Una ricerca pubblicata da Ricoh Europe rivela come la PA sia in Europa il settore che utilizza maggiormente la tecnologia cloud per la condivisione dei documenti, ma il 52% dei dipendenti senior di questa industry afferma che questo ha complicato la gestione documentale
“Sembra che il settore pubblico non stia sfruttando nel modo migliore i benefici del cloud computing, tra cui accesso più semplice alle informazioni, migliore condivisione della conoscenza e aumento della flessibilità del business. Questo è probabilmente causato da processi documentali non interconnessi e dal fatto che i processi, le tecnologie e le persone sono considerati come aspetti a se stanti anziché come elementi complementari”, afferma Carsten Bruhn, Executive Vice President di Ricoh Europe.
Il 69% investe in nuove tecnologie quando non sono ancora pronti a farlo
Lo studio mostra come il 47% delle organizzazioni del settore pubblico utilizza il cloud per condividere i documenti e il 71% si avvale del cloud per consentire ai dipendenti di accedere alle informazioni da dispositivi mobili. Ci sono enti che riconoscono quindi come la tecnologia possa aiutare a migliorare i servizi ai cittadini, ma nella maggior parte dei casi (69%) gli investimenti nelle nuove tecnologie vengono effettuati prima che le funzionalità dei sistemi esistenti siano state utilizzate a pieno.
“Il settore pubblico lavora per erogare servizi di qualità elevata ai cittadini. In questo contesto è importante che i processi documentali vengano gestiti in modo che le informazioni siano corrette e possano essere condivise tra i vari reparti in maniera sicura ed efficiente. Ci si aspetta che la PA utilizzi sempre più informazioni in formato elettronico e che il cloud svolga un ruolo importante nella migrazione dal cartaceo al digitale. Collaborando con un esperto del document management che semplifichi la migrazione, il settore pubblico può rendere le informazioni accessibili al momento giusto e nel formato corretto, con la tecnologia che supporta la gestione dei workflow anziché ostacolarla”, afferma Carsten Bruhn.
Conclude Carsten Bruhn: “Una delle maggiori sfide che il settore pubblico sta affrontando riguarda la possibilità di rendere le informazioni accessibili sia dal personale sia dai cittadini, senza che questo comprometta la confidenzialità dei dati. Una analisi periodica dei processi documentali aiuterebbe questo settore a identificare i potenziali rischi e le opportunità per migliorare la condivisione delle informazioni in maniera sicura”.
Altri risultati della ricerca
– L’83% dei dipendenti nel settore pubblico afferma di utilizzare dispositivi all’avanguardia, come ad esempio smartphone e tablet, ma le loro potenzialità sono frenate da sistemi di back-end ormai non più aggiornati.
– Esiste un gap tra le tecnologie del front office e quelle del back office; questo si traduce in inefficienze, duplicazioni, impossibilità di accedere alle informazioni in tempo reale e in rischi per la sicurezza.
– L’83% dei dipendenti del settore pubblico afferma che il proprio modo di lavorare è ormai superato e non consente di raggiungere i livelli di efficacia e di efficienza che si potrebbero invece ottenere.
– Il 52% dichiara che la sicurezza delle informazioni è migliorata rispetto al 2009, ma solo il 44% ha affermato che i processi documentali sono sicuri, per cui il settore pubblico si espone a rischi di perdita di dati.
La ricerca, Ricoh Document Governance Index 2012, condotta da Coleman Parkes Research per conto di Ricoh, rivela in che modo le nuove tecnologie stanno impattando sul modo in cui le aziende europee gestiscono le informazioni, in particolare in relazione ai processi documentali critici in aree quali il reparto finance, le risorse umane e gli acquisti. Le aziende coinvolte nella ricerca operano in differenti settori: istruzione, legale, servizi/energia, sanità, servizi pubblici, pubblica amministrazione, commercio al dettaglio, produttivo e servizi finanziari. Dalla ricerca è emerso come la gestione dei processi nella PA stia diventando sempre più complessa, anche perché gli enti si trovano di fronte a sfide quali la necessità di dematerializzare i documenti e la gestione di una forza lavoro sempre più mobile.
Ricoh Document Governance Index 2012
Una nuova prospettiva: Ricoh Document Governance Index 2012 è una ricerca indipendente condotta da Coleman Parkes Research e commissionata da Ricoh Europe PLC. Lo studio offre una prospettiva inedita sulle modalità con cui i processi documentali critici per le aziende vengono gestiti in tutta Europa anche mediante confronti con precedenti ricerche di Ricoh: Ricoh Document Governance Index 2009 e Ricoh Process Efficiency Index 2011.
La ricerca focalizza l’attenzione sui processi documentali critici per le aziende, vale a dire quei processi che in un’azienda si verificano in modo regolare e costante. Tali processi possono essere basati su elevati volumi di documenti e, aspetto ancora più importante, hanno un impatto diretto sulle interazioni delle aziende con clienti e dipendenti. Tra le aree coinvolte: reparto risorse umane, gestione e reportistica finanziaria, acquisti, contabilità clienti e contabilità fornitori.
La ricerca è stata condotta mediante 1.075 interviste ad alti dirigenti (C-Class), direttori e altri dipendenti di organizzazioni di dimensioni grandi (oltre 1.000 dipendenti), medie (500-999 dipendenti) e piccole (con meno di 500 dipendenti) situate in Belgio, Francia, Germania, Italia, Paesi Bassi, Svezia, Finlandia, Norvegia, Danimarca, Spagna, Svizzera, Regno Unito e Irlanda.
Le aziende operano in differenti settori: istruzione, legale, servizi/energia, sanità, servizi pubblici, commercio al dettaglio, produttivo e servizi finanziari. Sono state inoltre condotte interviste di tipo qualitativo presso alti dirigenti (C-Class) di tutta Europa al fine di ottenere un quadro approfondito delle modalità con cui vengono gestiti i processi documentali critici.
