Un migliore servizio per gli studenti grazie alla soluzione Nuance di print management
L’Università Ca’ Foscari Venezia è un’università italiana con sede a Venezia, presso l’omonimo palazzo gotico affacciato sul Canal Grande. Nacque nel 1868 come prima Business School d’Italia e seconda in Europa, dopo quella di Anversa.
Fondata come “Scuola superiore di commercio”, è stata la prima istituzione italiana ad occuparsi dell’istruzione superiore in ambito commerciale ed economico. Fin dalla sua nascita venne data molta importanza all’insegnamento delle lingue straniere, sia occidentali che orientali, il cui approfondimento era considerato fondamentale completamento dello studio delle discipline economiche.
Esigenza
Per rispondere alle esigenze di crescita e di sviluppo ed offrire servizi sempre innovativi, uno degli obiettivi dell’Ateneo era fornire un servizio unificato e di qualità agli studenti, per le attività di stampa e di copia. Le tre biblioteche realizzate attualmente appartengono all’area umanistica, economica e scientifica. La biblioteca d’area linguistica sarà il passo successivo. Dopo essere state identificate, le tre aree sono state attentamente analizzate per definirne le singole esigenze e relativi processi.
Progetto e applicazione
Il progetto è stato sviluppato per rispondere alle necessità degli studenti, dell’amministrazione e delle strutture dipartimentali, con l’obiettivo di facilitare l’utilizzo delle stampanti multifunzione attraverso un sistema di print management in grado di riconoscere ogni utente tramite un unico badge fornito dall’Università.
Avere a disposizione un’unica tessera che permette di accedere in modo diretto, anche da sedi diverse, a tutti i servizi di stampa e copia resi disponibili dall’ateneo, per gli studenti si è rivelato da subito un forte vantaggio, anche grazie alla rendicontazione immediata e dettagliata sul consumo e sul credito residuo.
Ottimizzare i consumi e l’utilizzo delle multifunzione all’interno dell’amministrazione era un obiettivo altrettanto importante. Per il personale la soluzione ha costituito una novità con la quale è stata presa rapidamente familiarità, considerata la facilità d’uso.
Il parco stampanti multifunzione è stato completamente rinnovato da parte dell’Amministrazione Centrale di Ateneo, andando a sostituire quello precedentemente installato presso le biblioteche d’area: umanistica, economica, scientifica, linguistica e didattica. Analoga operazione di ricambio è avvenuta negli uffici dell’Amministrazione centrale e, in parte, presso i Dipartimenti, mediante una politica di incentivi.
Impatto green
La soluzione scelta ha come risultato immediato, oltre all’ottimizzazione dei processi gestionali legati alla fruizione delle multifunzione da parte degli studenti e degli organismi interni, un risparmio del materiale di consumo come toner e carta che, oltre ad avere conseguenze sul piano economico, ha un impatto diretto e considerevole sull’ambiente.
L’Università, infatti, ha una forte vocazione “green”, ed è particolarmente sensibile all’eco sostenibilità.
Perché Nuance Equitrac
Equitrac si è dimostrata essere la soluzione più adeguata e rispondente ai requisiti richiesti nel bando di gara, in particolare sono state molto apprezzate le seguenti caratteristiche:
1. Utilizzo dei badge già in uso, senza apportare modifiche agli standard adottati, grazie ai numerosi sistemi di supporto previsti dalla soluzione Equitrac
2. Autenticazione sicura dell’utente attraverso il lettore di badge installato sulla multifunzione.
3. Interazione diretta con i chioschi per la ricarica delle tessere (attualmente uno dei pochi sistemi in grado di adempiere a questa funzionalità).
4. Sviluppo e personalizzazione della reportistica.
Non avendo confronti con esperienze pregresse, sia per la dimensione del progetto che per la modalità di utilizzo, la realizzazione poteva condurre a rischi non prevedibili, ma la solidità e la presenza internazionale dei marchi Equitrac/Nuance hanno contribuito a confermare la bontà della scelta.
La soluzione
• Tipologia: Equitrac Express, PageCounters + Money Loader
• Decollo progetto: Gennaio 2012
• 10 stazioni Money Loader
• 25 multifunzione studenti (stampa, copia, scansione, scan-to-mail)
• 30 multifunzione in uso amministrazione
• Il sistema controlla anche 190 stampanti
• Badge multifunzione consegnato durante l’immatricolazione, che funge da tessera di riconoscimento e pay pass
• In questo primo anno, gli utenti che hanno utilizzato questa soluzione sono stati oltre 22.000 (20.000 studenti, 1.000 dipendenti, circa 1.000 ospiti)
• Equitrac ha gestito 1 milione di copie/stampe effettuate nel primo anno di utilizzo nelle biblioteche di area.
Partner coinvolti nel progetto
Il progetto è stato seguito da Oberon Service, partner italiano di Nuance con esperienza trentennale nell’ambito delle soluzioni di stampa e gestione dei documenti. Nella prima fase di valutazione Oberon ha svolto attività di consulenza: dopo un’attenta analisi delle esigenze di Ca’ Foscari, ha presentato la soluzione Equitrac con installazioni demo e stime sul ritorno dell’investimento e sulla riduzione dell’impatto ambientale. Successivamente lo staff tecnico di Oberon si è occupato di tutte le fasi dell’integrazione di Equitrac all’interno dei vari dipartimenti interessati, supportando Ca’ Foscari nella personalizzazione della soluzione. Nello specifico è stata sviluppata una reportistica personalizzata, attraverso un’interfaccia che consente di estrarre tutti i report dal database tramite web, riuscendo così a soddisfare le esigenze del cliente.
I vantaggi
Per Ca’ Foscari i vantaggi sono stati subito evidenti: un sistema che permette il controllo dei dispositivi e la distribuzione dei costi di stampa implica una riduzione degli sprechi e una maggiore attenzione all’impatto ambientale. Grazie all’integrazione di Equitrac è stato effettuato anche un rinnovamento del parco installato, disponendo così della tecnologia più avanzata sul mercato.
Il servizio fornito è stato accolto positivamente dall’utenza, che ora può utilizzare un unico badge per tutte le aree in cui opera. Questo significa:
– Sicurezza dei documenti, che vengono rilasciati solo quando l’utente si identifica presso il dispositivo di stampa
– Riduzione della stampa in eccesso e conseguente riduzione dell’impatto ambientale
– Reportistica personalizzata che permette di avere un quadro sempre aggiornato dei costi di stampa.
“La selezione delle soluzioni Equitrac|Nuance è stata operata mediante una gara aperta, bandita con una piattaforma telematica.”, precisa il sig. Otello Martin, direttore dell’Area Servizi Informatici e Telecomunicazioni (ASIT), “Le caratteristiche tecniche della soluzione, hardware e software, sono risultate rispondenti alle specifiche del bando di gara. La messa in produzione non ha presentato alcun problema, è stata condotta nei tempi previsti, con un impatto sull’utenza studentesca sicuramente positivo. Il lavoro proseguirà per rendere il progetto capillare in ogni struttura del’Ateneo”.
