La piattaforma Esker per la gestione documentale ha permesso al Gruppo di recuperare efficienza e risorse attraverso l’automazione del ciclo passivo, del ciclo attivo e alla conservazione sostitutiva dei libri contabili. Multicanalità e perfetta integrazione con SAP i fattori vincenti. I prossimi step: marketing, acquisti e gestione clienti.
Gruppo Cooperlat è tra i primi in Italia nella produzione e commercializzazione di latticini e prodotti lattiero caseari. Con 9 stabilimenti produttivi, 9 piattaforme distributive, 19 depositi e 3 centri di ricerca e sviluppo, il Gruppo copre in modo capillare l’intero territorio nazionale. Il quartier generale si trova a Jesi, in provincia di Ancona, da dove Cooperlat tiene le fila del Gruppo comprendente quattro società controllate, Fattorie Marchigiane, Colavev Valtellina, Clap Aprilia, Abit Piemonte, e una società estera collegata, Torre Cooperlat Grecia.
Il fatturato consolidato di Gruppo nel 2008 ha superato i 260 milioni di euro, con una crescita significativa rispetto ai 235 milioni di euro del 2007. La presenza sul mercato è legata a 2 marchi di rilievo nazionale e internazionale (Hoplà, TreValli) e 6 marchi locali (Latte Cigno, Fresco Marche, Colavev Valtellina, Latte Primavera, Latte Abit, Deltalat, Sibilla); circa il 9% del fatturato è prodotto all’estero, con una quota significativa in Grecia e in Svizzera.
La situazione iniziale e le esigenze
I sistemi informativi del Gruppo sono molto integrati nei processi aziendali e comunicano con il sistema Erp SAP/R3 legato in modo bi-direzionale alle applicazioni di supply chain, gestione documentale, sales agreement, intranet, e ai software specialistici di tracciabilità, MES, magazzino automatico, avanzamento produzione, rilevazione presenza, tentata vendita.
“In questo contesto, nel 2006, è nata all’interno del settore amministrativo l’esigenza di riordinare la gestione documentale comprendendo nell’ordine: il ciclo passivo delle fatture, la conservazione sostitutiva dei libri giornale e il ciclo attivo”, ha spiegato il Cio Serenella Ruggieri, Responsabile dei Sistemi Informativi del gruppo Cooperlat dal 2001.
Per quanto riguarda il ciclo passivo, i problemi da affrontare erano la protocollazione e l’ottimizzazione di circa 35mila fatture l’anno, la gestione di un workflow approvativo delle fatture che coinvolgeva 15 funzioni aziendali, lo smistamento agli addetti alla contabilità fornitore per aree di competenza, l’integrazione con SAP /R3, l’archiviazione dei documenti originali e la verifica delle attività in ritardo, la dematerializzazione e la conservazione sostitutiva.
La conservazione sostitutiva dei libri contabili riguardava invece le circa 150mila pagine/anno del libro giornale e le 12mila pagine/anno del libro IVA. Ancora più consistenti i numeri del ciclo attivo, la parte work in progress del progetto, basato su circa 200mila fatture Pdf l’anno, l’integrazione con SAP/R3, l’integrazione del ciclo attivo-passivo per le fatture intercompany, la distribuzione delle fatture multicanale, il workflow approvativo per i processi di fatturazione particolari.
“Per questo progetto – ha aggiunto Ruggieri – sono stati individuati cinque obiettivi primari: recupero di efficienza operativa, eliminazione o comunque riduzione della carta nei processi amministrativi, miglioramento della comunicazione aziendale, certificazione dell’iter approvativo e organizzazione del processo standard”.
Il commitment
Pur di fronte a un’esigenza iniziale di tipo prettamente amministrativo, si è fin da subito tenuto presente che l’iniziativa di mettere mano al workflow documentale doveva assumere i contorni di un “progetto aziendale”. La gestione delle fatture nel ciclo di acquisto, per esempio, richiedeva inevitabilmente un miglioramento a monte del ciclo approvativo: “Questo ci ha permesso di ottimizzare anche il ciclo degli acquisti, oltre a quello della fatturazione. Oggi – ha sottolineato Ruggieri – il commitment parte dalla Direzione generale dell’azienda e il progetto è arrivato a coinvolgere tutte le funzioni aziendali”.
La scelta del fornitore
La scelta del fornitore è durata qualche mese e ha preso in considerazione molteplici aspetti, sia tecnologici sia organizzativi. “E’ prassi di Cooperlat agire sempre con il sistema della software selection – ha sottolineato la Ruggieri – che in questo caso, dopo una prima scrematura, si è concentrata sulle proposte di tre operatori del settore”.
“La scelta finale ha premiato la soluzione di Esker perché in essa abbiamo individuato la totale copertura anche di esigenze funzionali che non erano immediate, ma che potevano trasformarsi ben presto in un’esigenza. La multicanalità ad esempio, indispensabile per Cooperlat nei rapporti con la grande distribuzione organizzata per lo scambio di dati in tempo reale. Questo aspetto è ben distinguibile in maniera modulare all’interno del prodotto Esker.
Un secondo elemento importante è stata la spiccata integrazione con SAP della soluzione Esker, il che significava la copertura delle esigenze immediate ma anche delle ipotesi future che, pur non essendo ancora presenti, erano tracciate nello scenario iniziale. Il terzo driver è stato il rapporto professionale con la società Filippetti Consulting & Technologies, con cui collaboriamo da anni, che ci ha fatto conoscere Esker”.
Il progetto
Il team di progetto è stato costituito sotto il controllo di uno steering Committee in cui sono entrati il Consiglio d’amministrazione, la Direzione Generale e il Comitato di Direzione di Cooperlat.
Nello staff di progetto, oltre al capo progetto Cooperlat e a quello del fornitore, hanno partecipato personale tecnico dei sistemi informativi dell’azienda ed i key users individuati nel personale delle funzioni aziendali coinvolti nei processi.
“Esker si è resa disponibile a dare supporto in tutte le fasi del progetto, cosa che è di fatto avvenuta, insieme al personale della società Filippetti”. Oltre alla parte tecnologica coperta dalla piattaforma DeliveryWare di Esker, a richiedere studio e attenzione è stata la gestione del cambiamento organizzativo, che a conti fatti ha avuto un impatto decisamente soft sull’attività aziendale.
“Tecnologia e processi sono stati presi in considerazione insieme – ha affermato la Ruggieri – in un percorso che ha messo al centro le persone con l’obiettivo di promuovere procedure e pratiche associate ai nuovi processi, incoraggiare i nuovi comportamenti e gli approcci culturali richiesti dal modello di business disegnato, facilitare la comprensione delle nuove funzionalità per un’efficace ed efficiente operatività quotidiana.
Come per ogni cambiamento, si è reso necessario un po’ di assestamento, ma le difficoltà per i 190 utenti IT aziendali sono state davvero minime. Un esempio: gli utilizzatori di SAP accedono ai documenti che passano attraverso Esker esattamente come lo facevano prima, senza nemmeno accorgersi dell’esistenza di un nuovo strumento”.
I risultati
Il riordino del ciclo passivo e della conservazione sostitutiva è iniziato a gennaio 2007, ha superato la fase di test a maggio ed è entrato in produzione collegato a SAP nel giugno dello stesso anno. Sei mesi in tutto. Forti dell’esperienza acquisita, il riordino del ciclo attivo è stato più rapido: gennaio 2008 il kick off, marzo il system test e aprile 2008 il collegamento a SAP con l’avvio in produzione.
“Gli obiettivi di progetto sono stati raggiunti con soddisfazione – ha affermato la dott.ssa Ruggieri – e alla luce della nuova situazione abbiamo potuto misurare una riduzione dei tempi di lavorazione dei documenti che ci ha permesso di ridurre il personale addetto alla gestione documentale, destinandolo ad attività più produttive. Altri benefici attesi che contiamo di quantificare a breve sono legati al recupero di efficienza e a una migliore gestione delle informazioni in azienda, grazie alla maggior facilità con cui i documenti possono essere gestiti e quindi anche rintracciati. Un altro goal segnato riguarda la dematerializzazione, come dimostra il minor consumo attuale di carta per la produzione di stampe”.
Progetti futuri
La scelta della piattaforma Esker è dipesa in buona misura dalla possibilità di allargare i benefici della dematerializzazione e di un workflow efficiente a tutte le aree aziendali interessate dalla gestione documentale. “Oggi l’attenzione è rivolta in particolare a tre aree: l’approvazione dalla bozza all’esecutivo dei progetti di ricerca e sviluppo che passano dal marketing; gli ordini al fornitore che interessano l’ufficio acquisti e i solleciti dell’Ufficio Clienti. Da questa nuova fase del progetto ci attendiamo una nuova iniezione di efficienza”, ha concluso Serenella Ruggieri.
