Definire i costi interni, i benefici non economici e stipulare adeguati SLA, ecco come NorthgateArinso (NGA) supporta le big corporation per ottenere i migliori risultati dall’esternalizzazione di questa funzione
NorthgateArinso (NGA), leader mondiale nel settore della consulenza strategica e dei servizi di Human Resource, analizza i principali passi che le aziende dovrebbero seguire per poter decidere se esternalizzare, o meno, il processo Payroll.
In primo luogo, è necessario verificare i costi interni, diretti e indiretti, che le attività di Payroll comportano: non è sufficiente considerare unicamente i costi base, ma occorre conteggiare anche altri elementi quali: il lavoro straordinario, i contributi previdenziali, le spese di cancelleria, l’acquisto delle licenze e degli aggiornamenti del software. Sono certamente da includere anche i costi di infrastrutture e hardware utilizzati per svolgere le attività in-house e le spese generali come gli affitti, le tasse, il supporto IT, le spese telefoniche ecc.
In secondo luogo, è importante considerare i benefici non prettamente economici che derivano dall’outsourcing: questi sono solitamente rappresentati da una maggiore focalizzazione del management aziendale nelle decisioni strategiche per il business, da analisi e report avanzati per l’analisi del personale e da un incremento dell’apprezzamento dell’azienda da parte degli stakeholder.
Infine, è fondamentale definire un insieme di requisiti che il fornitore esterno deve soddisfare. Per fare questo, è bene avere un’ottima conoscenza delle specifiche esigenze e criticità del processo interno, così come dei risultati e dei benefici che l’outsourcing deve portare. La definizione dello SLA (Service Level Agreement) deve prevedere le metriche di servizio che il fornitore è tenuto a rispettare e gli standard di accuratezza e di risposta. È bene tenere presente che lo SLA è un documento in continua evoluzione e aggiornamento.
Le aziende che intendono esternalizzare le funzioni di Payroll potrebbero anche voler valutare la capacità del fornitore esterno di capire il loro business, la sua solidità finanziaria, se il software utilizzato è di proprietà e se, ancora più importante, il fornitore dispone delle risorse necessarie per supportare i futuri sviluppi dello stesso. L’outsourcing del payroll è un progetto che ha spesso un’impronta globale e un partner affidabile deve poter mettere in campo un network di centri servizi che garantisca gli stessi livelli qualitativi del servizio in ogni parte del mondo.
Un’ulteriore caratteristica che deve appartenere a un fornitore di servizi di payroll outsourcing è la sua capacità di gestire il momento di transizione dall’attuale modalità di gestione del payroll a quella in outsourcing, accompagnando il cliente in questa delicata fase e riuscendo da un lato, ad ascoltare le richieste dell’azienda e, dall’altro, a fare da guida in base alla propria esperienza.
Secondo Luca Saracino, managing director di NGA Italia: “L’outsourcing di un processo come quello del payroll non è un “Plug and Play” e chi pensa di poterlo gestire seguendo un simile approccio è destinato a pentirsene. L’esternalizzazione rappresenta, infatti, il risultato derivante da un percorso articolato che si basa su scelte ponderate che coinvolgono l’intero management dell’azienda”.
