Da un po’ di tempo le aziende di ogni dimensione stanno cominciando a considerare con grande attenzione le problematiche derivanti dal cattivo utilizzo degli strumenti di output aziendali
Levi, Ray & Shoup (LRS), è una delle società americane leader in questo settore, presente anche in Italia con una struttura dedicata atta ad analizzare e risolvere al meglio il tema del cost-saving e della sicurezza nell’ambito della produzione e stampa di documenti aziendali.
“Affrontiamo con successo la problematica dell’output aziendale da anni – osserva Samantha Turrin, Senior Manager, International Sales di LRS – e lo facciamo attraverso soluzioni ad hoc e strutture dedicate in grado di migliorare il modus operandi attuale in molte aziende. Puntiamo a creare o identificare un ambiente sicuro di stampa iniziando dal controllo degli accessi”.
Le stampanti vanno configurate in modo da impedire agli utenti non autorizzati di visualizzare i processi di stampa in coda. La soluzione di Enterprise Output Management, proposta da LRS, semplifica le attività di configurazione, fornendo potenti strumenti di controllo agli amministratori in modo tale da individuare e impedire accessi non autorizzati ai documenti.
“Per esempio, il nostro prodotto Innovate/MFPsecure – sottolinea Turrin – fornisce il pull-printing guidato da un software in grado di supportare i flussi di lavoro dei documenti protetti sui nuovi dispositivi multifunzione Hewlett-Packard (HP)”. A differenza di un sistema di stampa normale i documenti in un ambiente protetto non vengono inviati a un dispositivo alla prima richiesta di stampa. Al contrario, essi rimangono in coda in modo sicuro sull’LRS Enterprise Output Server fino a quando un utente finale arriva fisicamente al dispositivo di stampa e autentica la sua identità attraverso uno dei tre metodi sicuri a disposizione.
“I timori del mantenimento della privacy relativi al documento – specifica Turrin – sono sempre più reali, e l’incapacità di proteggere le informazioni riservate può comportare gravi sanzioni. In un ambiente tipico i documenti generati dalle applicazioni o dagli utenti finali avviano la stampa non appena vengono richiesti. Come risultato si ottiene che questi documenti arrivano alla stampante molto prima dei loro destinatari. I documenti sensibili che restano incustoditi su una stampante rappresentano un rischio significativo per la sicurezza. Inoltre, essi delineano anche uno spreco di carta e denaro per l’azienda”.
Su tutti questi temi LRS organizza durante l’anno diversi webinar nei quali vengono presentate le esperienze dirette dei propri clienti. Recentemente sono state affrontate alcune problematiche di stampa in ambito SAP abilmente risolte dalla multinazionale SCA. A illustrare il tema è stato Sivert Stääf, tecnico in ambito Printing & Interface di SCA che si è soffermato sul perché sia stato scelto il software LRS, come è stato implementato e i benefici del software all’interno di questa grande azienda internazionale.
LRS risulta sempre inoltre molto attenta all’evoluzione dell’IT nella sua globalità, ed è per questo che guarda con grande interesse lo sviluppo verso il Cloud. Oggi più che mai l’IT nell’ambiente Cloud deve saper bilanciare il desiderio di flessibilità degli utenti finali con l’esigenza di sicurezza e gestione dell’intera organizzazione: questo però può risultare difficile. “Il nostro ‘Enterprise Output Server – conclude Turrin – copre questa lacuna: è progettato per gestire in modo sicuro la distribuzione degli output e garantire la consegna degli stessi da qualsiasi piattaforma hardware o da qualsiasi sistema operativo. Gli utenti finali non devono installare driver o gestire le definizioni di stampa, ma semplicemente cercare, scegliere e installare il dispositivo come ‘un servizio cloud’. Il widget web-based può essere aggiunto a qualsiasi portale intranet aziendale o visualizzato direttamente tramite qualsiasi dispositivo e permette agli utenti di individuare e connettersi rapidamente a qualsiasi stampante di rete. Così, ora, gli utenti finali possono semplicemente richiedere la stampa e il documento sarà disponibile alla stampante desiderata”.
In realtà all’interno dell’ambiente Cloud, la tecnologia può essere impegnata nel gestire la sicurezza dei documenti, risolvere errori, reindirizzare stampe e molto di più.
