Secondo uno studio recentemente condotto da CA in 14 Paesi, nella stragrande maggioranza (86%) delle organizzazioni in Europa e nel Medio Oriente la funzione Project Management Office (PMO) centralizzata viene considerata come un fattore strategico di cambiamento per il business aziendale.
Il PMO è quel reparto preposto a definire e mantenere aggiornati gli standard di processo, generalmente associati alla gestione dei progetti, all’interno dell’organizzazione. I risultati di questa indagine indicano tuttavia che la semplice attivazione di un dipartimento PMO non è la panacea a tutti i problemi: la vera differenza la fa una strategia di project management centralizzata. Le metriche sulla riuscita dei progetti migliorano con il progredire della maturità della funzione PMO che tende anche ad assumere altri ruoli (sia nella gestione del portfolio che in quella del personale) e ad crescere di valore trasversalmente all’impresa.
Secondo lo studio, vi sono dei punti d’incontro nel valore espresso dalla funzione PMO all’interno dell’azienda. Il 75% ha citato quattro vantaggi generali della funzione PMO: ‘completare i progetti entro i tempi stabiliti’, ‘completare i progetti entro i costi stabiliti, ‘allinearsi agli obiettivi del business aziendale’ e ‘produrre una maggiore customer satisfaction’.
In altri contesti, l’inchiesta evidenzia la natura dinamica della funzione PMO. Il 40% degli intervistati utilizza una funzione PMO da almeno tre anni (incorporata in una strategia PMO gestita centralmente o distaccata), mentre un terzo ne usufruisce da oltre cinque anni. Il PPM ha aiutato queste aziende a creare portafogli di progetti che hanno portato i vantaggi maggiori in termini di valore aggiunto, riduzione del fabbisogno di risorse e allineamento alle strategie. Molte organizzazioni continuano tuttavia a servirsi di sistemi quali fogli elettronici (17%), un sistema ‘fai da te’ di project management (12%), Microsoft Project (21%) o vari altri strumenti di PPM, per cui sono costrette a destreggiarsi fra una moltitudine di tool per monitorare i costi, il che rende praticamente impossibile allineare la spesa informatica alle priorità del business aziendale, andando a impattare pressoché tutti gli aspetti finanziari dell’IT – dalla gestione dei costi di progetto alla pianificazione e preparazione del bilancio fiscale fino alla soddisfazione dei clienti interni.
Sulla falsariga del Gartner PPM Maturity Model, gli intervistati hanno indicato il livello di maturità che avrebbero assegnato alla loro funzione PMO, misurata in base a quattro dimensioni (People, PPM Processes, Technology e Financial Management) e sei livelli che spaziavano da meno matura (livello 0) a pienamente matura (livello 5). L’indagine ha rilevato che le organizzazioni dotate di una funzione PMO centralizzata operano a livelli di maturità più alti; ad esempio, il 58% degli intervistati che utilizzano una soluzione PPM centralizzata vantano una maturità della funzione PMO compresa fra i livelli 3 e 5, contro il 30% del totale degli intervistati. Allo stesso modo, il 26% delle organizzazioni con una funzione PMO centralizzata presenta un livello 3 di maturità nei processi PPM rispetto al 16% del totale.
“In questo momento di difficile congiuntura economica, gli investimenti centrati in innovazione e automazione possono trasformare le aziende in realtà che prosperano, anziché limitarsi a sopravvivere. Mai prima d’ora è stato così importante per l’IT allinearsi al business aziendale e ‘aziendalizzarsi’ – se così si può dire – con l’aiuto di una funzione PMO altamente efficiente,” ha dichiarato David R. Griffiths, Vice-President di Governance Solutions per l’area EMEA. “L’indagine sottolinea l’importanza di un PMO centralizzato per una corretta implementazione dei miglioramenti da apportare ai processi e a garanzia che i team addetti allo sviluppo completino i progetti entro i limiti di tempo e budget previsti con l’impiego delle best practice del settore. Maggiore è la maturità della funzione PMO, maggiori saranno i vantaggi dal punto di vista della gestione di progetti, programmi e portfolio in termini di best practice, time-to-market e qualità dei progetti a un costo inferiore”.
Il PMO contribuisce inoltre ad assicurare che il progetto o prodotto finito soddisfi le esigenze degli stakeholder. Esso rappresenta il primo passo verso:
le best practice nella gestione di progetti, programmi e portfolio
la garanzia di progetti allineati strategicamente e rischi gestiti adeguatamente
l’accorciamento del time-to-market
la qualità delle iniziative, attuate con un buon rapporto costi/benefici
I nuovi processi vengono arricchiti dalla disponibilità di sistemi come CA Clarity Project & Portfolio Management che affronta gli aspetti di selezione dei progetti e gestione del portfolio, consentendo una comunicazione efficace fra tutti i portatori di interessi.
Questa indagine, intitolata “European Project Management Office (PMO) Value Survey”, è stata gestita da Pole to Pole Communications e somministrata a 249 intervistati nei mesi di novembre/dicembre 2008 in 14 Paesi: Austria, Benelux, Repubblica Ceca, Danimarca, Francia, Grecia, Italia, Malta, Norvegia, Polonia, Spagna, Turchia, Emirati Arabi Uniti e Regno Unito.
Per scaricare l’intera ricerca, visitare: http://www.ca.com/files/industryresearch/value_of_pmo_report_202189.pdf
