Cattura delle fatture fornitori, invio delle fatture elettroniche e digitalizzazione delle note di consegna per un processo ottimizzato e più efficiente
Esker, leader mondiale di soluzioni di automatizzazione dei processi documentali, ha annunciato che Grupo Félix Santiago Melián (FSM) ha scelto la tecnologia Esker, optando per una soluzione centralizzata di automatizzazione delle fatture che opererà in ambiente Microsoft Dynamics NAV e verrà utilizzata da tutte le filiali del gruppo.
Ricerca di una nuova soluzione
Prima di adottare Esker, FSM riceveva tutte le fatture fornitori in formato cartaceo per un totale di circa 2.300 fatture al mese, metà delle quali si riferivano a transazioni tra aziende del gruppo. Inoltre, circa il 95% delle fatture fornitori venivano consegnate a mano. Il gruppo gestiva ogni anno, manualmente, circa 750 fatture clienti e ogni mese circa 8.000 note di consegna, inserendo data fattura precedente al giorno 5 di ogni mese.
Per ottimizzare il proprio processo di gestione documentale, FSM integrerà la soluzione Esker con il sistema gestionale MS Dynamics NAV attuale. Le fatture fornitori verranno catturate ed entreranno in un workflow con due livelli di approvazione: 1) Invio delle fatture elettroniche e delle corrispondenti note di consegna ai clienti; e 2) Digitalizzazione delle note di consegna per essere inviate con le fatture e successivamente archiviate elettronicamente.
“Se si considera la varietà di attività gestite da FSM, l’automatizzazione del workflow alla base della gestione dei documenti finance aziendali – ad es. tutte le nostre fatture e i documenti ad esse associati – era assolutamente indispensabile”, ha dichiarato Pedro Cubas, CFO di FSM. “Esker è un partner eccezionale per semplificare la gestione dei processi documentali dall’inizio alla fine, essere più efficienti, riducendo i costi e risparmiando tempo. Ora lavorare senza cartaceo ci consente di essere molto più efficienti anche nelle semplici attività quotidiane”.
Fatture fornitori
FSM, per gestire meglio le proprie fatture fornitori, si aspetta che la nuova soluzione sia in grado di ottimizzare i propri processi di approvazione, ridurre l’utilizzo della carta e il numero di errori commessi, abbreviare i cicli di pagamento e diminuire il carico di lavoro dell’amministrazione. Inoltre, la nuova soluzione sarà in grado di liberare spazio negli uffici, poiché offrirà un unico punto di accesso a tutti i documenti, maggiore flessibilità nella ricerca delle fatture e ridurrà la probabilità di perdere dei documenti.
A tal proposito, la soluzione Esker DeliveryWare, che si integra con il sistema gestionale esistente in FSM, è costituita da quattro unità funzionali: ricezione e digitalizzazione, cattura documento ed estrazione dati, validazione dati e inserimento dati e documenti.
Fatture clienti
L’utilizzo delle fatture elettroniche e delle firme digitali permetterà a FSM di inviare le fatture clienti originali via e-mail, inviandole e rendendole così disponibili ai clienti più velocemente. Inoltre ciò porterà alla diminuzione degli errori commessi e dei costi, a un miglioramento nella produttività, assegnando ai dipendenti compiti più strategici e a maggior valore aggiunto, alla possibilità di accedere ai documenti da un unico punto e a una maggiore efficienza nella ricerca delle fatture.
Grazie alla soluzione Esker, le fatture vengono generate dal gestionale MS Dynamics NAV, stampate su una stampante virtuale e successivamente inoltrate direttamente a Esker, dove vengono prese in carico e gestite sulla base di regole differenti stabilite a seconda del tipo di fattura. I dati vengono confrontati con le informazioni contenute nella nota di consegna e dopo aver raggruppato i documenti, questi vengono inviati via e-mail al cliente finale, applicandovi firma digitale e logo del gruppo FSM.
