La presenza in azienda di sistemi legacy di back office impedisce al 79% delle aziende europee di ottimizzare i propri processi documentali critici. Questa situazione viene rivelata da uno studio condotto recentemente e pubblicato oggi da Ricoh.Ciò avviene nonostante la maggioranza delle aziende riconosca l’importanza che le nuove tecnologie hanno nel trasformare le aziende stesse e nell’aiutarle ad essere più agili in un mercato in rapido cambiamento. Lo studio mette inoltre in luce l’approccio incoerente adottato oggi in Europa nei confronti della tecnologia aziendale e dei processi documentali critici.
La ricerca, che costituisce la seconda parte del Ricoh Document Governance Index 2012, rivela che, se da un lato le aziende affermano che nuovi dispositivi come gli smartphone e i tablet sono di grande aiuto nella gestione dei processi documentali critici, la maggior parte di esse non è in grado di trarre il massimo vantaggio da tali tecnologie perché i sistemi di back end adottati non sono in grado di supportarle pienamente. Lo studio mette in evidenza quanto le aziende subiscano la ‘tentazione’ delle nuove tecnologie: il 78% dei responsabili aziendali, infatti, ammette di investire in nuove tecnologie prima di rendersi pienamente conto della funzionalità dei sistemi già in utilizzo. Inoltre, lo studio sottolinea che esiste un netto spartiacque tra gli investimenti in tecnologia destinati al front office e quelli destinati al back office, poiché molte aziende si stanno concentrando su nuove tecnologie a vantaggio del front office senza tuttavia riuscire a realizzare un’integrazione efficace delle stesse con il back office. Questo approccio incoerente alla gestione dei processi documentali potrebbe esporle al rischio di colli di bottiglia, duplicazioni di sforzi e carenze sul piano della sicurezza.
“Sia che le aziende siano convinte che tablet e smartphone costituiscano gli strumenti aziendali del futuro, sia che ritengano che questi saranno sostituiti dalla prossima ondata di innovazione, appare chiaro che tale cambiamento associato alla tecnologia è destinato a continuare e a portare con sé nuove modalità di lavorare e di comunicare. Per il mondo delle aziende la sfida consiste nel pianificare a lungo termine coinvolgendo allo stesso modo tutti i membri dell’organizzazione. Ciò equivale a raggiungere la piena integrazione tra il front office ed il back office, connettere tra loro le persone e le informazioni e permettere la cooperazione ed il facile interscambio delle conoscenze nell’ambito dell’organizzazione”, ha affermato David Mills, COO di Ricoh Europe.
Inoltre, la ricerca ha evidenziato la confusione ancora presente in merito al cloud e i vantaggi che esso potrebbe portare al business. Se da un lato il 70% delle aziende europee utilizza il cloud per consentire l’accesso ai processi documentali tramite i dispositivi mobili, solo il 50% di esse è convinta che questa tecnologia serva a semplificare la gestione dei processi stessi.
Questa circostanza mette in luce la mancanza di pianificazione da parte dei responsabili aziendali, che stanno investendo nel cloud senza disporre delle strutture atte a garantire che esso effettivamente apporti i miglioramenti desiderati. Ciò significa anche che molte aziende non riusciranno a trarre vantaggi dai 160 miliardi di Euro che la Commissione Europea prevede costituiranno il contributo del cloud computing al PIL dell’Unione Europea entro il 2020.
Mills ha così concluso: “Le organizzazioni europee devono adottare subito opportune misure atte a sottoporre a revisione, congiuntamente, i processi critici e la tecnologia per garantire che le loro aziende possano operare in condizioni di massima efficienza. Una conoscenza approfondita delle modalità di funzionamento dei processi documentali, ivi compresi i flussi informativi e le modalità con cui la tecnologia è in grado di far fluire tali informazioni in maniera più agevole, costituisce un elemento cruciale per comprendere davvero le sfide che si presentano ed individuare le soluzioni migliori che consentono di vincerle. Si prevede che l’innovazione tecnologica continuerà a ritmi senza precedenti e pertanto, se vogliono restare in vantaggio rispetto alla concorrenza, le aziende devono agire subito”.
L’analisi è stata condotta per conto di Ricoh da Coleman Parkes Research ed è stata realizzata sulla base di 1.075 interviste ad alti dirigenti (C-Class), amministratori e altri dipendenti in Europa. Essa costituisce la seconda parte di una serie di rapporti riguardanti le modalità con cui le aziende collegano i loro processi documentali critici con la tecnologia aziendale e con i propri dipendenti al fine di realizzare un’organizzazione realmente connessa.
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