Con un numero di dipendenti che a seconda della stagione varia di 70 unità, diverse sedi dislocate nella città e l’esigenza di erogare un servizio d’eccellenza ai viaggiatori, Avignon Tourisme ha selezionato la piattaforma UC completa di 3CX per rinnovare la propria infrastruttura telefonica, ormai non più in grado di soddisfare le esigenze dell’ente
Quale località con una storia di secoli e ricca di monumenti, Avignone, città della Francia sudorientale, pullula di turisti di provenienza internazionale. Che si visiti il Palazzo dei Papi o che si sia diretti per lavoro al Centro Congressi Internazionale del Parco delle Esposizioni, si può sempre contare sugli uffici di Avignon Tourisme, che si occupa della gestione e della manutenzione di tutti i siti caratteristici di Avignone ed offre ai turisti l’assistenza necessaria per godere appieno di tutte le meraviglie che questa città ha da offrire.
Tuttavia, gestire il patrimonio culturale di Avignone utilizzando un sistema telefonico altrettanto datato si stava rivelando un compito decisamente arduo. Avignon Tourisme conta tra le 130 e le 200 persone a seconda della stagione e per crescere in termini di efficienza economica e operativa, necessitava di rinnovare la piattaforma per le telecomunicazioni con un sistema all’avanguardia, che favorisse la mobilità degli operatori e soprattutto assicurasse la massima flessibilità nell’implementazione di interni aggiuntivi nella sede centrale e nelle sedi remote e facilitasse la gestione delle linee telefoniche a disposizione dell’ente.
Pascal Borel, responsabile dei sistemi informativi di Avignon Tourisme conferma: “La nostra infrastruttura telefonica constava di un centralino per ogni singola sede, con tutti i costi di noleggio, per le conversazioni e la manutenzione di sistemi separati che ciò comportava. Peraltro il sistema non supportava le moderne funzionalità delle Unified Communications”.
Dopo aver passato in rassegna numerosi altri sistemi, Pascal Borel scoprì che 3CX offriva la soluzione in grado di soddisfare tutte le esigenze della sua organizzazione, che oggi si avvale di connettività Internet in fibra ottica e 20 linee telefoniche tramite SIP trunk con un enorme risparmio sui costi per le chiamate tra le sedi e verso l’esterno. L’ente impiega oltre 100 telefoni IP Snom, telefoni Cisco e 3CX client per smartphone per gli operatori stagionali e quelli sul campo. Per Avignon Tourisme era altresì importante poter assegnare linee telefoniche con un click a qualsivoglia sede a seconda del fabbisogno, impostare centralmente in pochi minuti le code di chiamata più efficaci per offrire ai turisti un servizio d’eccellenza, grazie al 3CX call flow designer integrato e gestire centralmente la configurazione del sistema per poi trasmettere via autoprovisioning tutte le impostazioni ai terminali dislocati nelle differenti sedi.
Installazione senza interruzione del servizio a garanzia di un completo rinnovamento del sistema
Nel mondo del turismo il servizio clienti è la chiave del successo. Anche per questo Pascal Borel era consapevole che la transizione a 3CX doveva essere implementata senza interrompere l’operatività degli utenti, evitando downtime che si sarebbero ripercossi sui viaggiatori. Dato che 3CX gira sui più comuni sistemi operativi, sia l’installazione sia l’impiego pratico risultano particolarmente semplici. E grazie all’intuitività di utilizzo della soluzione 3CX, non fu necessario sottoporre il personale di Avignon Tourisme ad alcun training.
La trasformazione tecnologica di Avignon Tourisme
Grazie a 3CX e all’impiego della telefonia VoIP via SIP Trunk, Avignon Tourisme ottenne immediati benefici, a partire dalla dismissione di centralini e all’azzeramento dei costi di leasing e manutenzione. Secondo Borel, l’impiego della piattaforma UC di 3CX ha assicurato na necessaria flessibilità per la configurazione e l’utilizzo della telefonia, restituendo alla società il pieno controllo del proprio sistema telefonico. Il personale riconobbe anche un miglioramento in termini di mobilità tra i diversi siti, incluse le località più remote.
