La Società Elettrica Sopracenerina (SES), con circa 80 mila clienti collegati e oltre 180 dipendenti, è una delle più grandi aziende elettriche di distribuzione operanti nel Canton Ticino, in Svizzera.
La complessità dell’attività svolta e il numero elevato di interlocutori-clienti si basano sull’esistenza di una solida struttura IT, oggetto negli ultimi anni di alcune importanti decisioni strategiche nell’ottica di un maggiore allineamento con l’attività di business. Ciò ha portato all’adozione di una soluzione snella per la gestione automatica dei documenti cliente, la successiva integrazione di un nuovo sistema gestionale e consentito un notevole recupero di efficienza, oltre alla riduzione dei costi.
Tutto ebbe inizio nel lontano 2006 quando SES decise di sostituire il gestionale AS/400 con SAP I-SU – la verticalizzazione per le utility – avvallata dall’azionista di riferimento, l’Alpiq, uno dei maggiori produttori svizzeri di energia con sede a Olten (Svizzera tedesca) e attiva a livello europeo nel commercio dell’energia. L’attività di distribuzione di energia comporta infatti l’emissione da parte di SES di oltre 75 mila fatture al trimestre provenienti dal sistema SAP e che devono essere inviate ai rispettivi destinatari. “Avevamo di conseguenza l’esigenza forte di gestire l’output dei documenti” ha affermato Maurizio Bellanca, Responsabile del Servizio di Informatica di SES “anche perché la vecchia soluzione non era più allineata con la nuova architettura conseguente all’implementazione di SAP, e i costi che sarebbero stati necessari per il suo sviluppo erano eccessivi. Per questa ragione, sempre nel 2006, abbiamo acquistato una licenza di Esker DeliveryWare in funzione gateway per gestire in modo automatico la produzione e l’archiviazione dei documenti” prosegue Bellanca.
Nel 2007, sulla scorta dei risultati e di una serie di valutazioni, SES ha adottato la soluzione Esker Deliveryware come piattaforma per personalizzare più di 70 tipi di documenti diversi, in massima parte provenienti dall’output di SAP in formato RDI. In questo modo la Società Elettrica Sopracenerina ha acquisito sempre più conoscenze ed expertise sulla soluzione Esker tanto da poter essere considerata un vero e proprio centro di competenza di Esker DeliveryWare.“Verificato che il sistema risultava essere trasversale rispetto agli altri in azienda, abbiamo infatti deciso di accrescere le competenze interne sulla soluzione di Esker. Questo ci ha permesso da una parte di disporre dell’elasticità necessaria per dare risposte rapide alle richieste e dall’altra un risparmio economico nell’ambito dei progetti, che da quel momento hanno cominciato a essere gestiti completamente al nostro interno” dice Bellanca.
Nel 2008, SES ha implementato il flusso di acquisizione dei form di autolettura dei contatori (OCR) e oggi, 2011, dopo un rapido aggiornamento alla nuova versione di Esker DeliveryWare terminato nel 2010, sta ultimando il progetto di integrazione di Esker DeliveryWare con FileNet, lo strumento di ECM scelto da SES poichè semplice da integrare con i sistemi IT già presenti in azienda. Ora, in seguito all’integrazione con FileNet, tutti i documenti da archiviare passano per Esker DeliveryWare. Ciò rende la soluzione di Esker uno dei sistemi di riferimento di SES ed è per tale motivo che si sono prefissati di continuare ad accrescere in modo costante le proprie competenze interne sulla soluzione Esker.
Oggi, grazie a Esker, le circa 75 mila fatture a trimestre emesse da SES escono dal sistema SAP e vengono inviate a Esker DeliveryWare in formato RDI. Da Esker DeliveryWare arrivano elettronicamente in FileNet e vengono consegnate poi al servizio di stampa e delivery postale di Suisse Post Solutions, ma non solo. Molti altri documenti transitano da Esker DeliveryWare – inviati come allegati e-mail – dove vengono indicizzati in modo automatico e successivamente archiviati in formato elettronico in Filenet.
“I motivi che ci hanno indirizzati verso la scelta di Esker DeliveryWare sono l’utilizzo molto facile e intuitivo di questa soluzione, la possibilità di servircene, da subito e in futuro, anche per scopi diversi dall’output documentale, l’estrema flessibilità della nuova versione del software e la possibilità di interfacciare sistemi anche molto diversi tra loro. Quella di Esker DeliveryWare è stata per SES una scelta di prospettiva più che di contingenza”, ha sottolineato Bellanca. “Oggi con Esker DeliveryWare riusciamo a gestire l’input di tutte le tipologie di documento e a livello di processi è stato possibile semplificare il workflow documentale, ad esempio trasferendo all’esterno la produzione delle fatture, con un ulteriore risparmio. A fronte di tutto questo, l’impatto sugli utenti interni è stato pari a zero perché l’utilizzatore quasi non si accorge dell’esistenza di Esker DeliveryWare”.
La soddisfazione di SES abbraccia anche il ruolo di supporto svolto dal fornitore Esker. “Noi in SES chiamiamo convenzionalmente partner tutti i nostri fornitori – ha affermato Bellanca – ma soprattutto Esker, poichè ha dimostrato una grande sensibilità verso le nostre esigenze”.
Guardando al futuro e ai prossimi progetti, il lavoro non manca. La Società Elettrica Sopracenerina è un’azienda attenta alle nuove tecnologie. “L’evoluzione è continua e visto che Esker DeliveryWare fa parte del nocciolo dei nostri sistemi, l’automatizzazione di altri processi di business passerà attraverso questa soluzione” prosegue Bellanca. I prossimi step riguarderanno la gestione elettronica dei documenti del ciclo passivo e l’archiviazione elettronica, con l’obiettivo di recuperare ulteriore efficienza, risparmiare lo spazio fisico oggi destinato alla conservazione dei documenti cartacei e alla riduzione drastica del consumo di carta, in un’ottica di ecosostenibilità.
