Open Text, fornitore globale di soluzioni per l’enterprise content management (ECM), annuncia un altro nuovo importante elemento della propria strategia Enterprise 2.0; si tratta della nuova offerta software Open Text Social Media, l’ultima integrazione alla Suite ECM dell’azienda. Questa soluzione è un’intuitiva applicazione social media che offre agli utilizzatori nuove modalità per collaborare in modo produttivo attraverso il Web e i dispositivi mobili, rispettando allo stesso tempo i requisiti di sicurezza e conformità, in quanto il software è integrato in un più ampio sistema ECM aziendale.
Gli strumenti di collaborazione tradizionali, quali la posta elettronica, non sono adatti a collegare le persone all’interno dei social network, e questo fa sì che molti dipendenti decidano di adottare tecnologie social media maggiormente consumer oriented, con o senza il permesso dell’azienda. Se da un lato questi strumenti possono incoraggiare la produttività, dall’altro il loro utilizzo può generare problematiche di sicurezza, di protezione della proprietà intellettuale, di conservazione della conoscenza e di conformità. Per la prima volta, Open Text Social Media offre alle aziende un modo per gestire questi problemi, associando la tecnologia social media ad una infrastruttura di content management aziendale. La nuova soluzione si aggiunge ai prodotti di collaborazione di Open Text – disponibili nella Suite ECM di Open Text – ed offre una combinazione di soluzioni di collaborazione focalizzate sui documenti e una nuova soluzione che connette le persone ad altre persone e a contenuti all’interno di social network studiati per le aziende.
Inoltre, Open Text Social Media risponde alle esigenze dei sempre più numerosi lavoratori mobili, che richiedono soluzioni mobili per accedere ai sistemi aziendali fondamentali. Per essere veramente vincenti, le soluzioni social media devono poter offrire una ricca esperienza mobile. Open Text Social Media soddisfa questo requisito, grazie ad applicazioni mobili native, al momento disponibili per i dispositivi iPhone di Apple e BlackBerry di RIM; in futuro l’azienda prevede di fornire supporto anche per altri dispositivi.
“La crescita del numero di lavoratori virtuali e mobili, insieme al proliferare dei contenuti generati dagli utenti spingono le aziende a dotarsi di un nuovo modello di collaborazione aziendale. Open Text Social Media offre applicazioni social media per fornire un ambiente online sicuro dove dipendenti, clienti e partner possono incontrarsi, condividere, interagire e sperimentare il potere della conoscenza collettiva,” afferma John Myers, General Manager, Social Media di Open Text. “Questo nuovo componente della Suite ECM di Open Text permette alle organizzazioni di trarre vantaggio dalle nuove modalità di collaborazione in linea coniugandole con le strategie di record e content management delle aziende.”
“Come la maggior parte dei dipartimenti governativi federali, la nostra attività si basa sulla posta elettronica per aggiornare velocemente le persone coinvolte, conseguentemente dobbiamo inviare continui aggiornamenti e nuove versioni di documenti relativamente ai progetti, anche se questo vuol dire riempire caselle di posta elettronica già sovraccariche,” afferma Art Monette, Federal Judicial Affairs del Canada, una delle organizzazioni che hanno testato la soluzione in versione beta. “Open Text Social Media fornisce siti di progetto centralizzati con la possibilità di disporre dei profili degli utenti, dei feed di discussione, di documenti e di wiki – il tutto in un unico luogo dove tutti possono essere aggiornati. Già solo questo elemento ci permette di risparmiare molto tempo. La possibilità di organizzare i profili degli utenti con foto e informazioni utili è molto importante perché aiuta le persone dei diversi team di lavoro che si trovano in luoghi diversi a lavorare meglio insieme”.
Pronto per le aziende
Oggi le aziende devono rispondere a tutta una serie di requisiti normativi e legali; nasce dunque la necessità di dotarsi di soluzioni di record management, archiving, e discovery per contenuti elettronici come le email e i documenti. Open Text è leader mondiale in questo settore, e grazie all’integrazione della sua nuova offerta social media con i potenti servizi di contenuto presenti in Open Text ECM Suite, ora le aziende possono gestire in modo efficace le comunicazioni, quali discussioni, blog e wiki, utilizzando le stesse policy di sicurezza, di conformità e di archiviazione che vengono adottate per gestire email e altri contenuti. Meccanismi di sicurezza evoluti semplificano la gestione di chi ha accesso alle informazioni e consentono anche di condividere il contenuto in modo sicuro al di là del firewall, includendo clienti, partner e fornitori.
Semplice da utilizzare
Quando si tratta di lanciare internamente applicazioni social media, le organizzazioni devono affidarsi alle migliori offerte disponibili sul mercato. Nel tempo, cresce il numero di applicazioni e interfacce utente di cui l’azienda si è dotata, e questo può provocare confusione all’interno delle organizzazioni, oltre a risultare costoso. Open Text Social Media invece offre ai clienti un’interfaccia utente coerente ed integrata. Ciò significa, per esempio, che le informazioni utili come lo online status, le foto degli utenti e i profili siano sempre disponibili, indipendentemente dal contesto (in un wiki, in una discussione, in un’area per i documenti, ecc.). Tale uniformità abbassa i costi di manutenzione e installazione, migliora il tasso di gradimento e di uso da parte dell’utente e riduce l’esigenza di formazione.
Le principali funzionalità di Open Text Social Media includono:
Una dashboard personale – offre agli utenti una panoramica veloce delle community, “My People,” My Watches” e altri dettagli in sospeso e relativi allo stato.
Community – fornisce uno spazio virtuale dove un gruppo di persone può lavorare insieme elettronicamente, condividendo idee, opinioni e informazioni attraverso discussioni, la condivisione dei documenti e wiki.
Profili – permettono agli utenti di creare e modificare i loro profili, aggiungere una foto, aggiornare il loro stato e accedere ai profili di altri utenti. In automatico vengono creati mini-profili, con la possibilità di vedere il nome dell’utente, la sua foto, le informazioni di contatto e lo stato attuale senza bisogno di cliccare.
Blog e Microblog – gli utenti possono pubblicare un blog personale con i loro profili. Inoltre, possono creare, modificare e cancellare i loro post sul blog, oltre ad accedere e commentare blog di altri utenti.
Wiki – lo spazio per i wiki all’interno di una comunità offre un semplice sistema WYSIWYG. C’è la possibilità di creare link a diverse pagine, e un pannello per la navigazione automatica si sviluppa non appena vengono create nuove pagine. Gli utenti possono modificare, commentare, consultare versioni precedenti, inviare email, taggare e vedere pagine wiki.
Social Search – Una ricerca veloce distribuisce in contemporanea contenuti, persone e comunità pertinenti e mostra i risultati secondo una scala di importanza, rispettando le licenze. L’indicizzazione in tempo reale assicura risultati immediati e gestisce tutti i dati della community così come i più comuni tipi di file.
Mobility – gli utenti possono accedere alle informazioni della community attraverso dispositivi mobili come BlackBerry o iPhone.
