Un invito alle aziende europee a partecipare al dibattito sull’e-invoicing

Secondo Ricoh le aziende europee dovrebbero ‘far sentire la propria voce’ e partecipare alla consultazione avviata dalla Commissione Europea sull’e-invoicing. Se correttamente implementata la fatturazione elettronica porta a risparmi e vantaggi significativi, come emerge dall’esperienza di Dalkia

A cura di Martin Hurley, Vice President and General Manager, Outsourcing Services di Ricoh Europe

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In questo momento l’e-invoicing è sotto tutti i riflettori, poiché l’Agenda Digitale Europea ha fissato per gennaio 2013 il termine per la piena parificazione tra le fatture cartacee e quelle elettroniche. Il Parlamento Europeo ha inoltre stabilito una serie di misure affinché a livello europeo la fattura elettronica sia resa obbligatoria entro il 2016 nel settore pubblico. La consultazione della Commissione Europea sulla fatturazione elettronica negli appalti pubblici, che termina il 14 gennaio 2013, è una pietra miliare e dovrebbe entrare nell’agenda di tutti i business leader. L’e-invoicing aumenterebbe l’efficienza della supply chain grazie a una migliore gestione delle informazioni e della qualità del servizio.

Ci sono ancora però una serie di questioni da risolvere, come ad esempio le differenze tra le normative, le procedure e le policy dei vari paesi. In particolare, le regole sulla tassazione, che variano da Paese a Paese, non consentono alle aziende di cogliere i benefici dell’e-invoicing quando lavorano con clienti o fornitori oltreconfine. L’impatto per le aziende che lavorano a livello internazionale è quindi notevole.

Inoltre, esistono molti sistemi e processi implementati dalle singole aziende e dal settore pubblico nei differenti stati membri. Affinché le normative e le pratiche che verranno sviluppate riflettano le best practice di tutta l’Unione Europea, è importante che le imprese di tutti i settori e di tutte le dimensioni partecipino al dibattito. Lo scenario ideale dovrebbe prevedere un benchmark comune – in modo che tutti i processi di fatturazione siano conformi a uno standard che risponda alle esigenze di tutti gli enti tributari – e consentire alle aziende di gestire al meglio i workflow e le attività.

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Ci sono tre aspetti chiave che dovrebbero essere considerati dalle aziende che stanno prendendo parte alla consultazione dell’Unione Europea e che si stanno preparando a migrare dal cartaceo al digitale.

1. Focalizzarsi sull’intero processo

Per le aziende è fondamentale considerare l’intero processo di fatturazione e non semplicemente l’output finale. Le organizzazioni hanno necessità di processi e procedure definite in modo che la fatturazione sia integrata nei flussi informativi dell’azienda. Questo facilita tra l’altro il passaggio all’e-invoicing. L’Unione Europea deve tenere in considerazione il fatto che le imprese non possono passare dalla carta al digitale dall’oggi al domani. Questo cambiamento richiede differenti step e le imprese hanno bisogno di implementare un processo per la gestione integrata della carta e del digitale. In questo modo le imprese e i loro clienti/fornitori hanno il tempo di trasformare le modalità di lavoro e prepararsi al passaggio al digitale. Si tratta di una sfida per molte organizzazioni, indipendentemente dai volumi di fatture da processare.

2. Evitare di focalizzarti esclusivamente sulla tecnologia

Il cambiamento descritto non si attua semplicemente implementando nuove tecnologie e focalizzandosi sull’interoperabilità dei sistemi. La consultazione dell’Unione Europea non dovrebbe imporre l’utilizzo di particolari sistemi o tecnologie per tutta l’Europa, ma puntare ad abbattere le barriere che ostacolano l’efficienza nelle aziende. Dal momento che la fatturazione è un importante processo di business, non è possibile pensare di risolvere la questione esclusivamente con la tecnologia. I sistemi IT dovrebbero essere sempre messi in relazione con l’intero processo di fatturazione, con i flussi informativi e con le persone che li gestiscono.

3. Affidarsi a esperti

Le aziende non sono sole nell’affrontare il passaggio dalla carta al digitale. Cambiare un processo di business richiede tempo e non dovrebbe impattare negativamente sullo svolgimento delle attività quotidiane. Un fornitore esperto di processi documentali può gestire il passaggio e l’azienda può concentrarsi sul proprio core business e sui clienti.

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Mediante la consultazione la Commissione Europea vuole ascoltare le aziende, raccogliere la loro opinione e comprendere le sfide che si trovano ad affrontare per garantire la massima interoperabilità dei processi e delle tecnologie. L’interoperabilità migliora il ritorno sull’investimento, perché l’implementazione della fatturazione elettronica è più veloce, e facilita lo scambio di informazioni tra le aziende. La sfida per la Commissione Europea sta nel riuscire a mantenere un approccio globale e integrato, anche contando sul supporto di un esperto indipendente e qualificato così che le policy sviluppate rispondano alle esigenze delle aziende. Se implementata in maniera corretta, la fatturazione elettronica consentirà alle aziende europee di ottenere interessanti benefici e opportunità.

L’esperienza di Dalkia

Dalkia – un cliente Ricoh del settore di servizi di pubblica utilità, con un fatturato di 8.6 miliardi di euro e attività in 42 differenti Paesi – ha risparmiato 200.000 euro all’anno passando alla fatturazione elettronica a livello globale. Grazie all’e-invoicing per l’azienda è più semplice ottemperare alle normative e gestire gli auditing, poiché le fatture vengono processate entro 24 ore dalla ricezione e i documenti sono aggiornati, affidabili e sempre disponibili.