Case History – Gruppo Coin sceglie Infor per la gestione degli asset

La manutenzione sui punti vendita è il punto di partenza di un sistema di asset management integrato che garantisce il miglioramento della performance

 

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Gruppo Coin sceglie Infor per la gestione degli assetGruppo Coin (www.gruppocoin.it) è leader in Italia nel retail abbigliamento e opera sul mercato italiano e internazionale con i marchi OVS, Coin, Upim, Iana ed Excelsior Milano con un totale di mille e 137 punti vendita. Tra gli asset da gestire nei punti vendita dei diversi brand di Gruppo Coin si trovano impianti di condizionamento, impianti elettrici, di rilevazione fumo, di allarme, antincendio, di sollevamento e la componente hardware dei sistemi di trasmissione dati, la cui manutenzione è da sempre delegata a circa venti aziende esterne che operano sotto lo stretto coordinamento del Gruppo. La gestione delle attività di manutenzione è sempre stata effettuata con il supporto di fogli Excel e file Word e attraverso email, sms e chiamate telefoniche.

L’assenza di strumenti specializzati rendeva impossibile controllare e analizzare in modo preciso i costi effettivi e l’efficienza complessiva del servizio. I siti interessati non sono di grandi dimensioni e non richiedono la presenza fissa di uno specialista interno di manutenzione. Per poter controllare e monitorare la situazione occorre quindi gestire una triangolazione di compiti e responsabilità tra il sito che genera la chiamata, la società esterna che riceve la chiamata ed effettua l’intervento e la struttura tecnica interna.

Nel corso del 2009, vista la limitatezza degli strumenti a disposizione, Andrea Scussel, responsabile dei servizi tecnici di gruppo Coin, e il suo team decidono di stabilire una serie di obiettivi: creare un database partendo dall’anagrafica degli asset presenti nei diversi punti vendita; gestire le informazioni e i flussi informativi delle operazioni legate alle attività di manutenzione; controllare e contenere i costi per i quali era necessario uno strumento informatico adeguato. A seguito di una software selection, a fine 2009, il Gruppo Coin sceglie Infor EAM Enterprise (it.infor.com), una soluzione di gestione degli asset aziendali con architettura web che consente di gestire il ciclo di vita degli asset aziendali e agevola il loro rendimento ottimale, implementata da Know-How (www.know-how.it), partner di Infor. Nel 2011 il sistema era operativo. L’architettura del sistema prevede l’accesso via web all’applicazione dai singoli punti vendita. L’anagrafica del sistema è in rete e collegata al singolo negozio, il cui direttore può vedere lo stato dei diversi asset e la programmazione degli interventi previsti, con le eventuali variazioni introdotte dai fornitori dei servizi in funzione dei loro impegni. Le anagrafiche dei punti vendita vengono aggiornate automaticamente da ogni intervento di manutenzione ordinaria o straordinaria consentendo di tenere traccia dei costi degli interventi e dei materiali impiegati. Questo porta a ottenere una situazione aggiornata, consultabile e gestibile degli asset, punto di partenza di un sistema di asset management integrato.   

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In futuro, con una quantità significativa di dati, sarà possibile effettuare analisi storiche e di dettaglio sui singoli asset, utilizzare tecniche e strumenti di business intelligence, analizzare le attività svolte e controllare in modo più preciso costi, tempi e modalità degli interventi, in modo da verificarne la coerenza rispetto alle condizioni contrattuali e agli SLA definiti con i fornitori dei servizi di manutenzione. «Siamo soddisfatti sia di EAM Enterprise, sia di Infor. L’applicazione – afferma Scussel – ha mantenuto fede a tutte le promesse, ed è diventata un insostituibile strumento di controllo e un importante punto di riferimento per l’azienda. Infor ha saputo ascoltare le nostre richieste e ha favorito la costituzione di un team di lavoro che si è mosso sulla base delle nostre esigenze e le ha tradotte nelle soluzioni più adeguate».

Il progetto basato su EAM Enterprise non è concluso, ma prevede una serie di nuovi passi, tra cui  la copertura dei punti vendita Upim, e nuove implementazioni, a partire dall’integrazione su dispositivi mobili di tutte le attività e le operazioni effettuate dalle società esterne.