Datalogic, nuova vita al ciclo passivo

Early.Archiva permette di gestire in modo più veloce e funzionale attività come la verifica degli ordini, i pagamenti, la registrazione contabile e l’archiviazione delle fatture fornitori

Il Gruppo Datalogic è una realtà leader mondiale nei settori dell’automazione industriale e dell’acquisizione automatica dei dati. Nata in Italia nei primi anni Settanta, dall’intuizione dell’Ing. Romano Volta, attuale presidente e CEO di Gruppo, è poi cresciuta fino ad acquisire una dimensione internazionale. Datalogic offre soluzioni innovative come lettori di codici a barre, camere, sensori, marcatori laser e barriere di sicurezza per una vasta gamma di applicazioni nei mercati: retail, trasporti e logistica, sanità e all’industria manifatturiera. Datalogic oggi è presente con i suoi stabilimenti in oltre 30 paesi nel mondo, conta oltre mille partner, 2.600 dipendenti e un fatturato annuo di oltre 500 milioni di euro. Per ridurre i costi e gestire in modo più veloce e funzionale tutte le fasi del ciclo passivo (fatture fornitori, ordini, documenti di trasporto), l’azienda ha adottato la soluzione per la dematerializzazione Early.Archiva del gruppo Archiva, leader nell’outsourcing dei processi aziendali focalizzati sui documenti di business, nell’ottica della completa digitalizzazione dei processi di fatturazione. «Il progetto è stato realizzato nella country italiana con l’obiettivo di ottimizzare le attività contabili e l’archiviazione delle fatture fornitori» – come ci spiega Rita Uguzzoni, business system analyst di Datalogic.

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I benefici della soluzione

«I benefici sono molti – continua Rita Uguzzoni – e riguardano sia il risparmio di tempo e risorse sia la semplificazione delle attività. E il tutto si traduce in una maggiore efficienza dei processi aziendali». Infatti, l’amministrazione viene sgravata di attività a scarso valore aggiunto, mentre la dematerializzazione impatta positivamente sui consumi di carta, così come sugli stessi spazi fisici di conservazione. Il data-entry viene automatizzato e si realizza una riduzione pari anche al 50% dei tempi di registrazione e pre-registrazione dei documenti, mentre il software consente un recupero di dati e informazioni attraverso integrazioni con altri servizi Archiva e con il gestionale SAP. «Informatizzare la gestione del ciclo passivo consente di sostituire alla carta i bit, e questo apre un mondo di opportunità aziendali che prima era impensabile. È possibile per esempio tenere sotto controllo e visualizzare in tempo reale tutto il ciclo di acquisizione passiva, dal ricevimento della merce fino all’emissione della fattura».

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Scegliere il partner giusto

L’innovazione porta con sé indubbi vantaggi ma anche qualche resistenza da parte degli addetti, che devono abituarsi al nuovo modo di lavorare. Una volta entrato “a regime”, il sistema regala però delle importanti soddisfazioni all’amministrazione. «Con Archiva Group – mette in evidenza Rita Uguzzoni – abbiamo configurato un workflow applicativo integrato con SAP per la gestione delle eccezioni: se capita che un documento ricevuto in amministrazione presenti discordanze rispetto all’ordine di acquisto, il foglio elettronico viene inviato all’ufficio competente per richiedere approfondimenti, con un semplice click del mouse». Dopo aver osservato i vantaggi della soluzione implementata nell’headquarters di Datalogic, si prevede che anche le altre sedi del Gruppo adottino la soluzione Early.Archiva nel prossimo futuro. «Un’altra area di miglioramento all’interno dell’azienda – fa notare Rita Uguzzoni – riguarda le note spese per le trasferte di lavoro. Anche in questo caso stiamo valutando con Archiva come gestire in modo informatizzato i documenti in modo da dematerializzare il ciclo e migrare le informazioni dai supporti fisici ai bit. Vogliamo infine sottolineare che Archiva è un’azienda affidabile e professionale, con la quale abbiamo rapporti da oltre 10 anni. Non è un semplice fornitore di servizi di archiviazione e conservazione digitale, ma un vero e proprio partner con il quale possiamo migliorare i nostri processi di business».