Gruppo Amadori: la qualità anche nel Document Management grazie a Esker

Gruppo
Amadori: la qualità anche nel Document Management grazie a Esker

Gruppo Amadori,
uno dei principali player europei nella produzione e commercializzazione di
carni avicole, ha affrontato la gestione dei documenti (e delle informazioni)
con le soluzioni di Esker. Il punto di partenza? La sostituzione del vecchio
fax server.

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L’esigenza di gestire
il patrimonio di informazioni tipico di un’azienda molto distribuita sul
territorio e le richieste dei clienti della grande distribuzione hanno spinto
circa 2 anni fa Amadori a iniziare un articolato progetto di dematerializzazione
e gestione documentale che ha riguardato da principio i listini, poi le fatture
attive e via via si sta estendendo alle altre aree aziendali. Il via lo ha dato
incidentalmente la sostituzione del vecchio fax server – necessaria per
i raggiunti limiti di età e di efficienza del dispositivo – che
ha fornito l’occasione di riorganizzare in maniera complessiva e strategica
la gestione e la veicolazione dei documenti all’interno dell’azienda,
la conservazione degli stessi e il delivery delle fatture. Per il progetto,
tuttora in corso, l’azienda si è avvalsa delle soluzioni di Esker
attraverso Tecla.It Group, il partner che da anni collabora anche su altri fronti
con la struttura IT di gruppo Amadori.

Efficienza
e innovazione

“I driver
dell’iniziativa sono stati la volontà di introdurre efficienza
nelle aree e nei processi caratterizzati dalla circolazione di documenti, ma
anche la necessità di catturare, organizzare e gestire il patrimonio
informativo destrutturato che si trova su quei documenti e che per l’azienda
costituisce un valore,” afferma Gian
Luca Giovannetti, Direttore Sistemi Informativi e Organizzazione di Gruppo
Amadori. “Basti pensare ai listini dei prezzi, che, trattandosi di prodotto
fresco che viene acquistato e venduto nell’arco della giornata, subiscono
continue revisioni”. Come spesso succede, il via lo ha dato un incidente
di percorso. “Trovandoci del tutto casualmente nella necessità
di sostituire il fax server, abbiamo deciso che era arrivato il momento di fare
innovazione affrontando in modo ampio il problema della gestione dei documenti,
dedicando a questo la stessa attenzione che l’azienda dedica da sempre
ad altri aspetti legati all’IT, come ad esempio la business continuity
o il disaster recovery. Per questo motivo la nostra scelta si è orientata
su un fax server e su una soluzione come DeliveryWare, adeguati dal punto di
vista infrastrutturale all’importanza e alla serietà con cui intendevamo
dedicarci all’argomento”.

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Le informazioni sono un
asset strategico ed esse vivono su dei documenti – indipendentemente dal
supporto fisico degli stessi – che vanno lavorati, a volte prodotti, gestiti
e archiviati. “Le aziende stanno riconoscendo che la gestione documentale
è un’area ben precisa che merita di essere affrontata con soluzioni
IT specifiche”, ha sottolineato Carlo Visani, Presidente di Tecla Group.
“In questo senso credo che Amadori abbia colto l’opportunità
di iniziare un percorso di valore avvalendosi di una soluzione, come quella
di Esker, che ben risponde a questa esigenza. Certo senza dimenticare i delicati
aspetti organizzativi che sempre accompagnano i progetti di questo tipo”.

Tecnologia
e organizzazione

L’introduzione
del concetto di Document Governance in un’organizzazione complessa e distribuita
come Gruppo Amadori ha forti implicazioni organizzative, le quali si traducono
in ostacoli che si sommano alle difficoltà tecnologiche. Spesso accade
che queste ultime siano la parte del problema di più facile soluzione.
Più delicato è invece l’intervento sui processi. “Torniamo
al nostro fax server”, spiega Giovannetti. “Poiché in precedenza
solo un terzo dei 1500 potenziali utenti era raggiunto da questo servizio, l’introduzione
della nuova tecnologia ha comportato una revisione molto profonda dei processi,
che via via stiamo approfondendo prendendo in considerazione le altre fasi del
percorso documentale. Il risultato di questa prima fase dell’operazione,
dalla quale abbiamo ottenuto efficienza, riduzione dei costi e disponibilità
di risorse allocabili in occupazioni più strategiche, è dato dalla
somma dei due fattori: una tecnologia efficiente e una accurata gestione organizzativa”.

La prima fase è
stata l’analisi dell’esistente, a cui è seguito un progetto
a misura delle esigenze. All’implementazione tecnologica, sono seguite
quattro tappe:

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– il rilascio del
fax server alla popolazione di utenti già esistente,

– il processo di
evasione dei listini,

– il processo di
acquisizione degli ordini dai clienti,

– il rilascio della
soluzione anche a quella parte di popolazione inizialmente non raggiunta.

“Premesso
che tutti gli aspetti sono importanti, il processo di acquisizione degli ordini
clienti è il nostro fiore all’occhiello – aggiunge Giovannetti
– perché rappresenta la sintesi concreta di tutte le buone intenzioni”.
“Inizialmente lo abbiamo sperimentato su un primo cluster di cinque grandi
clienti che producono un numero non elevato di ordini, circa cinquanta, caratterizzati
però da una forte complessità dovuta alle dimensioni e alle particolarità
degli stessi. Il recupero di efficienza è stato importante e tangibile”.

Un progetto
di valenza aziendale

Il percorso incominciato
con la sostituzione del fax server è tuttora in divenire e da progetto
“amministrativo” si è trasformato in un vero e proprio progetto
aziendale. “I confini non li abbiamo volutamente messi”, sottolinea
Giovannetti, che aggiunge: “l’idea era di farne un progetto triennale,
ma credo che le evoluzioni saranno costanti e interesseranno diversi esercizi.
L’aspetto più significativo sta nel fatto che la componente tecnologica
non è predominante e comunque è stata risolta ricorrendo a un
partner valido e alle soluzioni più consone. Ciò che invece rende
questo progetto di valenza aziendale sono le ripercussioni organizzative e aggiungerei
culturali che si riflettono sulla sfera del business più che su quella
della tecnologia”.

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