Ricoh: le aziende analizzano i processi documentali con regolarità, ma questa revisione è davvero efficace?

Da una ricerca condotta da Coleman Parkes Research per conto di Ricoh emerge come le aziende analizzino i processi documentali almeno una volta all’anno. A seguito di questa analisi, la maggior parte delle aziende non apporta in realtà alcun cambiamento. La situazione è migliore nelle Pmi che riescono più frequentemente a innovare i workflow

La ricerca “Ricoh Document Governance Index 2012”, elaborata da Coleman Parkes Research per conto di Ricoh, è stata realizzata conducendo 1.075 interviste ad alti dirigenti (C-Class), direttori e altri dipendenti di aziende di tutta Europa.

TI PIACE QUESTO ARTICOLO?

Iscriviti alla nostra newsletter per essere sempre aggiornato.

La maggior parte delle aziende afferma di effettuare una revisione dei processi documentali almeno una volta all’anno e nell’ambito di alcune funzioni aziendali (Risorse Umane, Finanza, Acquisti e Contabilità) la riprogettazione avviene anche ogni sei mesi. Inoltre, lo studio rivela che:

 – per la maggior parte delle aziende (56%) il tempo impiegato per questa attività è di una sola giornata, a conferma del fatto che le revisioni sono troppo ‘leggere’ mentre occorrerebbero interventi strategici e trasversali a tutta l’azienda;

 – una parte degli intervistati (35%) è consapevole del fatto che il tempo dedicato alla riprogettazione dei processi documentali non sia sufficiente.

Considerato l’approccio descritto, non sorprende affatto che nella maggior parte delle aziende le revisioni non portino ad alcun miglioramento. Una vera e propria ottimizzazione dei processi documentali richiede l’adozione di una procedura di verifica costante e continua nel tempo. I flussi di lavoro dovrebbero essere costantemente monitorati al fine di individuarne le inefficienze e implementare procedure efficaci che possano essere replicate in altre aree aziendali. È interessante notare che, in generale, le imprese di piccole dimensioni si ‘comportano meglio’ delle grandi eseguendo revisioni almeno ogni sei mesi e, in media, riuscendo ad apportare cambiamenti e innovazioni nei workflow.

Leggi anche:  EOS Solutions è nel Microsoft Dynamics Inner Circle per la nona volta

Le aziende del campione sono divise circa le modalità con cui conseguire miglioramenti nei workflow documentali:

 – la metà dei responsabili aziendali (49%) ritiene che l’ottimizzazione dei processi documentali sia più efficace se realizzata all’interno;

 – l’altra metà crede che per una gestione efficace di questi processi sia necessario l’intervento di uno specialista esterno.

La gestione dei cambiamento

Coinvolgere i dipendenti nella gestione dei cambiamenti da apportare ai processi documentali è fondamentale, ma le aziende non dovrebbero affidare la revisione dei processi esclusivamente ai dipendenti. Questo perché per realizzare miglioramenti concreti e duraturi nel tempo è necessario apportare modifiche ai flussi di lavoro, alle responsabilità e alla cultura aziendale e i dipendenti sono troppo immersi nella cultura esistente per riuscire ad introdurre cambiamenti significativi.

Spesso l’intervento di un professionista proveniente dall’esterno con esperienza nella gestione del cambiamento può costituire il modo migliore per raggiungere risultati significativi e duraturi nel tempo. Questa figura esterna dovrà operare a stretto contatto con i dipendenti tenendo in considerazione la loro esperienza e il loro punto di vista nella riprogettazione dei processi documentali.