Samsung Electronics ha reso noti i risultati di una ricerca su scala europea che rivela come professionisti e lavoratori non tengano conto dei necessari accorgimenti per ridurre l’uso di carta e toner in ufficio.
L’indagine, condotta su un campione di 4500 impiegati nei settori pubblico e privato, dimostra come 4 aziende su 5 (83%) non dispongano delle conoscenze di base per ridurre il volume delle stampe.
Stando alla ricerca di InfoTrends2, soltanto l’anno scorso sono stati utilizzati 779 miliardi di fogli di carta nelle case e negli uffici di tutta l’Europa occidentale: quanto basta per riempire uno stadio immenso come quello di San Siro per ben undici volte!
In un contesto congiunturale come quello attuale, e con importanti imperativi ecologici all’ordine del giorno, un simile spreco è una voce di costo rilevante, in termini non soltanto economici.
Le aziende italiane sono in cima alle classifiche europee nell’implementazione di soluzioni tecnologiche volte a ridurre lo spreco all’interno dei propri uffici: nonostante questo, i circa i tre quarti (74%) non sta ancora prendendo le misure necessarie.
Non sapere gestire al meglio l’uso delle stampanti, infatti, porta inevitabilmente a sprechi maggiori, sempre stando ai dati della ricerca: soltanto l’11% delle strutture aziendali ha introdotto una soluzione semplice come quella di inserire un codice PIN prima di stampare per tracciare il volume di documenti creati da ogni tramite o dipartimento.
Solo alcuni, il 5% circa, hanno sistemi di stampa informatizzati a cui si accede passando una card personalizzata. Gli ambienti professionali in Italia sono tra quelli più attenti a controllare gli sprechi e tracciare le operazioni con sistemi a codice PIN (15% degli intervistati, secondi soltanto al 16% dei britannici) o con card personali (6%).
Per contro, la Svezia è il Paese che meno adotta questi accorgimenti, e che vede una media di una azienda su dieci disporre di simili soluzioni ‘anti-spreco’.
“Abbiamo scoperto che più della metà del costo dei documenti stampati è riconducibile all’acquisto di carta e toner” ha detto Carlo Barlocco, Vice Presidente della Divisione Information Technology di Samsung Italia.
“Ridurre lo spreco nei processi di stampa in azienda aiuta non soltanto a minimizzare i costi complessivi, ma anche a rendere i dipendenti più attenti e responsabili.
Tecnologie semplici e soluzioni intuitive possono ora aiutare tutte le organizzazioni aziendali a ridurre la dipendenza dal foglio stampato e ad educare tutti gli utenti ad un utilizzo più consapevole nel lungo termine”.
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La diffusione capillare di strumenti come i pc, internet e la comunicazione via e-mail ha reso sempre più reale la prospettiva di un “ufficio senza carta”; nonostante ciò, i risultati dell’indagine dimostrano come l’abitudine dei lavoratori a stampare incondizionatamente i documenti che vedono a schermo è ancora forte, e simili abitudini possono essere cambiate grazie all’uso di soluzioni tecnologiche ed intuitive.
In tutti i gruppi d’età presi a campione dalla ricerca in Italia, circa i tre quinti degli intervistati (61%) si manifestano più propensi a leggere i documenti su carta anziché su schermo, i più bassi in Europa.
Contrariamente a quanto si potrebbe immaginare, in tutto il continente sono i professionisti più giovani ad accentuare questa proporzione: circa i tre quarti (73%) dei professionisti sotto i 35 anni trova più facile la lettura dei documenti su carta, in confronto ai circa due terzi (67%) di quelli con età superiore ai 35 anni. In Italia, sia i professionisti sotto i 35 anni che quelli oltre manifestano la medesima preferenza al 61%.
Ecco perché, a maggior ragione, delle soluzioni come un codice PIN o una carta personalizzata da strisciare prima di stampare, possono responsabilizzare maggiormente gli utenti, mettendoli in grado di ordinare per priorità i documenti di cui hanno bisogno e riducendo la quantità di carta e toner utilizzata per produrre materiale non necessario o usa-e-getta.
Cosa possono fare le aziende per migliorare ulteriormente le loro performance di stampa?
Minimizzare ulteriormente lo spreco di carta e toner e migliorare le performance dei processi di stampa è uno degli imperativi critici per i business che puntano a ridurre i costi economici e l’impatto ambientale.
Le aziende possono implementare semplici soluzioni che le aiutino a tracciare il volume di stampe di un singolo o di un ufficio, individuando immediatamente le aree critiche e ottimizzandole.
Utilissimo per le aziende che si muovono in questa direzione è per esempio SyncThru Web Admin Service 5, il software sviluppato da Samsung per gestire le stampanti direttamente da remoto con un significativo risparmio in termini di manutenzione.
Altri accorgimenti, come password o soglie di utilizzo (per esempio sul volume dell’output a colori) possono essere impostati come parametri per i singoli utenti o gruppi di lavoro.
Attraverso un’attenta reportistica, gli ambienti di stampa possono essere tenuti sotto costante controllo fino ad andare a dettagliare l’utilizzo delle stampanti perdispositivo, utente, gruppo o dipartimento.
I sistemi di stampa con codice PIN, come il Secure Release di Samsung che impone l’uso del codice direttamente sulla stampante una volta che il processo è terminato, aiutano a ridurre la quantità dei documenti dimenticati una volta mandati in stampa.
Samsung continua ad offrire costantemente un ampio ventaglio di soluzioni per gestire al meglio gli ambienti di stampa, sia dentro che fuori l’ufficio.
