E’ possibile migliorare l’esperienza degli ospiti di un albergo, incrementando nel contempo efficienza e produttività? Fare in modo che il centralino telefonico e il sistema gestionale alberghiero (PMS) si interfaccino, assicura un’ampia scala di ottimizzazioni da questo punto di vista, ma se ci si avvale di una soluzione per le Comunicazioni Unificate ancor di più – essa consente infatti al personale di comunicare e di accedere alle informazioni offerte dal sistema gestionale in tempo reale.
3CX, specialista delle telecomunicazioni e produttore del pluripremiato centralino IP software-based 3CX PhoneSystem, conferma: insieme, i due sistemi concorrono a tagliare notevolmente i costi di gestione alberghiera e migliorano oggettivamente l’esperienza dei soggiornanti.
I benefici di una rete dati unificata
La convergenza tra i vari servizi consente di ridurre sensibilmente i costi di gestione alberghiera. Riunendo server e linee telefoniche, saranno infatti necessari minori interventi di manutenzione o riparazioni in caso di guasto.
In questo frangente, l’impiego di un sistema telefonico IP basato su software che supporti le Unified Communications nativamente, come il 3CX Phone System, non solo taglia ulteriormente i costi di implementazione e gestione ma semplifica anche l’attività di backup di sistema, rendendola ancora più economica. Le chiamate tra i vari uffici hanno luogo gratuitamente attraverso il centralino IP, e le chiamate ai numeri esterni collegati tramite PSTN possono essere instradate sugli operatori con le migliori tariffe per quella data area geografica.
Migliore esperienza degli ospiti
Non è solo lo staff a beneficiare dell’integrazione delle UC nel sistema gestionale alberghiero, bensì anche gli ospiti, che possono interagire meglio con la direzione o lo staff attraverso i telefoni IP presenti nella loro stanza. Ogni membro del personale infatti può essere dotato di un singolo interno “portatile”, in modo da essere reperibile allo stesso recapito su computer, tablet o smartphone. Il personale può persino tenere videoconferenze qualora sia necessrio discutere vis a vis con altri colleghi di alcune problematiche o per reagire a richieste o lamentele degli ospiti.
Dato che il PMS automatizza l’aggiornamento delle informazioni, il centralino fornisce le nuove informazioni allo staff sui telefoni IP, computer o device mobili impiegati offrendo loro accesso ai dati di interesse ovunque si trovino. In questo modo si riducono notevolmente i tempi di risposta verso la clientela. Il centralino telefonico favorisce altresì l’erogazione di un servizio ancora più personalizzato. Qualora l’ospite chiami la reception, il suo nome e il numero di camera viene visualizzato in modo da consentire allo staff di rivolgersi al chiamante per nome. Attraverso il centralino è anche possibile visualizzare sui telefoni IP installati nelle camere eventuali promozioni o offerte speciali, generate dal sistema di gestione alberghiera.
Attraverso i telefoni, gli ospiti possono altresì indicare se si trovano nella propria camera o se stanno per uscire, impostare il “non disturbare” e bloccare chiamate provenienti dall’esterno sul PBX integrato. Il sistema di gestione alberghiera registra le indicazioni sullo stato di presenza degli ospiti consentendo al centralino di notificare in tempo reale il personale di servizio in merito al momento più opportuno per pulire una data camera. Infine, il centralino tiene traccia delle chiamate fatte dall’ospite e comunica gli estremi della telefonata (durata e numero) al sistema gestionale, facilitando la fatturazione del servizio.
Sicuro ritorno dell’investimento
Uno studio recente condotto da Software Advice indica che il 60% degli ospiti preferisce avvalersi di strutture alberghiere dotate della più nuova tecnologia e in grado di combinare servizi a valore e comodità. In questo frangente, l’integrazione tra il PMS e un’infrastruttura per la telefonia di nuova generazione presenta un rapido ritorno sull’investimento, poiché taglia i costi e dà al personale i giusti strumenti per garantire la soddisfazione dei propri ospiti.
