle esperienze di successo sviluppate in questi anni» – prosegue Tudisco. Ed è per questo che alcuni clienti continuano a scegliere Optimo Next anche dopo dieci anni di rapporto e di evoluzioni: «Questo per noi non è solo sinonimo di competenza, ma soprattutto di profonda fiducia verso le nostre persone e la nostra azienda» – sottolinea Tudisco.

Squadra in primo piano

La visione strategica di Optimo Next è condivisa con tutto il team: «Insieme abbiamo creato un team vincente per portare al mercato un set di competenze ed esperienze uniche nel loro genere» – evidenzia Tudisco, presentando la squadra di vertice. «Il sales & marketing director, Enzo Capilli, ha maturato esperienze in aziende multinazionali, con un forte background in ambito outsourcing e value-added-services, e con lui stiamo creando una strategia commerciale orientata a segmentare la nostra proposta di servizio non solo per settore (telco, financial services, utility…), ma anche su processi di business interni del cliente. Il chief operation officer, Aldo Arosio, conosce l’azienda e le nostre competenze meglio di chiunque altro, e ha il ruolo fondamentale di coordinare il team tecnico e di project management, affinché il carico di lavoro e le competenze siano massimizzate e portate a un livello sempre più elevato.

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Offerta articolata

Per quanto riguarda l’offerta, nel corso degli anni l’obiettivo principale di Optimo Next è sempre stato quello di offrire una proposta a valore aggiunto, tenendo presente le richieste del mercato e cercando sempre di guardare avanti. Attualmente, la proposta si articola in un’integrazione di servizi: da un lato il business process outsourcing (BPO) con soluzioni “add-on” (FEA, fatturazione elettronica…) dall’altro la system integration, offrendo “in cloud” o “on premise” piattaforme di document management system (DMS) integrabili con le piattaforme dei clienti.

«Siamo cresciuti con i nostri clienti, condividendo con loro l’evoluzione della nostra offerta e svolgendo tante volte il ruolo di consulente e partner più che di mero fornitore» – commenta Tudisco. Un esempio tra tutti può essere quello della società di telefonia mobile H3G. «Il loro processo di sottoscrizione e raccolta delle proposte di acquisto si è modificato negli anni, integrando documenti cartacei, digitali e oggi anche vocal order, ormai uno standard nei settori telco e utilities. Sono cambiati anche gli strumenti di condivisione e monitoraggio dei nostri servizi lato cliente, sempre più web e sempre più mobile. Ed ecco il perché ci siamo dilettati anche nella produzione di business app» – spiega Tudisco. Ma non solo: «Anche se a molti può apparire strano, il tema della sicurezza informatica dei dati non è ancora gestito correttamente da tantissime aziende. Parlo dei “furti” che avvengono internamente all’azienda da chi condivide documenti con colleghi, più che da attacchi degli hacker che arrivano dall’esterno. È su questo tema che vogliamo portare ai nostri clienti soluzioni che consentono la protezione del documento, qualsiasi esso sia, con sistemi “sync & share” professionali che permettono alle aziende di trovare un compromesso tra accessibilità e sicurezza» – fa sapere Tudisco.

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Distinguersi sul mercato

Ecco quindi che si delineano i punti di forza di Optimo Next: «Riprendendo quanto detto prima, uno dei fattori distintivi per noi è giocare di anticipo su tematiche e soluzioni che possano semplificare e far evolvere i processi documentali integrati nei processi di business dei nostri clienti. Le occasioni per giocare d’anticipo possono essere i cambi normativi, come nel caso della fatturazione elettronica che ha portato le aziende a ripensare i propri processi amministrativi, oppure le innovazioni tecnologiche, come i vocal order che sono di fatto veri e propri contratti nativi in formato digitale, costituiti in questo caso specifico da un tracciato audio, e che devono essere archiviati e conservati in modo digitale e resi disponibili al consumatore per una loro consultazione. È anche per questo che Optimo Next co-progetta con il cliente soluzioni di document management personalizzate e in continua evoluzione (dimensione beta), garantendo i massimi standard di servizio e assistenza. Puntando sulla presenza costante per risolvere tutti i problemi tecnici e gestionali, fa del “caring” la sua unicità».

Uno sguardo al futuro

«Tra i nostri obiettivi c’è anche quello del continuous improvement, che significa fare sempre meglio quello che già facciamo, guardando ciò che accade fuori» – sottolinea Tudisco. Ma il mercato del digital document management è in fermento, con normative sempre più frequenti che spingono fortemente verso il digitale. Un esempio? «Grazie al regolamento europeo eIDAS, l’adozione di un sistema unico di firma digitale favorirà non solo le transazioni tra diversi stati (dentro e fuori dall’Unione europea), ma faciliterà la diffusione di questi strumenti anche in ambiti e aree aziendali dove la firma digitale ha stentato a decollare. Gestiamo per i nostri clienti diversi sistemi di firma elettronica e pertanto siamo molto attenti a comprendere gli effetti che un cambio normativo comunitario di questa portata comporterà nelle soluzioni da adottare» – spiega Tudisco. Ci sono anche altre trasformazioni in ambiti apparentemente distanti dal document management, e che prima o poi faranno sentire i propri effetti. «Si pensi a come cambierà il concetto di identità digitale: al momento non esiste un unico scenario bensì diversi sistemi di identità elettronica per ciascuno stato europeo. Allo stato attuale, il vuoto normativo sulle identità digitali sta lasciando campo libero ai grandi operatori globali che hanno individuato nella gestione delle identità digitali un business molto importante, visto che nell’economia digitale i dati personali sono diventati una nuova forma di valuta a tutti gli effetti» – avverte Tudisco. E a chi fa notare che potrebbe trattarsi di scenari futuristici, il ceo di Optimo Next risponde che le cose sono più vicine di quanto si creda. «All’interno dello Spid (Sistema Pubblico per la gestione dell’Identità Digitale) vi sarà un processo graduale di consegna delle identità, ma confidiamo e crediamo che questo sia un primo passo per un Paese sempre piu’ digitale e dinamico» – conclude Fabrizio Tudisco.