In un ambiente tipico i documenti generati dalle applicazioni o dagli utenti finali avviano la stampa non appena vengono richiesti. Come risultato si ottiene che questi documenti arrivano alla stampante molto prima dei loro destinatari. I documenti sensibili che restano incustoditi su una stampante rappresentano un significativo rischio per la sicurezza. Essi delineano anche uno spreco di carta e denaro per l’azienda.
Le normative governative e le preoccupazioni sulla privacy stanno costringendo molte aziende a ripensare il modo in cui creare, distribuire e proteggere i documenti stampati. In altre aziende, le direttive di “fare di più con meno” stanno conducendo verso progetti di consolidamento dell’output aziendale che mirano a un minore costo dell’hardware e dei materiali consumabili.
Il nuovo prodotto di LRS Innovate/MFPsecure™ è progettato per affrontare queste e altre iniziative imprenditoriali migliorando nel contempo l’ambiente di output esistente.
Workflow di documenti supportati
“La soluzione Innovate/MFPsecure (http://www.lrs.com/eom/products/InnovateMFPs.aspx) – ha illustrato Samantha Turrin, Senior Manager, International Sales di LRS – fornisce il pull-printing guidato da un software in grado di supportare i flussi di lavoro dei documenti protetti sui nuovi dispositivi multifunzione Hewlett-Packard (HP). A differenza di un sistema di stampa normale i documenti in un ambiente protetto non vengono inviati a un dispositivo alla prima richiesta di stampa. Al contrario, essi rimangono in coda in modo sicuro sull’LRS® Enterprise Output Server fino a quando un utente finale arriva fisicamente al dispositivo di stampa e autentica la sua identità attraverso uno dei tre metodi sicuri a disposizione”.
Questo nuovo prodotto, per agevolare i flussi di lavoro dei documenti, utilizza la tecnologia Open Extensibility Platform (OXP) di HP. Le funzioni supportate vengono controllate tramite una interfaccia touchscreen sulla parte anteriore del dispositivo di uscita. Gli attuali flussi di lavoro includono:
Secure Delivery via VPSX—Consente agli utenti di selezionare uno o più documenti da stampare sul dispositivo. Una volta verificato l’ID dell’utente, il documento viene rilasciato dal server VPSX® e stampato.
Fast Secure Delivery via VPSX—Consente agli utenti di stampare immediatamente tutti i loro documenti senza selezionarli singolarmente dalla coda del VPSX.
Scan2Mail via VPSX—Gli utenti possono inserire documenti in uno scanner del dispositivo e inviarli a vari destinatari via e-mail. La consegna è controllata e monitorata utilizzando il sistema di controllo VPSX.
Scan2PCX—Consente agli utenti finali di scannerizzare documenti cartacei e memorizzarli automaticamente in una cartella specifica di PageCenterX ® per la visualizzazione. Per maggiori dettagli vedi l’articolo su Scan2PCX.
“Un elemento chiave nella gestione dei documenti protetti – ha proseguito Samantha Turrin – è la capacità della soluzione utilizzata di verificare l’identità del richiedente e la sua posizione prima di rilasciarli per la stampa, o permettendone un’eventuale scannerizzazione”.
Il prodotto Innovate/MFPsecure attualmente supporta tre metodi di autenticazione degli utenti:
• PIC (Personal Identification Code): un unico codice alfanumerico che l’utente inserisce tramite l’interfaccia touchscreen sul dispositivo multifunzione HP. Il PIC viene autenticato con le credenziali di Active Directory dell’utente prima di permettere un flusso di lavoro.
• Proximity card: molti impiegati utilizzano le Access Card per aprire le porte dell’edificio, timbrare presso l’orologio d’entrata, ecc. I dispositivi OXP che supportano “i lettori di schede universali” possono consentire a queste stesse carte l’autentificazione degli utenti per il recupero dei documenti in sicurezza.
• QR barcode scan: come mostrato nella immagine qui sopra, ogni dispositivo multifunzione sicuro è in grado di visualizzare un codice a barre QR sulla sua interfaccia touchscreen. Utilizzando un’App per smartphone, l’utente scatta una foto di questo codice QR, che lancia in background un processo di autenticazione.
“Per anni – ha concluso Samantha Turrin – LRS ha stretto una partnership con Hewlett-Packard (HP) per quanto riguarda il software di Enterprise Output Server. La nostra collaborazione più recente coinvolge questa soluzione denominata Innovate/MFPsecure™ che utilizza l’interfaccia di controllo OXP con la nuova serie di dispositivi multifunzione HP. Il software Innovare/MFPsecure fornisce una comunicazione bidirezionale in grado di trasmettere informazioni sensibili in modo sicuro tra il server LRS e gli utenti finali autorizzati. Il risultato è una maggiore sicurezza e un migliore controllo dei costi”.
In qualità di Silver Partner HP, LRS collabora con il personale tecnico e commerciale di HP, per rispondere alle esigenze dei comuni clienti.
