La soluzione EMC di enterprise capture riduce i costi operativi, migliora la produttività e aumenta l’efficienza dei processi
Il New York State Department of Health, l’ente responsabile per la sanità pubblica in tutto lo stato di New York, ha ottenuto notevoli benefici di produttività ed è stato in grado di raggiungere la conformità alla Freedom of Information Law (FOIL) grazie all’implementazione di EMC Captiva, soluzione intelligente di enterprise capture che consente alle aziende di ridurre i costi e migliorare i processi basati sulla carta, attraverso l’automazione di classificazione, indicizzazione, estrazione e instradamento di contenuti aziendali.
Come tutte le agenzie dello stato di New York, il Department of Health è soggetto a requisiti di conformità alla FOIL, che permette al pubblico di avere accesso a registri governativi. Con oltre cinquemila richieste FOIL all’anno, che ammontano a più di 10 milioni di pagine, il Department of Health aveva necessità di sostituire il processo di workflow manuale basato su carta con una soluzione facile da implementare, a basso costo e adottabile in modo semplice dai singoli uffici.
Vantaggi per il cliente:
• Maggiore produttività – le funzionalità automatizzate di capture velocizzano le richieste FOIL ed aumentano i livelli di conformità garantendo risposte puntuali. Richieste che in passato richiedevano 40 giorni lavorativi per essere evase, ora ne richiedono meno di 20.
• Efficienza operativa e risparmio sui costi – il capture centralizzato e distribuito riduce in modo significativo i costi di spedizione e migliora la produttività. Gli ordini relativi alla fornitura di carta e materiali di stampa si sono ridotti del 95%, le comunicazioni cartacee sono state abbattute del 75%, mentre il training necessario allo staff è ora di 12 settimane, quando in precedenza era necessario un anno.
• Soluzione premiata – la soluzione di EMC ha ricevuto un Best Practice Award per l’implementazione tecnica dal New York State Forum.
Il dipartimento ha sfruttato Captiva come base per l’elaborazione dei documenti grazie alla sua piattaforma automatizzata per la conformità alla legge FOIL, consentendo al personale del dipartimento di trasformare le informazioni cartacee in elettroniche, effettuando un scanning massivo e l’indicizzazione dei documenti in un archivio di contenuti. Inoltre, i singoli uffici possiedono ora un semplice mezzo per l’acquisizione dei documenti basato su browser Web, senza dover gestire costose e scomode installazioni di pesanti software client di scanner o di costosi dispositivi multi-funzione, riducendo di conseguenza i costi ricorrenti di gestione.
