Adobe ha annunciato i risultati di uno studio condotto a livello europeo dalla società di ricerche Forrester Consulting per conto di Adobe, finalizzato a conoscere la natura, i metodi e i limiti percepiti nella collaborazione fra i knowledge worker d’Europa, ovvero tutti i professionisti che quotidianamente lavorano con le informazioni. Dall’indagine emerge come, nonostante la diffusa tendenza alla collaborazione, gli strumenti attuali non siano in grado di soddisfare le esigenze dei knowledge worker che si aspettano di collaborare in modo efficiente, sicuro e protetto per ottenere risultati efficaci e di impatto.
Forrester ha intervistato online un campione qualificato di 3.000 persone in Francia, Germania, Italia, Paesi Bassi, Spagna, Svezia e Regno Unito. L’indagine rileva come il 99% degli intervistati svolga il proprio lavoro in collaborazione con altri, con un buon 81% che collabora con due o più persone dislocate in zone geografiche e fusi orari differenti. Questi knowledge worker sono tuttavia consci dei limiti dei loro metodi collaborativi, con il 65% che domanda maggiore rapidità nella raccolta delle informazioni, il 49% che vorrebbe ridurre l’impiego di informazioni cartacee e il 44% che ambirebbe a metodi di collaborazione più coinvolgenti.
“I dati dell’indagine mostrano una marcata propensione fra i knowledge worker ad adattarsi ai metodi di collaborazione tradizionali, come la posta elettronica e gli allegati, nonostante essi stessi riconoscano l’esigenza di miglioramenti e di alternative più valide”, ha affermato Tim Walters, Senior Analyst di Forrester. “La sfida che attende le imprese è pertanto non solo quella di offrire soluzioni migliori per la collaborazione, ma anche supportare le attuali abitudini del personale durante la transizione a nuove modalità di lavoro in costante evoluzione”.
Lo studio suggerisce che i dipartimenti IT prendano in considerazione l’approccio “a misura d’uomo” per supportare le modalità di lavoro richieste dai knowledge worker europei che vogliono poter fare leva sui flussi di lavoro attuali basati sulla posta elettronica. L’obiettivo è infatti quello di colmare il gap fra i processi di business strutturati e le varie consuetudini quotidiane del lavoro in team.
“L’indagine indica che le preferenze e le abitudini di lavoro delle persone vanno tenute nella massima considerazione durante la pianificazione di qualsiasi iniziativa IT o di business”, ha dichiarato Giuseppe Verrini – Amministratore Delegato di Adobe Systems Italia. “Gli esperti IT europei hanno in questo momento l’opportunità di scegliere e sviluppare soluzioni abilitanti capaci di soddisfare sia le esigenze aziendali, sia la domanda dei knowledge worker. Siamo convinti dell’assoluta efficacia di quegli strumenti per la collaborazione che consentono agli utenti di lavorare come desiderano senza subordinare il successo della soluzione all’adozione da parte di tutti”.
La tecnologia abilita e complica il lavoro di squadra
Sebbene i knowledge worker d’Europa prediligano strumenti di collaborazione come il telefono e la posta elettronica, essi esprimono anche insoddisfazione verso gli attuali metodi collaborativi e sono interessati a conoscere meglio le possibili alternative. A causa del diffuso bisogno di collaborare con team geograficamente dispersi, i manager IT europei sono costretti ad affrontare innumerevoli problemi tattici e strategici per supportare le esigenze di questi team. Si tratta in particolare di problematiche legate alla sicurezza dei contenuti e alla capacità di operare come partner dell’azienda migliorando l’efficacia delle modalità di collaborazione a disposizione dei knowledge worker attraverso l’adozione delle tecnologie più adatte alle loro particolari esigenze.
La raccolta di informazioni è il punto dolente della collaborazione ad hoc
Se la comunicazione in tempo reale è il metodo di collaborazione preferito, lo sforzo di redigere risposte e mettere al lavoro le informazioni spesso crea ridondanze. In assenza della tecnologia che estrae e sintetizza i dati raccolti, trarre utilità della risposte richiede spesso un grosso sforzo manuale che comporta lavora extra privo di valore aggiunto. Secondo le conclusioni di Forrester, i dipartimenti IT farebbero bene ad abbracciare metodologie di raccolta dati basate sulla posta elettronica e il telefono che includano tuttavia approcci misurabili e coinvolgenti adatti a questi ambienti, come sondaggi e moduli che favoriscano la compilazione e non soltanto nella raccolta dei dati.
Il limite di qualità della comunicazione si è innalzato
Crescono le aspettative verso esperienze di comunicazione più coinvolgenti e i knowledge worker europei sentono la necessità di realizzare comunicazioni persuasive e di alta qualità: quasi la metà (49%) segnala la necessità di creare contenuti di forte impatto una o più volte in un mese. Lo studio rileva che l’87% dei knowledge worker in Europa incontra problemi con gli strumenti di collaborazione tradizionali. Forrester suggerisce che le organizzazioni IT adottino un approccio “a misura d’uomo” per aiutare questi professionisti durante il processo di pianificazione del cambiamento in quanto le esigenze sono destinate a trasformarsi non appena i tool di collaborazione e le metodologie Enterprise 2.0 matureranno.
Sottostima dei rischi per la sicurezza degli attuali metodi di collaborazione
Lo studio rivela inoltre come il comportamento collaborativo dei knowledge worker non sia allineato con la nozione di sicurezza delle imprese. Questa percezione conferma quanto rilevato da Forrester attraverso il 2008 Security Forum Europe che aveva riscontrato come i delegati avessero in netta maggioranza indicato la “scarsa protezione del patrimonio di informazioni” e le “modalità d’azione del personale non autorizzate” come le due principali minacce IT del prossimo anno. Le conclusioni di Forrester indicano per i dipartimenti IT l’esigenza di educare i knowledge worker ai rischi per la sicurezza, reperire gli strumenti e i processi capaci di ridurre al minimo l’esposizione delle informazioni sensibili e minimizzare i rischi per la sicurezza allineando tecnologie, processi e persone. Gli analisti suggeriscono inoltre che i dipartimenti IT delle imprese in grado di focalizzarsi su come i knowledge worker europei desiderano lavorare, potranno avvalersi della sicurezza a livello di documento quale mezzo per proteggere al meglio i dati sensibili.
