Verizon offre alle aziende consigli sulla collaborazione avanzata

Nel momento in cui le organizzazioni incrementano l’utilizzo di tecnologie di collaborazione nei processi aziendali, anche i piccoli passi possono far percorrere molta strada verso una performance migliore e un miglior ritorno sugli investimenti.

Il recente studio “Meetings Around the World II: Charting the Course of Advanced Collaboration”, condotto da Frost & Sullivan e sponsorizzato da Verizon e Cisco, fornisce un quadro preciso delle modalità utilizzate da organizzazioni di tutte le dimensioni per includere strumenti avanzati di collaborazione nell’ambito dei processi aziendali.

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Lo studio ha rilevato che le aziende che utilizzano le tecnologie di collaborazione più avanzate riscontrano un ritorno maggiore sugli investimenti in collaborazione e hanno una performance migliore rispetto ad aziende simili, ma meno collaborative.

Sulla base di questa ricerca innovativa, sono stati definiti dieci passi che le organizzazioni possono seguire per ottenere il massimo dalle loro risorse di collaborazione:

Investire in un’infrastruttura IP. La base di lancio verso il mondo della collaborazione avanzata è un’infrastruttura IP ricca di funzionalità. Reti IP flessibili ed estendibili forniscono la base per utilizzare con successo strumenti di collaborazione e comunicazione unificata (UC&C) e dovrebbero disporre di ampiezza di banda on-demand e classi di servizio in grado di agevolare carichi di traffico maggiori e garantire un’esperienza di elevata qualità all’utente finale. Lo studio ha rilevato che le reti IP stanno crescendo come basi per il lavoro aziendale e la collaborazione si è spinta oltre i classici servizi di conferencing, fino a includere altre applicazioni basate su IP.

Stabilire un criterio di valutazione del successo della collaborazione. Intervistare le parti interessate per capire le loro necessità di lavoro e la volontà di adeguarsi al cambiamento. Come viene portato avanti il lavoro oggi e in che modo strumenti di UC&C possono avvantaggiare gli impiegati migliorando e rendendo più fluidi i processi di lavoro? Determinare i requisiti attuali e futuri e, di conseguenza, pianificare.

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Concentrarsi sugli obiettivi finali. Evitare chiacchiere inutili e prendere in esame quali sono i problemi aziendali da risolvere. Quindi studiare un piano di UC&C basato su obiettivi a lungo e a breve termine. Valutare con attenzione la rete, le opzioni hardware e software perché possano rispondere a obiettivi aziendali attuali e futuri. Prendere decisioni sugli investimenti in tecnologia di modo che sfruttino al massimo le risorse esistenti.

Mettere insieme gli ingredienti per creare un’esperienza completa. Con UC&C si intende una strategia, non una specifica tecnologia. La collaborazione efficace non è solo questione di dati, voce, video o mobilità, ma si basa sul modo in cui gli strumenti vengono combinati per creare un’esperienza di collaborazione che possa offrire ottimi benefici.

Creare una cultura di collaborazione. Lo studio Meetings Around the World II ha rilevato che la cultura di un’organizzazione è un elemento chiave per la collaborazione; molto più di quanto non avesse già evidenziato il primo studio Meetings Around the World. La tecnologia è sì importante, ma deve essere utilizzata in un’organizzazione aperta, con una struttura decisionale decentralizzata. I dirigenti devono farsi promotori degli strumenti di collaborazione e promuoverne l’uso tra tutti gli impiegati.

Ascoltare la forza lavoro. Grazie alle attuali tecnologie è possibile lavorare sempre e dovunque. Dallo studio risulta che il 61 percento delle persone interpellate dice di apprezzare la possibilità di poter lavorare da qualunque luogo, ma solo il 47 percento sostiene di aver stabilito una policy formale di telelavoro e meno di un terzo lavora fuori sede almeno un giorno alla settimana. Bisogna valutare politiche atte a promuovere l’efficienza e la produttività all’interno dell’organizzazione. È probabile che il morale possa anche migliorare nel processo.

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I grandi salti hanno origine spesso da piccoli passi. Lo studio Meetings Around the World II indica che aziende di tutte le dimensioni possono aumentare il ritorno sugli investimenti in collaborazione e che, aggiungendo progressivamente strumenti di collaborazione più avanzati, possono vedere crescere proporzionalmente il ritorno. Per sfruttarne l’utilità è importante insegnare agli utenti l’uso della messagistica istantanea, delle chiamate da desktop e da periferiche mobili e delle tecnologie di audio, Web e video conferencing. Prendere in considerazione soluzioni di tipo ‘hosted’ che consentono alle aziende di progredire rapidamente e rapportare il lavoro alle esigenze mutevoli.

Allearsi con i migliori. Per avere successo bisogna scegliere come partner un provider di soluzioni che sia in grado di integrare diverse piattaforme tecnologiche. Decidere se gestire gli strumenti UC&C internamente o affidarsi alla gestione esterna, scegliendo un fornitore con la forza lavoro, gli strumenti e i sistemi adatti a garantire una performance costante delle applicazioni UC&C.

Essere aperti. Una collaborazione proficua va al di là dell’azienda. Lo studio Meetings Around the World II ha rilevato che i team che si avvalgono di strumenti UC&C possono sfruttare il cosiddetto “effetto rete” – teoria attribuita a Robert Metcalfe, co-inventore di Ethernet – che sostiene che quanti più utenti ci sono in una rete, tanto è maggiore il valore che se ne può ottenere. Estendere la cultura di collaborazione a clienti, fornitori e partner per fare in modo di aumentare la portata e il ritorno sugli investimenti in collaborazione.

Registrare i progressi lungo il percorso. Determinare punti di riferimento per la misurazione del successo. Identificare parametri interni per determinare l’impatto di UC&C su vendite e marketing, finanza, cultura aziendale e soddisfazione dell’utente finale e apportare i miglioramenti necessari

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“Abbiamo rilevato che la progressiva adozione di strumenti di comunicazione unificata e di collaborazione sempre più avanzati può aiutare le organizzazioni a garantirsi un maggior ritorno sugli investimenti fatti in ambito di collaborazione e sulla performance” ha dichiarato Kerry Bailey, Chief Marketing Officer di Verizon Business.

“La collaborazione non è solo questione di strumenti o tecnologia: sono la cultura e la struttura che fanno la differenza in un’esperienza di collaborazione. Piccoli passi fatti lungo il percorso possono portare a risultati immediati se le organizzazioni aspirano a collaborare in modo più evoluto.”

Lo studio Meetings Around the World II analizza il modo in cui aziende e pubbliche amministrazioni utilizzano la tecnologia per collaborare e ha rilevato che le organizzazioni che utilizzano strumenti di collaborazione IP più avanzati, come VoIP (Voice over Internet Protocol), messaggistica istantanea, sistemi di audio, Web e video conferencing o immersive video per una comunicazione visiva quasi reale, hanno un maggior ritorno sugli investimenti fatti in ambito di collaborazione.