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Soluzioni e servizi per la gestione dei flussi documentali in formato elettronico con pieno valore legale. La società è il primo Ente Certificatore in Italia e leader per i processi di conservazione sostitutiva dei documenti a norma di legge e per i servizi di Posta Elettronica Certificata. InfoCert (www.infocert.it) offre soluzioni per la gestione di informazioni e documenti digitali sempre allineate alla normativa, visto che l'organizzazione paperless, ovvero priva di carta, diventerà presto una realtà, anche grazie al legislatore che sta accelerando questa trasformazione. «I documenti elettronici - spiega Fabiana Vudafieri, direttore marketing e sviluppo mercato di InfoCert - oggi possono avere lo stesso valore di quelli cartacei, e le moderne tecnologie consentono di gestirne l’intero ciclo di vita in modo sempre più semplice ed efficace, permettendo alle organizzazioni di abbattere i costi e incrementare efficienza e produttività. L’importante è rispettare sempre i dettami normativi che regolamentano i diversi passaggi. Il nostro punto di forza è rappresentato proprio dalla competenza in tema di compliance, visto che, oltre a fornire soluzioni e servizi per la dematerializzazione dei flussi documentali, siamo il primo Ente Certificatore in Italia con oltre 3 milioni di certificati di firma digitale, 250mila caselle di Posta Elettronica Certificata (Pec) e più di 200 milioni di documenti conservati in modalità sostitutiva». InfoCert, quindi, fornisce soluzioni di gestione documentale che garantiscono il valore legale dei documenti elettronici in ogni fase del loro ciclo di vita: creazione, consultazione, trasmissione e conservazione. Con un capitale sociale di 25 milioni di euro, un fatturato 2009 di 30 milioni, InfoCert si pone ambiziosi obiettivi di crescita, come testimonia l’acquisizione di KLever, società di consulenza specializzata in soluzioni di Enterprise Content Management. «Continueremo a fare alleanze mirate - dichiara Vudafieri -, perché il nostro intento è quello di proporre al mercato, sia direttamente che attraverso una qualificata rete di business partner, un ventaglio di soluzioni e servizi in grado di rispondere alle esigenze di dematerializzazione di grandi organizzazioni, imprese, Pubblica amministrazione, associazioni, ordini professionali e professionisti».

Certificatori… certificati
Non è solo un gioco di parole: un Ente Certificatore deve essere il primo a dare l’esempio, applicando nella maniera più rigorosa gli standard di riferimento. «E’ quello che facciamo da sempre investendo ogni anno ingenti risorse per stare al passo con gli standard qualitativi più avanzati - assicura Maria Beatrice Zanellato, responsabile della struttura organizzativa compliance e organizzazione aziendale di InfoCert -. Il modello seguito è quello Pdca (plan, do, check and act), studiato per migliorare costantemente i processi e l’utilizzo delle risorse, e viene applicato a ogni livello, visto che abbiamo ottenuto la certificazione Iso 9001 per tutti i processi aziendali. Abbiamo anche adottato un codice etico rispondente ai criteri previsti dal decreto legislativo 231/01 che stabilisce la responsabilità di un’impresa nel caso di comportamenti scorretti messi in atto da risorse interne o da terzi operanti per conto dell’azienda. Abbiamo inoltre avviato l’iter per la certificazione Iso 27001, che definisce i requisiti per un sistema di gestione per la sicurezza delle informazioni a livello globale, e non solo informatico, ambito in cui i criteri di protezione e affidabilità da noi adottati sono già elevatissimi. Basti pensare che tutte le nostre sedi sono interconnesse da una rete Mpls (Multi protocol label switching, ndr) multifornitore ridondata ad alta velocità e ad alta affidabilità e che i nostri due data center di Padova e Milano adottano i più rigorosi criteri di sicurezza fisica e logica». Un impegno globale, dunque, che testimonia il rigore, la trasparenza e il senso di responsabilità che caratterizzano l’operato di InfoCert.

Le soluzioni InfoCert
I modelli adottati da InfoCert assegnano sempre al cliente un ruolo predominante: la piena comprensione delle esigenze e la progettazione di soluzioni personalizzate rappresentano infatti il punto di partenza per raggiungere l’eccellenza. L’offerta dell’azienda si declina in famiglie di prodotti e soluzioni basate su tecnologie di ultima generazione. Si parte da LegalCycle, la soluzione flessibile e scalabile che permette di gestire, condividere e archiviare in formato elettronico ogni tipologia di documento, mantenendo sempre il valore legale; un sistema di workflow integrato consente inoltre l’ottimizzazione dei processi e offre viste aggiornate in tempo reale sullo stato di avanzamento degli stessi. Libri bollati, registri Iva, schede contabili, fatture e molte altre tipologie documentali possono essere conservati in formato digitale con piena validità legale in modalità sostitutiva grazie alle soluzioni LegalDoc, con delega a InfoCert della “responsabilità della conservazione”. In tal modo, il cliente è sollevato da tutti gli oneri e dalle procedure di sicurezza, salvataggio, verifica periodica dei supporti, apposizione di firme digitali e marche temporali previsti dalla normativa in materia di conservazione. Oggi questo è possibile anche per il Libro Unico del Lavoro, per la gestione del quale InfoCert ha studiato la soluzione LegalHR che garantisce la numerazione sequenziale delle pagine del libro, gli strumenti utili all’apposizione della firma da parte del responsabile amministrativo del Libro e la conservazione sostitutiva di tutti i documenti (cedolini, note spesa, …) compresi nel libro. Un altro punto di forza dell’offerta InfoCert è la famiglia LegalCert, che comprende servizi e soluzioni di certificazione digitale e sicurezza. Grazie a LegalCert è infatti possibile apporre ai documenti elettronici la firma digitale che ha lo stesso valore legale della firma autografa. InfoCert continua a studiare modalità sempre più efficaci per semplificare l'utilizzo della firma digitale: dopo aver introdotto Business Key, la chiavetta Usb innovativa, per avere sempre con sé la propria firma digitale. All’inizio dell’anno ha lanciato il servizio LegalCert Remote Sign, che svincola completamente la firma digitale da qualunque dispositivo, permettendo ai clienti la scelta del dispositivo hardware più idoneo al processo di business. Per la Posta Elettronica Certificata, InfoCert propone una serie di servizi professionali per ogni tipologia di utente: Legalmail, la casella certificata con servizi come l'archivio di sicurezza e la notifica Sms; Legalmail HUB, per professionisti e associazioni, per presidiare e gestire più caselle Legalmail contemporaneamente, Legalmail Multiutente e Legalmail Massiva, per rispondere a ogni esigenza nelle comunicazioni a valore legale. LegalForm, infine, consente la pubblicazione e compilazione di moduli online in modo semplice e veloce, facilitando la consultazione e l’elaborazione delle informazioni raccolte. Completano l’offerta di InfoCert servizi di consulenza di processo e archivistica, nonché servizi di system integration e di Business process outsourcing, perché affidare a un fornitore di comprovata affidabilità le complessità legate alla compliance può rappresentare oggi la scelta migliore. foto di Gabriele Sandrini