Danone Italia sceglie Metastorm e ICON per la gestione dei processi aziendali

Danone
Italia sceglie Metastorm e ICON per la gestione dei processi aziendali

Danone ha adattato
i processi aziendali e il flusso di organizzazione delle Risorse Umane in funzione
dalla Serbanes – Oxley, che prevede per ragione di sicurezza dei dati, che l’identità
IT del personale che lascia l’azienda venga cancellata in corrispondenza
del giorno d’uscita, con conseguente sospensione di tutti gli accessi
sensibili (intranet, posta elettronica, database, ERP ecc)

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Parte del Gruppo Danone –
76.000 dipendenti nel mondo e una presenza in oltre 120 Paesi, con un fatturato
2007 di 12,7 miliardi di euro – Danone è operativa in Italia dal
1966 con 350 dipendenti – di cui 100 nello stabilimento di Casale Cremasco
– e un fatturato, nel 2007, di 400 milioni di euro.

L’ESIGENZA
Danone ha deciso di uniformarsi alle richieste della Sarbanes-Oxley sia da un
punto di vista processi di business sia da quello IT. Questo è particolarmente
vero per tutta la gestione dei processi aziendali e del flusso di organizzazione
delle Risorse Umane. La legge, infatti, prevede – per ragioni di sicurezza
dei dati – che l’identità IT del personale che lascia l’azienda
venga cancellata in corrispondenza del giorno d’uscita, con conseguente
sospensione di tutti gli accessi sensibili (intranet, posta elettronica, database,
ERP ecc).

LA SOLUZIONE
Per gestire l’organizzazione dei processi aziendali, Danone ha scelto
il sistema di Business Process Management di Metastorm, in Italia erogato e
implementato da Icon.
Il primo flusso implementato permette la gestione dell’organizzazione
del personale consentendo le notifiche di creazione – e successivamente la cancellazione
– di tutti gli accessi alla rete e alle applicazioni, nonché la
modifica dei profili d’autorizzazione a fronte di cambi organizzativi,
nel rispetto delle regole di segregation of duty.
Il processo viene indicizzato per ruoli e prevede il coinvolgimento di tutti
i reparti interessati all’arrivo di nuovo personale aziendale: Risorse
Umane, Amministrazione (per benefit di tipo economico come i ticket), infrastructura
(per benefit come auto, cellulari ecc), Stage department (per la gestione degli
stagisti) e IT (per la gestione di tutta la dotazione hardware e software e
dei relativi users), oltre naturalmente al riporto gerarchico del nuovo assunto.

Gestito direttamente dalle Risorse Umane, il sistema – per ogni nuovo arrivato
– prevede, con un unico accesso, e invia in automatico una mail personalizzata
a ciascuna funzione coinvolta. Nella mail vengono elencate e ricordate le informazioni
connesse al ruolo aziendale del nuovo dipendente, permettendo così di
velocizzare l’ingresso e di programmare le attività.
Il flusso può essere utilizzato per:
– l’inserimento di nuovo personale (personalizzabile secondo la tipologia
di contratto: stage, assunzione a tempo indeterminato, assunzione a tempo determinato,
contratto a progetto o co.co.co.)
– la modifica del job title
– il cambio di livello aziendale
Lo scambio di informazioni avviene in base al ruolo aziendale e al livello di
coinvolgimento: le Risorse Umane hanno accesso a tutte le informazioni, gli
altri dipartimenti solo a quelle di stretta competenza diretta. In questo modo
la mappatura del personale non è delegata a singoli individui, ma è
riposta in un database centrale cui si accede per ruoli organizzativi e quindi,
di fatto, parte del know-how aziendale. Dal database è possibile estrarre
e visualizzare gli organigrammi tramite Ms Visio: l’interfaccia è
costituita da schemi già predisposti che creano gli organigrammi aziendali
e modellano direttamente i processi grazie ai diversi livelli di personalizzazione.

“Attualmente, dopo la fase di implementazione e di testing, il flusso
che regola tutte le variazioni organizzative vive di vita propria – conferma
Marco Ravasi, Responsabile dei Sistemi Informativi di Danone Italia –
e abbiamo un alto grado di soddisfazione per il servizio erogato, in quanto
permette di risparmiare tempo e e di avere sotto controllo le diverse attività”.

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Per quanto riguarda i cambiamenti di ruolo – regolarizzati dalla Segregation
of Duty (SOD) – il sistema segnala i cambi che la funzione IT deve controllare
direttamente rispettando tempi e i modi di gestione del profilo. Questo processo
è implementato con un tool apposito che si modella sul profilo dei ruoli
standard SAP a livello mondiale, confrontandoli nel database fornendo il numerico
dei potenziali conflitti di accesso. Il processo a valle dell’idenntificazione
dei conflitti è gestito tramite il BPM.

I VANTAGGI

Il principale vantaggio del flusso di gestione dell’organizzazione è
la possibilità di avere un database centrale aggiornato in tempo reale
su tutta l’anagrafica del personale Danone. Questo consente di velocizzare
qualsiasi processo connesso, poiché tutti i processi fanno riferimento
allo stesso database per i ruoli aziendali da coinvolgere.

PROSSIMI
PASSI

È intenzione di Danone Italia attivare a breve il BPM anche per le seguenti
procedure:
– Nuovi Fornitori (coinvolgendo le funzioni Acquisti, contabilità fornitori
e tutte le Direzioni)
– Nuovi Prodotti (coinvolgendo le funzioni marketing, R&D, qualità,
produzione e master data)
– Gestione Ricette Prodotto (coinvolgendo le funzioni marketing, R&D, qualità,
produzione e master data)
– Cambio Pack (coinvolgendo le funzioni marketing, legale e acquisti)
– Archiviazione contratti (coinvolgendo le funzioni legale, finance e acquisti)

“L’implementazione
di nuovi flussi tramite il tool di BPM ci sta dando molte soddisfazioni”
– commenta Ravasi – “un esempio per tutti è stata l’introduzione
della gestione dei nuovi punti di vendita dove abbiamo centralizzato le informazioni
nella mani della forza vendita esterna che, oggi, inserisce i dati richiesti
direttamente online e non più tramite fax o mail, consentendo l’avanzamento
della pratica alle fasi successive. Pensavamo di avere un impatto pesante con
l’introduzione di questo flusso invece non abbiamo avuto nessun problema
anche grazie al supporto di Icon che ci ha permesso di dimostrarne l’utilità.
Tutti hanno convenuto che poter vedere lo stato d’avanzamento delle richieste
in tempo reale consente agli uffici coinvolti di gestire al meglio le attività,
risparmiando tempo”.

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