Esker ha annunciato di essere stata scelta da Wega, trading company e filiale di Groupe Bergère de France che realizza e vende abbigliamento di lusso, prêt-à-porter di brand differenti, tra i quali Lilith, per automatizzare il ciclo di approvazione delle proprie fatture fornitori
Nonostante il volume esiguo di fatture, circa 500 al mese, la soluzione Esker Accounts Payable ha consentito a Wega di ottenere una serie di benefici, come ad esempio la possibilità di ottimizzare il workflow approvativo tra i vari siti in Francia e negli Stati Uniti e la tracciabilità in tempo reale.
Ogni sede Wega (numerose in Francia e una a New York) riceve le proprie fatture fornitori, che a loro volta devono essere approvate dall’headquarter a Bar-le-Duc, in Francia. In precedenza, ogni fattura veniva inviata da DHL due volte al mese a Bar-le-Duc per essere approvata e re-inviata alla sede di origine per effettuare il pagamento. Questo processo, non contemplando la possibilità di tracciare le fatture, era diventato molto costoso in termini di tempo e denaro e costringeva Wega a prendere in considerazione soluzioni alternative per essere più efficiente e produttiva nel proprio processo di validazione delle fatture. Grazie al contributo del partner Esker, Cegid, la cui applicazione per la contabilità era già installata presso Wega, l’azienda ha scelto Esker per la possibilità di integrazione senza difficoltà con il software per la contabilità Cegid.
“Per motivi finanziari e di tracciabilità, dovevamo eliminare il traffico dei documenti. La struttura decentralizzata e i numerosi fornitori rendevano complessa la gestione delle fatture” ha affermato Patrice Olivier, CIO, Groupe Bergère de France. “Esistono molte soluzioni di automatizzazione dei processi documentali, ma è davvero difficile integrare la maggior parte di queste con i software per la contabilità. È stato fondamentale per noi trovare una soluzione di automatizzazione delle fatture fornitori che potesse interfacciarsi senza problemi con la nostra applicazione Cegid — Esker rispondeva perfettamente alle nostre esigenze”.
Volume ridotto di fatture, benefici significativi
Oggi Wega automatizza la gestione delle fatture fornitori provenienti da diversi workshop e showroom negli Stati Uniti, a Parigi e a Bar-le-Duc. Ogni sede riceve le proprie fatture localmente, dove vengono scansionate; i contabili verificano e completano le fatture, lette e riconosciute dalla soluzione Esker, con i dati mancanti o corretti. Inviano poi le fatture per il workflow di approvazione al pagamento e, una volta approvate, si integrano in automatico nella soluzione Cegid.
Esker ha permesso a Wega di ottenere una serie di benefici tra i quali:
– Maggiore produttività
– Costi di affrancatura ridotti
– Maggiore affidabilità — i dati vengono ora integrati in automatico
– Migliore tracciabilità — i fornitori hanno piena visibilità su ogni singola fattura in tempo reale
– Minori ritardi nei pagamenti — un mese di tempo risparmiato nella gestione delle fatture; no ritardi nei pagamenti ai fornitori; Wega è in grado di recuperare prima l’IVA
“Dall’implementazione della soluzione Esker all’integrazione con Cegid, tutto è andato perfettamente e nel rispetto dei tempi previsti”, ha dichiarato Olivier. “È stato probabilmente il nostro staff contabilità fornitori a trarre maggiori vantaggi dall’utilizzo della soluzione Esker. Grazie alla tracciabilità delle fatture è possibile seguire ogni singola fase del processo e abbiamo ora ridotto i tempi di gestione delle nostre fatture fornitori di circa un mese!”
Nella seconda fase del progetto verrà esteso l’utilizzo della soluzione Esker oltre Wega all’intero Groupe Bergère de France.
