Il gruppo Michael Page, leader mondiale nel recruitment specializzato, ha scelto le soluzioni Esker in Spagna, Portogallo e Turchia per automatizzare la ricezione e l’invio dei propri documenti aziendali tramite fax e posta.
Automatizzando l’invio di oltre 36.000 fax con la soluzione Esker Fax ed esternalizzando l’invio di 12.000 fatture all’anno attraverso il servizio Mail on Demand, il gruppo Michael Page ha ridotto drasticamente il proprio consumo di carta insieme alle proprie spese.
Per rispondere ai criteri di produttività del gruppo, Michael Page ha voluto ottimizzare la gestione del volume crescente di propri documenti aziendali.
Ha scelto le soluzioni e i servizi di Esker che offrono un’unica piattaforma per semplificare i processi di gestione documentale, automatizzando questi processi e dotandosi di un’infrastruttura industriale.
“Grazie all’utilizzo del servizio Mail on Demand per l’invio delle 12.000 fatture ogni anno e a Esker Fax per ricevere e inviare oltre 36.000 fax realizziamo risparmi considerevoli: 240 kg di carta, ossia l’equivalente di quattro alberi; migliaia di euro in toner e manutenzione delle macchine.
In particolare, miglioriamo la nostra produttività, riducendo i tempi dedicati alla gestione, alla produzione e all’invio di queste fatture” ha spiegato José Ramón Muñoz, direttore sistemi informativi del gruppo Michael Page per il Sud Europa.
Integrazione fax/e-mail, posta in outsourcing: due tappe ben distinte
Iniziato a settembre 2007, il progetto di automatizzazione dei processi documentali si è svolto in due fasi:
▪ L’integrazione fax/e-mail: in un primo momento, Michael Page ha provveduto all’invio e alla ricezione di documenti via Fax over IP (FoIP) per gli uffici spagnoli e portoghesi.
Approfittando dell’infrastruttura di Voice over IP (VoIP) esistente, è stata intergrata la soluzione Esker Fax per Microsoft Exchange, permettendo l’invio e la ricezione di oltre 36.000 fax direttamente da Outlook. In un secondo momento, la gestione dei fax con Esker è stata anche implementata in Turchia.
▪ L’invio delle fatture in outsourcing: iniziata nel 2008, la seconda fase ha permesso di esternalizzare le fatture clienti in Spagna con il servizio Mail on Demand.
Le fatture vengono formattate dalla soluzione Esker DeliveryWare e inviate verso il centro di produzione di Esker in Spagna dove vengono stampate, imbustate, affrancate e consegnate in posta. Michael Page riceve poi le notifiche relative alla ricezione e/o non-ricezione di ognuna di queste fatture.
In seguito al successo di queste prime installazioni e grazie alla facilità con la quale il sistema permette di gestire i documenti, Michael Page ha esteso oggi l’utilizzo delle soluzioni alle filiali italiane e portoghesi per l’invio delle fatture clienti via posta.
«In Michael Page abbiamo sempre scelto la tecnologia. Grazie a Esker, l’invio di documenti via fax integrato, e-mail e posta esternalizzata ci permettono di guadagnare produttività, di ridurre le nostre spese e ci impegnano in un processo di sviluppo a lungo termine, riducendo il nostro consumo di carta e di consumabili» ha concluso José Ramón Muñoz, direttore sistemi informativi del gruppo Michael Page per il Sud Europa.
