I “Big Data” preparano la strada al paperless office

A cura di David Mills, Executive Vice President, Operations di Ricoh Europe

Negli ultimi anni si è parlato molto del ‘paperless office’ – vale a dire di un ambiente di lavoro in cui, grazie alla digitalizzazione, i documenti cartacei prodotti e archiviati sono ridotti al minimo o addirittura inesistenti. Una recente ricerca ha messo in evidenza come la maggior parte dei business leader a livello globale sia convinta che il paperless office diventerà presto realtà. Il 59% degli intervistati afferma che, entro il 2020, il concetto di informazione ‘non-digitale’ sarà totalmente estraneo ai dipendenti. In realtà, nel 43% delle aziende i processi di business sono ancora oggi basati su documenti cartacei.

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Nonostante sia impensabile che i documenti cartacei spariscano dall’oggi al domani e che i dipendenti smettano di stampare del tutto, non c’è dubbio che il fenomeno dei Big Data stia fungendo da catalizzatore per il paperless office. Infatti, come conseguenza della crescita dei volumi di informazioni da gestire, le organizzazioni sentono la necessità di accelerare il passo verso la digitalizzazione. Basti pensare alla mancanza di spazio fisico per archiviare i documenti cartacei, ma non solo: nell’attuale contesto economico, le aziende stanno cercando nuovi modi per trarre valore dai dati digitali sui clienti affinché l’innovazione sia guidata dalle loro esigenze e i processi decisionali siano più rapidi. I CIO sono consapevoli del fatto che un approccio corretto alla gestione delle informazioni possa far crescere i profitti, velocizzare i tempi di risposta al mercato e ottimizzare il contributo dei dipendenti al miglioramento dei processi. Meno carta in circolazione significa infine una riduzione dell’impatto ambientale e delle emissioni di carbonio.

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Per realizzare il paperless office, le aziende devono automatizzare i processi di business in modo che le informazioni digitali e cartacee siano correttamente integrate e i dipendenti possano gestirle in maniera centralizzata. Secondo uno studio condotto da Coleman Parkes Research per conto di Ricoh, solo l’11% delle aziende europee ha implementato processi completamente automatizzati. Si stima inoltre che le organizzazioni impieghino 362 milioni di ore all’anno nella gestione dei processi documentali critici. Migliorando l’efficienza dei processi anche solo del 10% si otterrebbe un aumento dei profitti di circa 46 miliardi di euro.

Le aziende che hanno compreso queste potenzialità stanno lavorando con partner che, come Ricoh, sono in grado di digitalizzare i processi di business e di consentire loro di essere più efficienti, profittevoli e di avvicinarsi all’obiettivo del paperless office.

Le imprese che non hanno ancora intrapreso questa strada dovrebbero affrettarsi a farlo, puntando a un ambiente di lavoro in cui documenti e informazioni siano connessi e integrati. L’esplosione dei Big Data non rappresenta quindi una minaccia per le aziende, ma porta valore al business e consente ai knowledge worker di esprimere a pieno il loro potenziale.