Dall’integrazione dei servizi MPS e MCS, cioè dai servizi di stampa gestiti alla gestione di tutti i contenuti documentali in azienda, nasce il nuovo digital workplace, perno della trasformazione digitale
Non molto tempo fa si parlava insistentemente di “paperless office”, intendendo che presto tutto ciò che si stampava in azienda sarebbe passato al digitale, facendo praticamente scomparire i documenti cartacei. Come noto, non è andata così. Anche perché le stampe cartacee si sono rivelate insostituibili in molti processi, e si sono affiancate ai documenti di tipo digitale. E il digitale, inteso soprattutto come trasformazione digitale, si è imposto, modificando e continuando a modificare tutti i processi di business. Compresi quelli relativi alla stampa di documenti nelle aziende che non è affatto scomparsa, ma ha anzi trovato da tempo nuova linfa grazie ai Managed Print Services (MPS), ovvero quei servizi di stampa gestiti che tanto hanno fatto per governare in modo più efficiente l’operatività di tutte le risorse di stampa installate, oltre a permettere significativi risparmi sui costi di gestione.
Dai Managed Print Services…
Ma la trasformazione digitale richiede passi ulteriori, e vanno in questo senso i nuovi Managed Content Services (MCS), proposti da Canon sulla base della propria pluriennale esperienza nella stampa anche gestita, e definiti da Gartner come una soluzione che razionalizza, semplifica e ottimizza le comunicazioni e la condivisione dei contenuti all’interno delle aziende. In questo senso, l’integrazione dei “classici” MPS con i nuovi MCS permette di realizzare quel digital workplace che costituisce un punto irrinunciabile della trasformazione digitale. Infatti, si parla di stampa gestita, cioè di MPS, nei casi in cui il cammino del documento è caratterizzato da un percorso prevalentemente unidirezionale, dove dal sistema informativo aziendale il documento passa attraverso le stampanti multifunzione (MFP) per poter essere stampato. In questo schema, i driver dell’offerta di stampa gestita sono quelli tradizionali, come la razionalizzazione dei dispositivi di stampa, evidenziando i costi visibili ma anche quelli nascosti, l’ottimizzazione finanziaria degli investimenti, la possibilità di stampare in modo sicuro da qualsiasi tipo di dispositivo, tramite i sistemi di autenticazione, l’automazione della gestione dei consumabili e delle richieste di supporto, la possibilità di integrazione verso le più diffuse piattaforme di mercato, e infine il monitoraggio e l’analisi di utilizzo e di comportamento degli utenti.
…ai Managed Content Services
Nel paradigma Managed Content Services, le caratteristiche dell’analisi del processo MPS vengono estese all’infrastruttura IT che governa i processi aziendali all’interno dell’azienda, facendo in modo che l’ottimizzazione non sia più riferita unicamente alla razionalizzazione del parco macchine, ma all’intera gestione della modalità in cui i documenti viaggiano all’interno dell’azienda. L’obiettivo della soluzione MCS è il contenuto dei documenti, poiché solamente attraverso la loro gestione si riesce ad aiutare le aziende a comunicare e a svolgere i loro processi di business in modo efficace. In questo contesto, la stampante multifunzione si trasforma in un vero e proprio hub di informazioni che facilita la condivisione e l’integrazione dei contenuti aziendali. Inoltre, si possono organizzare e automatizzare flussi di lavoro che superino la normale scansione di documenti, associando specifici workflow che attivano un processo inverso rispetto alla stampa, per migliorare i processi gestionali e automatizzare la distribuzione e l’archiviazione verso il sistema informativo aziendale, attraverso il quale confluiscono anche i documenti che arrivano da differenti canali, come e-mail, fax e sistemi documentali.
Abilitare il digital workplace
“L’avvento del digital workplace non ha eliminato l’esigenza di stampare, ma ha abilitato la stessa nei luoghi e nei tempi del business, che oggi è always connected e supera i confini degli uffici aziendali”, spiega Teresa Esposito, Direttore Marketing Business Groups di Canon Italia, che continua sottolineando anche che “il percorso attivato da molte aziende per la trasformazione digitale rappresenta un’opportunità non solo per migliorare e rendere più efficace e efficiente la comunicazione interna ma soprattutto per abilitare i processi core che hanno forte impatto sul business. Partendo da un forte know-how tecnologico e dalla conoscenza dei processi aziendale dei clienti, Canon aiuta le aziende ad affrontare la trasformazione digitale in grado di promuovere la crescita del business, l’efficienza e la collaborazione interna.”
