Far quadrare i conti in Laguna

Elisabetta Sinagra, direttrice dell’area amministrazione, finanza e controllo di VTP (Venezia Terminal Passeggeri) racconta il salto di qualità amministrativo grazie ad Arca EVOLUTION di Wolters Kluwer Tax & Accounting Italia

Venezia Terminal Passeggeri, VTP nasce nel 1997 dall’Autorità Portuale di Venezia con l’apporto di capitali privati e l’affiancamento della Regione Veneto e dell’Aeroporto di Venezia. VTP è il quinto terminal passeggeri al mondo con un’attività che si sviluppa su 290mila metri quadrati (99mila coperti) e su 2,5 km di banchine. In 21 anni, VTP ha gestito circa 28,6 milioni di passeggeri di cui 20,6 milioni sono croceristi. Un rinnovato modo di fare vacanza che ha portato con sé la necessità di funzioni flessibili e innovative. A iniziare dall’amministrazione – come ci racconta Elisabetta Sinagra, direttrice dell’area amministrazione, finanza e controllo di VTP. «I processi di acquisto e di fatturazione hanno delle prerogative complesse. Per la parte acquisti, la società è soggetta alle norme che regolano la disciplina sugli appalti nei settori speciali, che significa gare pubbliche, mentre per la fatturazione attiva abbiamo interlocutori pubblici, privati e intermediati, come nel caso degli armatori attraverso le agenzie marittime. La complessità della gestione contabile è data appunto dai diversi trattamenti IVA applicabili a un unico fornitore per le svariate tipologie di beni e servizi che acquistiamo».

GESTIRE LA COMPLESSITÀ

Per affrontare questa situazione complessa, VTP si è affidata all’innovazione di Wolters Kluwer Tax & Accounting Italia e ha scelto Arca EVOLUTION, un gestionale di ultima generazione in grado di rendere più efficienti tutti i processi aziendali, a partire da quelli contabili, oltre a quelli commerciali, logistici, produttivi, documentali delle imprese di tutti i settori. Al tempo stesso, Arca EVOLUTION restituisce alle imprese una vasta possibilità di analisi e reportistica così da avere sempre sotto controllo il fatturato, i costi, le scadenze, la soddisfazione dei clienti e tutto ciò che contribuisce a un andamento sano e sostenibile del business. «Il passaggio al gestionale Arca EVOLUTION ha coinvolto il processo della fatturazione attiva in due modi» – spiega Monica Righetto che si occupa del ciclo attivo della direzione amministrativa di VTP.

«Il primo riguarda l’emissione delle fatture di vendita relative al servizio di prenotazione parcheggio, sviluppato direttamente in Arca EVOLUTION con creazione documento, contabilizzazione e spedizione diretta al cliente. Il secondo, il più importante per volumi sia numerici che economici (oltre 3.400 fatture/anno), è relativo all’emissione delle fatture di vendita per servizi primari dell’azienda (traffico crocieristico, aliscafi, fluviale, yacht, fiere e convegni, contratti di servizio e altro) e ha comportato un lavoro di implementazione e personalizzazione dei moduli Arca EVOLUTION. Con l’obbligo della fatturazione elettronica, tutta la parte relativa al processo di creazione del documento in formato XML e di spedizione allo SDI viene gestita direttamente da Arca EVOLUTION, garantendo – grazie al sistema di ricezione esiti – un efficace risultato nei modi e nei tempi di esecuzione degli adempimenti».

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INNOVAZIONE SU MISURA

Con il modulo di fatturazione elettronica di Arca EVOLUTION la gestione degli acquisti è semplice e precisa grazie al tracciato arricchito e al pannello di riconciliazione delle fatture elettroniche ricevute con i documenti del ciclo passivo. È possibile importare in automatico dallo SDI le fatture passive e le relative ricevute, per la gestione dei documenti e delle scritture contabili. «L’aver adottato Arca EVOLUTION in VTP non è soltanto un cambio di strumento per svolgere un’attività. La ricerca di un software non è fine a sé stessa» – sottolinea Elisabetta Sinagra.

«Un nuovo gestionale impatta sui processi aziendali al 100% e l’innovazione deve essere condivisa. Questa innovazione poi ci fa guardare al futuro e Arca EVOLUTION di Wolters Kluwer Tax & Accounting Italia è un software che si evolve e che si plasma insieme alle nostre esigenze».