L’era digitale moltiplica i rischi alla sicurezza delle informazioni in azienda, e rende necessario un approccio integrato nella gestione dei documenti, sia digitali sia fisici
Garantire la sicurezza dei dati e delle informazioni, nell’era della trasformazione digitale, significa proteggere gli asset più sensibili e delicati l’azienda. È per questo che quando si affronta il tema della gestione documentale non va mai trascurato l’aspetto della sicurezza, anche se in realtà «il tema della sicurezza non nasce con il digitale ma è per le aziende un problema annoso da sempre. Non è difficile appropriarsi di un documento stampato e lasciato incustodito su una scrivania e diffonderlo all’esterno delle aziende», spiega Giuseppe D’Amelio, Director Information Management Solutions & Services di Canon Italia.
Il ruolo indispensabile della governance
Ma è anche vero che oggi Internet, i mobile e i social hanno ampliato i confini e la tipologia dei rischi per la sicurezza aziendale; oltre alle minacce dall’esterno anche le abitudini delle persone che lavorano all’interno azienda possono rappresentare dei pericoli. Basti pensare ai “Millennial”, i nativi digitali che fanno grande uso delle nuove tecnologie e degli spazi della Rete per condividere dati e informazioni. Con l’avvento del BYOD, le abitudini allo sharing non sempre fanno bene alle aziende, per esempio quando si “postano” o si condividono informazioni riservate. «Qui non c’è tecnologia che regga: le imprese non devono limitarsi a trovare soluzioni tecniche, ma devono partire dalla governance dell’informazione, precondizione fondamentale per un piano di gestione della sicurezza proattivo ed efficace», osserva D’Amelio, aggiungendo che «vanno definite strategie per tutto ciò che riguarda il ciclo di vita di un documento, con regole e criteri precisi oltre che con l’indicazione dei ruoli abilitati o meno all’uso e alla fruizione dei documenti stessi». Non solo: «Tali regole vanno monitorate per verificarne il livello di compliance. Le maggiori violazioni della privacy avvengono per la condivisione dei documenti con terze parti, come per esempio clienti o fornitori, e questo rende la governance un aspetto cruciale», prosegue D’Amelio.
Piattaforme ad hoc
In questo contesto, è chiaro che il document management deve evolvere per riuscire a gestire ogni tipologia di dato: da quelli strutturati a quelli non strutturati nei loro diversi formati. Inoltre gli strumenti di gestione documentale digitale devono assicurare alti livelli di sicurezza così che ogni informazione sia protetta da una diffusione non autorizzata, accidentale o dolosa. E’ per tutte queste ragioni che i vendor sono chiamati a fornire piattaforme che aiutino le aziende a realizzare una vera governance del dato: «Canon punta molto su questo aspetto, ad esempio la piattaforma Therefore prevede una serie di funzioni avanzate che, non solo permettono di controllare l’accesso al sistema di document management, ma anche di monitorare le interazioni degli utenti con ogni singolo documento, grazie a una matrice di permessi capace di mettere in correlazione ruoli e autorizzazioni con lo specifico documento», fa notare D’Amelio.
Tener traccia di ogni documento stampato
La sicurezza, e di pari passo il risparmio, riguarda anche le stampanti: quante volte capita di stampare documenti e non ritirarli? Ecco perché, «grazie al software avanzato uniFLOW installato sulle stampanti multifunzione, è possibile avviare la stampa solo dal dispositivo stesso, attuando sistemi di autenticazione contactless o persino con impronte digitali e dati biometrici», sottolinea D’Amelio, evidenziando anche un altro aspetto rilevante: «Qualora determinati documenti siano inviati all’esterno, possono essere tracciati in modo da allertare l’azienda. Il software uniFLOW integrato con la soluzione di scansione e OCR I.R.I.S. permette di rintracciare parole chiave o formule sensibili nei documenti che transitano dalle stampanti multifunzione sotto forma di operazioni di copia, stampa, scansione o fax. In caso di corrispondenza, si possono allertare il CIO, il responsabile della sicurezza o la direzione aziendale dell’avvenuta spedizione potenzialmente a rischio».
Il trattamento di immagini e video
A tutto ciò si aggiunge che nell’era delle informazioni non strutturate, il concetto di documento si è orami ampliato anche alle immagini e ai video. In quest’ottica Canon Italia ha recentemente sviluppato una soluzione di video analisi attraverso i sistemi di videosorveglianza ambientale. Sempre in questo ambito, l’acquisizione di Milestone, azienda attiva a livello globale nel VMS (Video Management System), permetterà di ampliare e completare l’offerta di applicativi destinati al monitoraggio e alla sicurezza delle aziende: «Mettendo a frutto l’esperienza di Canon in ambito imaging e le capacità di integrazione della piattaforma Milestone, abbiamo infinite possibilità di analisi basate sul riconoscimento visivo e su pattern comportamentali», conclude Giuseppe D’Amelio.
