A cura di Martin Hurley, Vice President e General Manager Outsourcing Services di Ricoh Europe
Lo scorso luglio la Commissione Europea ha annunciato l’intenzione di pubblicare una Direttiva sulla fatturazione elettronica negli appalti pubblici. La Direttiva si pone l’obiettivo di promuovere l’utilizzo dell’e-invoicing nel settore pubblico migliorando l’interoperabilità tra i sistemi utilizzati nei differenti Paesi. La definizione di uno standard europeo sarebbe una pietra miliare per la creazione di un mercato digitale unico. Comunque, affinché la Direttiva sia efficace, sono necessarie azioni immediate a livello Europeo e nazionale volte a superare gli ostacoli che stanno frenando l’implementazione di quello che viene definito un “end-to-end e-procurement”. I benefici non sarebbero esclusivi per il settore pubblico: la Direttiva andrebbe considerata come una iniziativa importante anche per il settore privato e quello commerciale.
Nel 2010, come parte dell’Agenda Digitale, la Commissione Europea ha stabilito l’ambizioso obiettivo di rendere l’e-invoicing il metodo di fatturazione standard entro il 2020. La fatturazione elettronica consente alle organizzazioni pubbliche e alle aziende di ridurre gli errori e il tempo impiegato nella gestione delle attività amministrative e questo agevola l’accesso delle PMI agli appalti pubblici. Inoltre, l’e-invoicing velocizza il ciclo di pagamento grazie alla consegna delle fatture ai clienti in tempi più rapidi e migliora la visibilità del cash flow e le attività per le approvazioni delle fatture. I risparmi sui costi sono significativi. Un report sponsorizzato da Ricoh mostra che i costi per il trattamento di una fattura passiva cartacea si attestano a 17.60 euro, mentre per una fattura elettronica il costo è di 6.70 euro. Per l’emissione di una fattura cartacea occorrono invece 11.10 euro, un costo che si riduce a 4.70 euro se il processo viene gestito digitalmente. Secondo la Commissione Europea adottando l’e-invoicing negli appalti pubblici in tutta l’Unione Europea si potrebbero generare risparmi fino a 2,3 miliardi di euro.
Comunque, ci sono ancora molti ostacoli da superare per implementare con successo i piani dell’Unione Europea. Alcune barriere – tra cui la disomogeneità delle normative nei differenti Paesi, la mancanza di standard tecnologici, la non chiarezza dei requisiti legali e la mancanza di consapevolezza dei benefici dell’e-invoicing – causano costi che potrebbero essere evitati. Tali barriere stanno limitando le potenzialità della fatturazione elettronica per le organizzazioni pubbliche e private che lavorano oltre i confini. Le questioni normative frenano i vantaggi che deriverebbero da un mercato unico europeo e causano “mal di testa” agli stakeholders pubblici e privati. Un report di Billentis mette in evidenza che solo il 15% delle organizzazioni europee è migrata all’e-invoicing e stima che oggi solo una fattura su cinque è gestita in modalità elettronica.
Per una maggiore diffusione dell’e-invoicing sia nel settore pubblico sia in quello privato la Commissione Europea deve continuare a concentrare gli sforzi per migliorare la compatibilità tra i sistemi tecnologici. Fondamentale in questo processo è lo sviluppo di un benchmark comune che assicuri che tutti i processi di fatturazione siano conformi a un unico standard in grado di soddisfare tutti gli enti che si occupano delle tassazioni. In questo modo le organizzazioni europee di tutte le dimensioni e di tutti i settori avrebbero la certezza che i dati finanziari contenuti nelle fatture elettroniche siano correttamente recepiti dai partner commerciali di altri stati membri dell’Unione Europea.
La rimozione di queste barriere è fondamentale per lo sviluppo di una economia europea maggiormente competitiva. Aumentare la consapevolezza dei benefici dell’e-invoicing e abbattere la burocrazia nella regolamentazione sono i primi passi da compiere. Questo creerebbe le basi per una maggiore efficienza e per significativi risparmi nel settore pubblico e privato. Oltre alla perdita di miliardi di euro, non riuscire ad attuare la fatturazione elettronica significa inoltre perdere l’opportunità di aumentare l’efficienza delle aziende e degli enti pubblici di tutta l’Europa.
