I processi di stampa rappresentano per tutte le aziende un costo vivo elevato e molto spesso al di fuori di ogni controllo.
«Effettivamente, – afferma Enrico Toson, recentemente nominato enterprise sales and service manager di HP Image and Printing Group ) da analisi fatte questi costi raggiungono un livello che mediamente si attesta intorno al 3% del fatturato».
In un periodo di crisi come quello odierno tutti tendono al risparmio, ma è importante fare le scelte giuste, spiega Toson, dato che tagliare semplicemente i costi, usando materiale di consumo non originale oppure acquistare carta più scadente, può rivelarsi un boomerang in termini di accresciuti disservizi, di aumento dei costi di manutenzione e di caduta dei livelli di qualità. La posizione più avveduta è quella di ripensare alle stampe come a un processo che può essere migliorato e che può avvalersi di nuove soluzioni, quali il Managed Printing Service (MPS) offerto da Hewlett-Packard.
Questa tematica è stata al centro della tavola rotonda che ha visto, accanto a Toson, la partecipazione di Giuseppe Di Paola, contact center manager presso Birra Peroni, quale testimone dei vantaggi ottenuti, e di Stefano Mainetti, docente di Tecnologie dei Sistemi del Politecnico di Milano.
Di Paola ha descritto le varie fasi del progetto, partito agli inizi del 2007 e voluto dall’amministratore delegato quale forte sponsor interno, sottolineando l’importanza dello studio organizzativo iniziale ed evidenziando il supporto ottenuto da HP, anche in termini di consulenza nell’analisi e di impostazione della soluzione ottimale.
«Siano riusciti, in circa sei mesi di lavoro – ha raccontato Di Paola –, a sostituire il nostro parco installato, costituito da stampanti, fax, scanner e fotocopiatrici, con un servizio completo di HP. A posteriori siamo completamente soddisfatti dei risparmi economici raggiunti, ma anche del livello superiore e personalizzato di qualità ottenuta, come pure dell’accurato monitoraggio dei consumi e della corretta attribuzione dei costi».
Accompagnati dalle spiegazioni di Mainetti, vediamo più in dettaglio come si è giunti alla formulazione di soluzioni quali il Managed Printing Service.
«I costi delle stampe in azienda – sostiene Mainetti – possono essere assimilati a un iceberg. È facile evidenziare la punta emersa, per esempio il costo dei dispositivi hardware, la manutenzione, i materiali di consumo e l’energia elettrica. Ma esistono una serie di costi che non appare a prima vista, quale l’installazione e il supporto di help desk, come pure quelli relativi alla gestione degli acquisti oppure la perdita di tempo causata da malfunzionamenti, e altri ancora. La percentuale di risparmio, realizzata con una printing strategy come quella implementata da Birra Peroni, può attestarsi attorno al 25%».
Se l’approccio dell’azienda segue un processo logico, la soluzione per i processi di stampa passa per tre stadi: il primo vede la razionalizzazione dei dispositivi, il secondo si basa sul contenimento del Total cost of ownership, per giungere al terzo traguardo della riorganizzazione dei processi. «Questo stesso risultato – ha concluso Toson – si può ottenere direttamente in un unico passaggio, adottando una soluzione di Managed Printing Service. Quella che offriamo noi, oltre ai vantaggi economici e organizzativi già elencati, consente anche un monitoraggio da remoto dei livelli di servizio concordati, salvaguarda i criteri di sicurezza delle informazioni e riduce al minimo l’impatto ambientale, con un forte risparmio energetico e la conseguente riduzione delle emissioni di CO2».
