Le moderne soluzioni di telefonia sono sistemi molto più complessi e integrati lato funzionalità rispetto ai vecchi centralini. La scelta della soluzione, della modalità di fruizione e del fornitore della linea si rivela quindi determinante non solo ai fini dell’ottimizzazione di costi e processi ma anche per ricavare dati importantissimi riguardo l’attuale e potenziale futura clientela
Avvalersi di un sistema di comunicazione VoIP aziendale affidabile contribuisce oggi più che mai al successo aziendale. Ciò implica però assicurarsi la fruibilità di caratteristiche funzionali e di servizio garanti di una comunicazione efficace e produttiva con i propri clienti e stakeholder. Considerando la pletora di soluzioni e di operatori oggi sul mercato, la scelta del miglior servizio VoIP è un percorso accidentato da non sottovalutare. 3CX, produttore della nota soluzione UC 3CX Phone System, indica tre criteri di selezione essenziali.
VoIP “fai-da-te” o soluzione completa?
Il VoIP nasce essenzialmente “libero”, non vincolato ad uno specifico sistema, alla scelta degli apparati hardware e dall’operatore VoIP. Non meraviglia quindi che sul mercato esistano da lungo tempo soluzioni open source che invitano l’utenza al “fai da te” come piattaforme UC complete sia software sia hardware-based più o meno flessibili o integrabili con i sistemi di gestione della clientela. Entrambe le tipologie di piattaforma presentano vantaggi e svantaggi. Il “fai da te” ad esempio è assolutamente sconsigliabile se non si è esperti nel settore e se non si ha la certezza assoluta che chi si occupa della progettazione e dello sviluppo della piattaforma resti nell’azienda vita natural durante o, qualora si tratti di un fornitore esterno, che disponga sempre di personale qualificato: in entrambi i casi l’investimento potrebbe infatti tradursi in un totale fallimento e spreco di denaro. Le soluzioni UC complete consentono di minimizzare questo rischio ma – a seconda del modello di commercializzazione del prodotto e delle funzionalità – possono rivelarsi onerose in termini di licenze, non totalmente corrispondenti alle esigenze reali dell’azienda o addirittura non supportate parzialmente o totalmente dall’operatore VoIP selezionato. Occorre quindi valutare attentamente il rapporto costi/benefici di entrambe le tipologie di soluzione, le funzionalità effettivamente fruibili e le tempistiche di messa in opera, la sicurezza delle comunicazioni – criterio fondamentale per tutelare i propri asset – e il livello di supporto della piattaforma (ergo la continuità degli aggiornamenti). Un installatore qualificato e certificato sarà sempre in grado di assistere l’impresa in questo tipo di valutazioni.
On-Premise o nel cloud?
Un’altra scelta importante è quella tra la fruizione dei servizi VoIP su rete locale (on-premise) oppure tramite cloud. Il centralino in cloud ha il vantaggio di poter gestire la manutenzione del sistema con maggiore libertà e spesso presenta benefici anche in termini di ridondanza dei sistemi, un fattore di costo considerevole se si opta invece per una soluzione ospitata presso l’azienda specie se prodotta in modalità “fai da te”. 3CX invita le aziende ad informarsi presso il fornitore dei servizi cloud o l’installatore selezionato per l’implementazione della nuova piattaforma nei locali aziendali di come intendono gestire il vostro sistema di telefonia. Il migliore installatore dovrebbe gestire l’impianto, aggiornare l’installazione ed eseguire costanti aggiornamenti del sistema, dovrebbe infine garantire la perfetta ridondanza dell’intera infrastruttura per la telefonia implementata, imprescindibile, dato che la telefonia è un servizio aziendale critico.
Indipendentemente dalla scelta infrastrutturale operata, risulta quanto mai importante, per evitare costi aggiuntivi a posteriori, dotarsi di soluzioni che consentano di spostare liberamente l’installazione dalla rete locale al cloud, senza costi aggiuntivi e che consentano di espandere in maniera pressoché illimitata il sistema di comunicazione unificata senza dover aggiungere schede fisiche o dover eseguire la riprogrammazione da zero, 3CX Phone System ne è un esempio.
L’operatore VoIP
Partendo dal presupposto che oggigiorno la competenza settoriale sia cruciale per il successo delle aziende, 3CX consiglia alle aziende di tutelarsi contro eventuali “single point of failure” nella propria infrastruttura telefonica, lasciando ad ogni specialista il proprio compito. Di conseguenza, parallelamente alla scelta del sistema di comunicazione unificata più adeguato e alla selezione del giusto hardware per un’installazione on-premise / del giusto fornitore di servizi cloud, è necessario valutare attentamente quale operatore telefonico offre il servizio più confacente alle proprie esigenze senza sottovalutare le variabili in gioco.
Occorre focalizzarsi in primis su un’analisi specifica dell’effettiva qualità dei servizi offerti: tra i criteri di selezione devono figurare il supporto tecnico, le competenze e i tempi di risposta degli operatori, elementi essenziali per la continuità del business, che si tratti di una microimpresa o di una grande azienda. Ma non solo. È necessario assicurarsi, come annoverato in precedenza, che l’operatore supporti appieno le funzioni della piattaforma per la telefonia di cui si desidera fruire.
In termini di costi, i provider VoIP che lavorano con standard “aperti” consentono risparmi fino al 95% sui costi dei servizi avanzati e permettono spesso di aumentare il numero di linee o canali telefonici in maniera veloce e senza costi aggiuntivi. In caso di trasloco non dovrebbe essere necessario sostenere spese per lo spostamento dell’utenza telefonica. Tutti vantaggi ottenibili unicamente con i provider che operano in standard SIP “aperto”.
Cosa non fare assolutamente? Accettare ad occhi chiusi la prima offerta, proposta magari telefonicamente, o farsi tentare dalle formule “tutto incluso”. 3CX riporta di numerosi clienti che, a fronte di scelte affrettate in passato, si sono trovati vincolati ad un unico sistema e ad un unico interlocutore, senza la possibilità di poter cambiare, scegliere ed integrare il sistema telefonico a livello infrastrutturale e applicativo nella maniera più confacente alla propria realtà aziendale, oltre che di fronte all’obbligo di attendere i lunghi termini di scadenza dei contratti per beneficiare della libertà e flessibilità che caratterizzano il VoIP.
