Secondo un sondaggio condotto da CA Technologies durante il Gartner IT Financial, Procurement & Asset Management Summit 2013, quasi tre quarti delle aziende europee avrebbe difficoltà a identificare e ridistribuire l’eventuale software inutilizzato, ritrovandosi seriamente a rischio di non riuscire a sostenere un audit sulle licenze del software installato
CA Technologies ha annunciato i risultati di un sondaggio condotto su 125 professionisti IT, secondo il quale il 72% delle aziende europee si troverebbe in difficoltà (anche grave, in alcuni casi) a individuare e ridistribuire l’eventuale software inutilizzato – rischiando di non riuscire a superare un potenziale audit del software. I dati dimostrano inoltre che la maggioranza degli intervistati (52%) non disporrebbe di uno strumento software adeguato per la gestione contrattuale delle licenze e che tali informazioni sarebbero distribuite su vari sistemi, fogli elettronici e contratti archiviati. Per questo motivo, l’80% ha asserito di non disporre, o di disporre solo in parte, di una perfetta trasparenza finanziaria sull’IT. Queste organizzazioni dovranno impegnarsi fin da subito: il 91% prevede infatti che nel corso dei prossimi dodici mesi subirà almeno un’ispezione sulla regolarità delle licenze.
“Tenere traccia e gestire le licenze software e gli investimenti in infrastrutture hardware è una sfida impegnativa,” ha ammesso Jan Christiansson, Solution Sales Director di CA Technologies. “La mancanza di visibilità sull’utilizzo degli asset fa sì che le aziende risultino esposte ai rischi legali e finanziari associati alla mancata regolarità delle licenze software e a eventuali ispezioni effettuate a sorpresa sul parco software. Una soluzione in grado di gestire l’intero ciclo di vita degli asset consentirebbe di mitigare tali rischi, offrendo alle aziende i mezzi per controllare la spesa informatica, favorire la conformità a policy e regolamenti e migliorare l’erogazione dei servizi”.
La gestione delle licenze
Secondo il sondaggio, il 93% delle imprese europee si affida ad attività manuali in parziale sovrapposizione fra loro per compilare un inventario accurato del parco software ai fini della gestione delle licenze. Il 52% delle aziende gestisce, ad esempio, le proprie risorse IT su una grande quantità di sistemi, fogli elettronici e repository locali differenti. Circa il 33% degli asset IT viene gestito anche su sistemi integrati di discovery & asset management, mentre l’8% degli intervistati confessa di non prevedere alcuna procedura di gestione per la maggior parte delle risorse IT.
Questa mancanza è fonte di grandi preoccupazioni: il 90% delle aziende interpellate prevede per i prossimi 12 mesi il lancio di una o più iniziative o progetti riguardanti la gestione finanziaria dell’IT che esigerebbero anche la trasparenza e la chiara imputazione dei costi.
Scarsa maturità nella gestione degli asset IT
I risultati denotano una scarsa maturità nella gestione degli asset IT. Il 91% delle aziende alloca le risorse hardware e software secondo una logica ad hoc, in seguito alle richieste provenienti dalle diverse linee funzionali, mentre il 50% ottimizza l’utilizzo degli asset hardware e software in base alle variazioni nel fabbisogno del business aziendale. Con queste premesse non sorprende affatto che il 68% delle società trovi difficile o estremamente difficile assegnare i costi dell’IT.
Altrettanto scarsa è la maturità delle organizzazioni IT dal punto di vista generale dei processi di gestione finanziaria. I risultati dell’inchiesta rivelano che il 26% esegue un’imputazione dei costi di massima, svincolata dal lavoro e dal consumo di risorse e servizi, mentre un altro 51% imputa i costi alle linee di business in base ai progetti e al consumo di risorse e servizi. Questa mancanza di standard sia nei prodotti da identificare che negli strumenti progettati per offrire questa funzionalità riduce la compliance e può dar luogo a un incremento dei costi.
Sulla base di questi risultati è ovvio che i reparti informatici sprecano una quota ingente dei fondi assegnati ogni anno all’IT per l’acquisto superfluo di nuove licenze, per il supporto e il mantenimento di un numero maggiore di licenze di quante non ne servano, per “shelf-ware” o per supportare internamente o tenere in hosting del software che avrebbe già dovuto essere rimosso dai cespiti.
L’adozione di una soluzione completa di Asset Lifecycle Management consentirebbe loro di individuare gli asset effettivamente disponibili e/o utilizzati, migliorarne la distribuzione all’interno dell’organizzazione e incrementare la produttività dal punto di vista della rendicontazione delle licenze e dell’adempimento a eventuali verifiche ispettive. A differenza delle metodologie manuali, questo approccio a 360 gradi identificherebbe i luoghi di effettivo utilizzo delle risorse hardware e software, imputerebbe i relativi costi alle singole aree aziendali e gestirebbe in modo più efficace il processo di controllo sulle licenze, riducendo in tal modo i rischi di irregolarità nelle licenze e ottimizzando il costo, la gestione e la distribuzione degli asset esistenti.
L’indagine, eseguita in occasione del Gartner IT Financial, Procurement & Asset Management Summit tenutosi a Londra nel settembre del 2013, ha visto la partecipazione di 125 professionisti IT.
