Qualicaps sceglie Esker per automatizzare documenti aziendali critici e ottimizzare il processo di fatturazione

Esker ha annunciato la conclusione di un progetto tecnologico per la divisione europea di Qualicaps, fornitore mondiale di capsule medicinali e dei relativi macchinari e tecnologia per produrle

Qualicaps, con oltre 60.000 documenti prodotti ogni anno, era alla ricerca di una soluzione per automatizzare la gestione dei propri documenti aziendali critici, della documentazione di produzione e delle fatture fornitori.

TI PIACE QUESTO ARTICOLO?

Iscriviti alla nostra newsletter per essere sempre aggiornato.

Il progetto, avviato al di fuori dell’headquarter europeo di Qualicaps a Madrid e comprendente tutti i propri stabilimenti in Europa, prevedeva due fasi: la prima relativa l’automatizzazione dei Certificati di Analisi e dei documenti di produzione inviati ai clienti; e la seconda, l’implementazione della soluzione di automatizzazione fatture fornitori.

Certificati di Analisi

Prima di implementare la soluzione Esker, i Certificati di Analisi Qualicaps, generati da un sistema IBM AS/400, venivano processati manualmente in formato PDF con oltre 150 differenti layout prima di essere convertiti. A causa delle numerose attività di revisione e approvazione effettuate da diversi membri dello staff, era difficile implementare le modifiche. Esker non solo ha semplificato questo lungo processo di formattazione e validazione attraverso l’automatizzazione, ma ha ridotto il numero dei layout esistenti e ha consentito l’approvazione e l’archiviazione elettroniche dei documenti.

Documentazione di produzione

Prima del coinvolgimento di Esker, la produzione e la stampa dei documenti richiedevano molto tempo — la selezione manuale dei differenti tipi di carta, colori e misure in base a 50 diversi moduli utilizzati da Qualicaps. Per ottimizzare il processo, la tecnologia Esker, integrata direttamente nel sistema IBM AS/400, ha permesso di formattare in modo dinamico i documenti utilizzando regole modificabili create per soddisfare le esigenze di Qualicaps. Grazie a Esker, Qualicaps risparmia adesso cinque ore ogni giorno nella gestione dei documenti.

Leggi anche:  Altea Federation cresce con l’acquisizione di 2WS – 2Win Solutions

Inoltre, Esker ha migliorato le attività di reportistica di Qualicaps generando dei report direttamente in Crystal Reports. I report, arricchiti con grafici e in grado di essere archiviati elettronicamente, hanno semplificato i processi decisionali e aiutato Qualicaps a ottenere dei vantaggi, migliorando la propria immagine verso i clienti.

Fatture fornitori

La seconda fase riguardava la sostituzione degli strumenti utilizzati per validare le circa 9.000 fatture fornitori all’anno Qualicaps. Le fatture fornitori, che arrivavano via posta o fax, dovevano essere controllate manualmente da uffici differenti prima dell’approvazione finale.

Le fatture venivano consegnate a mano a coloro che si occupavano dell’approvazione, con conseguenti ritardi nei pagamenti. Qualicaps, sfruttando le funzionalità di cattura intelligente dei dati, workflow digitale e gestione touchless del processo offerte dalla soluzione Esker Accounts Payable (automatizzazione fatture fornitori), ha potuto consolidare il proprio workflow di approvazione delle fatture passive — migliorando efficienza, controllo e visibilità generali in azienda.

Le fatture fornitori Qualicaps scansionate entrano ora in un workflow automatizzato per essere approvate subito dopo la ricezione. La cattura intelligente dei dati e la tecnologia di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) hanno permesso a Esker di estrarre e catturare in modo accurato dalle fatture le informazioni importanti, consentendo alla contabilità fornitori Qualicaps di visualizzare i dati estratti e le immagini delle fatture in modo simultaneo. Le fatture vengono poi inviate alle business unit appropriate dove personale autorizzato riceve delle notifiche in tempo reale per avvertirlo della disponibilità dei documenti da siglare, nel rispetto delle scadenze dei pagamenti.

“Grazie a Esker, abbiamo notato una riduzione del 70% del tempo necessario per processare una fattura, dalla ricezione e approvazione, al pagamento”, ha dichiarato Jose Angel Martínez, IT Manager, Qualicaps, Europe. “Inoltre, abbiamo riscontrato un aumento del 70% nella gestione di numerosi documenti aziendali critici che hanno portato a una maggiore efficienza nelle nostre relazioni commerciali sia con clienti che con fornitori. E’ migliorata anche la prevedibilità del flusso di cassa e i nostri fornitori vengono pagati più velocemente — uno scenario win-win per chiunque”.

Leggi anche:  Deda Stealth, al via la partnership strategica con Planet