Anche il settore della stampa e dell’imaging digitale è interessato da un dibattito di fronte al problema di mantenere i flussi di lavoro quando evolvono le origini dati e i meccanismi di distribuzione. 
Enrico Toson, Enterprise Printing Solution & Services Sales Manager, Imaging and Printing Group HP Italiana, spiega come esista un terzo approccio, in grado di mantenere l’integrità dei flussi di lavoro senza richiedere investimenti in nuovo hardware
Le imprese e le organizzazioni di grandi dimensioni sono basate sui flussi di lavoro: processi, routine, escalation, contingency e procedure che rappresentano la base di tutte le interazioni, dall’approvvigionamento delle materie prime per la produzione all’erogazione dei servizi post-vendita. A differenza delle aziende più piccole, quelle di grandi dimensioni non possono permettersi di basare questi processi sull’intuito o solo sull’esperienza dei singoli. Deve essere elaborato un chiaro set di processi, un “workflow”, pensato per assicurare i livelli concordati di procedure ottimali e affrontare qualsiasi eventualità.
Al centro di questi flussi di lavoro troviamo i processi di stampa e gestione digitale delle immagini, che consentono alle organizzazioni di acquisire informazioni e di renderle disponibili in uno stile e un formato definiti dal processo. Queste informazioni possono andare da dati strutturati standard (come la documentazione sulle risorse umane o le buste paga) a dati non strutturati (come immagini e foto), possono essere memorizzate in modo centralizzato o locale e possono essere accessibili a livello centrale oppure da sedi remote, anche situate in altri Paesi. In realtà, molte grandi organizzazioni utilizzano una combinazione di questi approcci per gestire i propri flussi di lavoro, in molti casi sviluppando le procedure e l’infrastruttura esistenti o un mix di metodologie a seguito di una fusione o un’acquisizione.
Le tecnologie cambiano, i workflow restano
Un’ulteriore fattore di complicazione è rappresentata dal fatto che le fonti di dati e i meccanismi di distribuzione evolvono costantemente, in base alle procedure di business, alle esigenze dei clienti e degli sviluppi delle tecnologie. Le fonti di dati di oggi, ad esempio, sono sempre più spesso generate da applicazioni web-based o sono formate da dati non strutturati, come immagini e mappe; a loro volta, i meccanismi di distribuzione di questi dati possono andare da dispositivi di stampa multifunzione condivisi all’interno di uffici aperti a stampanti personali con alti livelli di protezione e con funzionalità per gli ID utente, progettate per documenti riservati e sensibili.
Mentre le fonti di dati e i loro meccanismi di distribuzione sono in continua evoluzione, i workflow tendono a mantenersi inalterati: le aziende devono produrre merci, fornire servizi, supportare i clienti, versare le imposte e così via, indipendentemente dalle considerazioni tecnologiche possibili.
Sono due le scuole di pensiero tradizionalmente applicate al progetto di mantenere l’integrità del flusso di lavoro in un ambiente di business e tecnologico in costante evoluzione.
L’approccio degli Smart Device (o “fat client”), che propone l’integrazione e il periodico aggiornamento della logica nel dispositivo stesso, risolve il problema di incorporare funzionalità sofisticate nell’hardware. Quando cambiano i requisiti dei workflow, delle fonti e della presentazione dei dati, i dispositivi possono essere adattati attraverso aggiornamenti del software resi disponibili in modo tempestivo. Tuttavia, la gestione di dispositivi sempre più intelligenti pone nuove sfide, in termini di controllo delle versioni, protezione e integrazione. Dispositivi più avanzati richiedono lo sviluppo di una logica di business specializzata a livello individuale. Questa complessità si moltiplica con l’aumento dei volumi e della varietà dei dispositivi da gestire. Le sedi remote e internazionali, inoltre, rappresentano un secondo livello di difficoltà e rischio.
In alternativa, l’approccio basato sul “thin client” crea un’interfaccia comune per monitorare e controllare in modo centralizzato dei terminali, dotati di un livello minimo di logica, memoria o potenza di elaborazione. I vantaggi di questo approccio sono notevoli in termini di gestione, protezione e controllo di dispositivi di stampa e gestione digitale delle immagini. Tuttavia, questi vantaggi possono essere annullati dalla necessità di aggiornare i dispositivi affinché riflettano un profilo thin client standard. Raramente le interfacce standard coprono tutti i dispositivi utilizzati all’interno di una grande impresa e l’aggiornamento dei dispositivi risultante (a livello di organizzazione) può rivelarsi estremamente costoso.
Terza soluzione: il meglio di entrambi i mondi
Vi è, ad ogni modo, una terza opzione, in grado di offrire il meglio di entrambi i mondi. La piattaforma OXP (Open Extensibility Platform) di HP, frutto delle ricerche condotte dai laboratori HP, fornisce un “convertitore” per i dispositivi datati di stampa e gestione digitale delle immagini, che consente di aggiornare tutti i sistemi installati ad un’interfaccia comune. I vantaggi offerti da questo approccio sono eccezionali: l’utilizzo degli strumenti HP Web Jetadmin per eliminare l’esigenza di configurare singolarmente ogni dispositivo (necessaria con il tradizionale modello basato su fat client) e la possibilità di trarre il massimo vantaggio dall’hardware esistente (in modo da superare le limitazioni dell’approccio convenzionale basato su un’interfaccia comune).
Il modello OXP è davvero unico perché sfrutta un approccio intelligente al dispositivo basato su tecnologia Java Virtual Machine per “insegnare”, letteralmente, ai dispositivi meno recenti come riconoscere e gestire le nuove interfacce, eliminando la necessità di estesi aggiornamenti dell’hardware. In questo modo, ogni dispositivo di un’organizzazione può essere aggiornato alla stessa interfaccia Web-service, per creare un’interfaccia unificata, stabile e protetta per tutti i dispositivi esistenti.
Coprendo i dispositivi HP, gli strumenti di gestione ed i workflow documentali, il modello OXP consente agli ISV (Independent Software Vendor) e anche ai clienti finali di controllare il proprio ambiente di stampa tramite protocolli Web-service. OXP può essere installato con facilità in tutti i dispositivi HP esistenti, in modo da aggiornarli efficacemente ed uniformarli alla nuova interfaccia. Le aziende che utilizzano dispositivi di stampa e gestione digitale delle immagini di HP possono aggiornare, ingrandire ed estendere i propri sistemi, semplicemente scaricando un’applet. Le funzionalità HP di management e workflow dispongono di analoghi approcci basati su plug-in. Questo offre molti vantaggi: OXP non solo consente alle aziende di semplificare i flussi di lavoro basati su un ampio ricorso ai documenti cartacei, ma protegge anche i loro investimenti a lungo termine.
L’approccio OXP sta conseguendo un notevole successo tra le grandi aziende, i System Integrators coinvolti segnalano riduzioni del 90% del tempo necessario per sviluppare soluzioni in grado di funzionare automaticamente su tutti i dispositivi HP di un’organizzazione.
I costi associati alle attività di stampa e gestione digitale delle immagini possono arrivare a corrispondere al 3% delle entrate di un’azienda : di conseguenza, una strategia ben definita di deployment e gestione può fare la differenza in termini di costi di gestione e risultante produttività.
La tecnologia OXP di HP è un esempio di un approccio pensato per massimizzare l’utilizzo dell’infrastruttura esistente per mantenere l’integrità dei flussi di lavoro quando i processi di business e le tecnologie evolvono.
In conclusione, il dibattito tra “fat client” e “thin client” non interessa solo il mondo dei PC. Tuttavia, quando riguarda le attività di stampa e imaging digitale, vale la pena di considerare questo terzo sistema, in grado di assicurare tutti i vantaggi di entrambi gli approcci, a una frazione del costo.
A cura di Enrico Toson, Enterprise Printing Solution & Services Sales Manager, Imaging and Printing Group HP Italiana
*Quocirca Managed Print Services Market View (giugno 2008)
