Top Consult, la società leader nella gestione elettronica dei documenti e nella conservazione sostitutiva degli stessi a norma di legge, ha reso disponibile la nuova soluzione “OCR Data Capture”, che collega fra loro cattura dei dati e gestione documentale ottimizzando così il data entry dei documenti cartacei. A questo scopo la piattaforma Top Media NED per la Navigazione Elettronica dei Documenti è stata integrata con le avanzate tecnologie data capture di Kofax, leader mondiale del settore.
La soluzione si rivolge soprattutto alla gestione del ciclo passivo aziendale, caratterizzato dall’arrivo per lettera o fax di grandi volumi di documenti come ordini, documenti di trasporto e fatture fornitori. Le informazioni vengono catturate dai documenti cartacei, rese elaborabili elettronicamente, archiviate e convogliate nei processi documentali e gestionali dell’impresa, fino alla conservazione sostitutiva a norma di legge dei documenti fiscalmente rilevanti.
“Con OCR Data Capture – afferma Pier Luigi Zaffagnini, Amministratore Top Consult – il data entry (che impegna oggi in amministrazione numerose persone) non è più un costoso collo di bottiglia ma diventa un processo di acquisizione rapido e privo di errori, spesso completamente automatico, che porta all’utente considerevoli vantaggi economici e di processo. La soluzione, il cui costo è legato al volume annuo di pagine trattate, già dal primo anno porta risparmi largamente superiori all’investimento necessario. Si può calcolare un risparmio del 50 per cento nella sola fase di data entry in contabilità (“prima nota”), al quale si sommano i risparmi delle fasi di normalizzazione delle fatture, di flusso approvativo e di conservazione sostitutiva fiscale”.
Con la nuova soluzione integrata, nella fase di acquisizione mediante barcode e scanner una fattura viene trasformata nella sua immagine elettronica e resa poi di più alta qualità con il sistema automatico Kofax Virtual Rescan. La successiva fase di riconoscimento, basata su tecniche OCR (Optical Character Recognition), comprende verifica e correzione, estrazione delle informazioni contenute nella fattura; i dati contabili estratti vengono quindi trasmessi al sistema gestionale per il caricamento automatico e le successive elaborazioni, mentre immagini elettroniche e dati sono archiviati nel sistema Top Media NED.
Le capacità di integrazione diretta del sistema documentale Top Consult con i vari sistemi gestionali (da SAP a Microsoft Dynamics, dal mondo Ibm ad Oracle) inseriscono facilmente i documenti nel flusso dei processi aziendali e consentono di ottimizzare, al di là della fase di acquisizione, l’intero ciclo passivo. Gli utenti possono facilmente ripescare tutti i documenti aziendali del ciclo tra loro correlati e “navigare” al loro interno; ed è inoltre possibile effettuare la conservazione sostitutiva a norma di legge di ordini e fatture, note ed allegati, con le soluzioni e i servizi Lex di Top Consult che hanno fatto la “storia” di questi procedimenti in Italia.
La soluzione OCR Data Capture di Top Consult si rivolge sia alle aziende che già utilizzano Top Media NED per la gestione elettronica e la conservazione sostitutiva dei documenti, sia alle aziende clienti di Kofax, sia a quelle che intendono affrontare l’automazione del ciclo passivo partendo da zero con la gestione documentale.
Nel primo caso i clienti Top Consult possono sfruttare facilmente la soluzione nelle fasi di acquisizione mediante il nuovo modulo QCapture OCR, che cattura otticamente le fatture e i loro dati passandoli al sistema gestionale sotto la supervisione di QManager, abbattendo così i costi di data entry. Per chi utilizza già le soluzioni Kofax di scansione, riconoscimento, classificazione e caricamento nel gestionale, sono disponibili invece le offerte Top Media Lex per Kofax (che aggiunge la conservazione sostitutiva alle soluzioni OCR già attive) e Connect per Kofax (che consente di integrarsi direttamente con il sistema Top Media NED per realizzare la gestione elettronica dei documenti).
