I processi di digitalizzazione e dematerializzazione consentono di trasformare rapidamente i flussi cartacei in digitali rendendo i documenti omogenei e classificandoli secondo le diverse destinazioni d’uso
Secondo recenti analisi dell’Osservatorio del Politecnico di Milano la digitalizzazione e dematerializzazione portano un considerevole risparmio economico per qualsiasi tipologia di documento. Tale risparmio è associato non solo alla riduzione dei costi di stampa, ma anche a una più efficiente gestione dei processi interni: dalla facilità di accesso al documento elettronico, alla sua diffusione e condivisione, alla sicurezza dei dati, fino alla conservazione digitale.
Per questo motivo Zucchetti ha realizzato “HR DIG&DEM”, la piattaforma per la DIGitalizzazione e DEMaterializzazione di qualsiasi documento che consente di attivare una vera ‘document digital transformation’, rendendo i documenti digitali omogenei, catalogati e profilati. Tale piattaforma può essere utilizzata in modalità SaaS, on premise oppure mediante un servizio di outsourcing.
L’offerta HR DIG&DEM è scalabile secondo differenti tipologie di approccio alla dematerializzazione e digitalizzazione dei documenti. Partendo dalla dematerializzazione, il servizio offerto prevede la preparazione dei documenti per la scannerizzazione, la loro digitalizzazione con relativa indicizzazione, il ritiro presso la sede del cliente, nonché lo stoccaggio dei documenti originali per liberare spazi nelle sedi aziendali. Per la digitalizzazione è possibile archiviare nella piattaforma qualsiasi tipologia di documento introducendo servizi a valore come la firma elettronica supportata da un potente motore di workflow autorizzativo.
“Ogni processo aziendale che porta alla creazione di documenti cartacei, al giorno d’oggi e sempre più in futuro, è sinonimo di inefficienza, complessità, scarsa aderenza al rispetto delle più attuali norme di conformità richieste da privacy e GDPR. – dichiara Domenico Uggeri, vicepresidente Zucchetti – La mole di documenti prodotti per la gestione del personale è un elemento critico e spesso sottovalutato nelle organizzazioni: lettere di assunzione, cedolini, fogli presenze, note spese, visite mediche, corsi di formazione, valutazioni delle performance ecc. sono esempi di documenti che ancora oggi passano da un ufficio all’altro in formato cartaceo. Con HR DIG&DEM i manager e tutta la popolazione aziendale coinvolta nei processi di gestione delle risorse umane come ad esempio amministrazione e direzione del personale, RSPP, Travel Manager e Responsabili di Produzione possono disporre di tutte queste informazioni in formato elettronico, digitalizzando tutta la documentazione in archivio per una migliore gestione di tutte le attività.
Inoltre il cliente, mediante l’integrazione delle piattaforme HR DIG&DEM e HR Infinity di Zucchetti, può beneficiare dal perfetto ecosistema di applicazioni gestionali (Risorse Umane, Paghe, Presenze, Business Travel, Safety e Workforce) che garantisce una efficace ed efficiente armonizzazione dei processi documentali trasversali alle diverse sedi, aree, reparti e uffici aziendali e che consente inoltre il coinvolgimento attivo dei mobile worker attraverso l’uso di app”.
