L’informatica per le Onlus

Sempre di più anche in organizzazioni Onlus, che hanno come fine non il business ma fini sociali, si sta diffondendo l’utilizzo delle nuove tecnologie che soprattutto quando i volumi di attività crescono si rendono necessari e direi fondamentali

Ne abbiamo parlato con Francesca Giussani – Responsabile dei Sistemi Informativi della Fondazione Istituto Sacra Famiglia Onlus.

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Qual è il contesto di Sacra Famiglia?

La Fondazione Istituto Sacra Famiglia Onlus da più di 110 anni cura, assiste e riabilita persone con disabilità fisiche o cognitive e anziani non autosufficienti, garantendo loro cure specifiche per ogni singolo caso.

Nel corso della sua storia la Fondazione si è sviluppata arrivando a contare oggi undici diverse sedi e a essere accreditata in tre Regioni – Lombardia, Piemonte e Liguria. L’esperienza consolidata nell’arco della sua lunga vita, insieme a un aggiornamento costante, fa di Sacra Famiglia una delle realtà maggiormente all’avanguardia in tutti i campi della riabilitazione, compiendo un’evoluzione continua che rimane in ogni caso fedele ai valori originari dell’Opera, riassumibili nel motto “super omnia caritas”.

Nel 1992 la Fondazione ha costituito, insieme con Aias, Anffas e Don Gnocchi, l’Associazione Oltre Noi La Vita che si occupa di sostenere le famiglie che vivono il problema della disabilità, partecipando attivamente al dibattito sulle politiche dei servizi e intrattenendo rapporti con il mondo scientifico attraverso convenzioni con le università e con gli IRCCS (Istituti di Ricovero e Cura a carattere scientifico).

Questa evoluzione ha permesso alla Fondazione Sacra Famiglia di compiere un adeguamento a livello sia organizzativo sia strutturale che ha permesso la modernizzazione dei modelli organizzativi e di pensiero. Le due principali necessità che stimolarono questi cambiamenti furono da un lato quella di essere in linea con la riforma del comparto socio-sanitario da tempo avviata, in particolare dalla Regione Lombardia, e dall’altro essere capaci di andare efficacemente incontro ai crescenti bisogni delle persone stesse.

In generale la vita dei nostri Ospiti e dei loro familiari si svolge in un clima d’incertezza e d’ansia per il futuro, sul quale pende in continuazione la minaccia dell’aggravamento della patologia, delle complicanze e della morte. La centralità dell’Opera si concentra sempre di più sulla persona e sulla sua famiglia, focalizzandosi sui servizi in termini di:

1. accessibilità

2. efficacia

3. efficienza

4. qualità

5. professionalità

È proprio in questo frangente che entra allora in gioco anche l’informatica come elemento essenziale per il conseguimento del più alto obiettivo.

Come è sviluppato il reparto IT?

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La Fondazione, così attenta all’evolversi della società e dei suoi abitanti, incorpora nei processi anche l’informatica, che diventa essa stessa strumento e attore di questo cambiamento, in accordo con lo spirito e la missione dell’Istituto.

La tecnologia diventa un vero servizio non solo a supporto della struttura organizzativa ma anche un valore aggiunto per le prestazioni, contribuendo in maniera massiccia a un miglioramento della qualità della vita sia del paziente sia delle famiglie grazie a:

1. automatizzazione dei processi interni

2. snellimento delle procedure

3. informatizzazione dei corsi di riabilitazione

4. accessibilità da parte delle famiglie dei pazienti

5. economicità dei processi

6. aggiornamento continuo e tempestivo

Con l’obiettivo di rendere questo possibile è stato dunque creato il Servizio Sistemi Informativi con il compito di gestire tutto il reparto IT, sia in relazione alle infrastrutture tecnologiche che agli applicativi e ai progetti d’innovazione.

Questo insieme così complesso di attività coinvolge più di 1000 persone, distribuite in ventuno sedi geografiche differenti ma connesse alla stessa rete. Il loro coordinamento è affidato al responsabile dei Sistemi Informativi che si occupa di centralizzare e gestire le esigenze dei diversi settori della Fondazione, di pianificare le attività d’innovazione e miglioramento dei processi aziendali con uno sguardo costante al rapporto tra costi e benefici prodotti.

Questa attività ha visto come partner di riferimento Business Competence, una società che da anni si è imposta nel settore Socio Sanitario non solo per lo spirito del Management, ma soprattutto per il supporto che ha saputo fornire alla gestione operativa delle infrastrutture, dei sistemi e delle postazioni di lavoro, garantendo la continuità e il mantenimento delle performance necessarie alle esigenze interne alla struttura.

Da questa collaborazione, e dagli obiettivi che essa poneva, sono stati ideati e rilasciati prodotti e servizi innovativi, studiati ad hoc per questo settore, perché se da una parte l’offerta della Fondazione pone al centro la persona, anche gli strumenti da essa utilizzati devono essere costruiti per rispondere al meglio alle esigenze funzionali dei servizi per il paziente e alla gestione che rende questi ultimi possibili.

Quali sono stati i principali progetti?

Due gli obiettivi principali degli ultimi tre anni: da un lato il rinnovamento dell’infrastruttura tecnologica – rete geografica, rete interna, data center e postazione di lavoro – dall’altro la strutturazione del data center e dei servizi sistemistici.

L’impegno della struttura IT è stato però focalizzato anche sul fronte applicativo. In particolare i progetti che hanno permesso di essere parte integrante della missione della Fondazione sono quattro:

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• un nuovo sistema per la gestione delle Risorse Umane

• lo sviluppo e implementazione di un sistema di controllo per il compimento dei debiti informativi verso la Regione Lombardia (B14VGL)

• lo sviluppo e l’implementazione di un sistema di reportistica e di controllo di gestione completamente fatto su misura, specifico per il comparto Socio Sanitario (B14 GECO)

• la progettazione e lo sviluppo di un nuovo sistema di e-learning

In particolare, il primo progetto ha coinvolto tutti gli oltre 1500 dipendenti della Fondazione, poiché il nuovo sistema di gestione del personale prevede l’autocertificazione tramite un portale aziendale per la gestione amministrativa degli operatori.

Gli altri tre progetti, invece, hanno coinvolto direttamente il reparto IT e Business Competence che, con l’utilizzo di prodotti open source, ha studiato e realizzato tre soluzioni ad hoc. I primi due sistemi, B14VGL e B14GECO, sono sistemi di gestione delle informazioni, sia in campo economico-finanziario sia in campo gestionale.

L’ultimo sistema, attualmente in fase di rilascio, è una piattaforma di e-learning che ha lo scopo di garantire la formazione su aree sensibili come la sicurezza, la gestione dei protocolli operativi e altri argomenti specifici indirizzati a tutti gli operatori della Fondazione. Anche in questo caso lo strumento garantirà una formazione e istruzione capillare a basso costo.

E’ necessario sottolineare come la riuscita e successo dei progetti indicati è stata possibile soprattutto grazie alla piena partecipazione, sinergia e coinvolgimento delle strutture e funzioni interne dalla Direzione Amministrazione Finanza e Controllo alla Direzione Marketing e Personale.

La scelta della Fondazione di sviluppare prodotti propri è nata dall’esigenza di coprire delle aree molto specifiche e tipiche del settore socio-sanitario. I due prodotti hanno sostituito in maniera efficace le altre soluzioni standard utilizzate negli anni precedenti che comportavano elevati costi e scarsa efficienza.

Le scelte condotte e realizzate hanno garantito:

1. un miglioramento sostanziale delle performance dei servizi

2. una maggiore efficacia ed efficienza dei processi interni

3. coerenza alle esigenze del nostro comparto

4. una maggiore sostenibilità in termini di customizzazione

5. un saving sostanziale dei costi IT

Quali saranno i progetti da realizzare in futuro?

L’obiettivo è l’implementazione di un sistema e-care completo.

La Fondazione, infatti, guarda sempre al futuro come a un’officina di sviluppi tecnologici che possano rendere ulteriormente efficiente il suo processo e di conseguenza i suoi servizi. I prossimi obiettivi ricadono dunque nell’area dell’ottimizzazione dei processi e dei costi e in quella dell’automatizzazione dei flussi informativi.

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Obiettivi che si concretizzano nei progetti di automazione dei processi interni, di fatturazione elettronica, informatizzazione e archiviazione dell’informazione socio-sanitaria dei pazienti e degli ospiti della Fondazione, fondamentali a fini gestionali ed epidemiologici. Migliorare la gestione aziendale per migliorare i servizi ai pazienti.

Qual è il legame tra tecnologia e volontariato?

Fin dalla nascita della Fondazione è stata fondamentale la collaborazione attiva dei volontari che hanno messo a disposizione tempo, doti umane e capacità professionali.

La tecnologia diventa un ulteriore strumento per dare visibilità alle attività della fondazione e per metterci in contatto con le persone che vogliono aiutarci.

Da segnalare una serie d’iniziative che, in collaborazione con la Struttura Comunicazione, daranno vita ad azioni di comunicazione utilizzando proprio il canale web. Inutile inoltre sottolineare come, soprattutto nell’ambito del volontariato, l’abbattimento di qualsiasi costo comporta maggiori risorse da investire per il raggiungimento dei propri obiettivi. La tecnologia diventa in quest’ottica un elemento fondamentale grazie agli elevati costi che permette di eliminare nei processi gestionali e nello svolgimento delle attività.

Quali sono i costi da sostenere e in che modo si può farvi fronte?

I costi nell’ambito del no profit sono sempre un problema con cui confrontarsi.

Le grandi società di distribuzione software hanno spesso spese di licenza, manutenzione e assistenza che molte realtà non si possono permette. Inoltre, la rapidità evolutiva dei sistemi e delle tecnologie da una parte, e delle normative dall’altra, rende necessario un costante aggiornamento di hardware e software, e del personale con i relativi costi conseguenti.

A questi aspetti è necessario aggiungere la necessità di dotarsi di soluzioni tecnologiche snelle, dinamiche e proattive capaci di adeguarsi in tempi estremamente ridotti alle normative e alle esigenze della Fondazione e queste caratteristiche spesso non sono garantite dai vendor di riferimento.

Sarebbe sicuramente auspicabile una maggiore disponibilità da parte delle aziende fornitrici a offrire servizi pensati per il nostro settore, con costi più contenuti. Per il momento l’adozione di soluzioni Taylor Made con piattaforme Open Source sono la strada ottimale in termini costo/beneficio.

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Francesca Giussani nata a Legnano (MI) nel 1971, Laureata in Scienze Statistiche ed Economiche nella Facoltà di Scienze Statistiche dell’Università Milano Bicocca.

Ha consolidato una lunga esperienza nel settore Socio-Sanitario. In particolare dal 1994 è dipendente della Fondazione Istituto Sacra Famiglia, nella quale ha ricoperto diverse funzioni nei differenti settori aziendali. Dal 2007 gestisce i Sistemi Informativi e dal 2009 ricopre il ruolo di Responsabile IT della Fondazione.