Ricoh Document Governance Index 2012, la ricerca indipendente condotta da Coleman Parkes Research e commissionata da Ricoh Europe, ha coinvolto oltre mille dirigenti di grandi, medie e piccole aziende a livello europeo con l’obiettivo di evidenziare le criticità che stanno affrontando le organizzazioni nella gestione dei processi documentali
Dall’analisi della ricerca Ricoh Document Governance Index 2012 emerge chiaramente che esiste una diffusa esigenza di una governance documentale. La gestione dei processi – si afferma – non può essere improvvisata, ma necessita di una vera e propria strategia che coinvolga trasversalmente l’intera organizzazione. Eppure, sebbene il miglioramento dei processi documentali critici sia ormai considerato un fattore decisivo per il raggiungimento di un vantaggio competitivo, le organizzazioni non hanno ancora implementato una strategia adeguata al raggiungimento degli obiettivi.
Soltanto una continua e costante revisione complessiva dei flussi di lavoro e delle tecnologie e risorse associate può garantire un miglioramento dell’efficienza in relazione agli obiettivi di business. E’ fondamentale, si afferma nel rapporto, avere le competenze per acquisire una mappatura dettagliata delle dinamiche aziendali poiché solo un’attività di questo genere è in grado di mettere le organizzazioni nella condizione di individuare gli interventi più opportuni da compiere.
Analizzare i propri asset strutturali e infrastrutturali e, quindi, comprendere quali risorse sono utilizzate nel modo corretto, è il percorso virtuoso che può assicurare la governance e l’ottimizzazione delle performance aziendali.
Un esempio di quanto appena detto è la dematerializzazione, un concetto e una pratica che si è imposta all’attenzione generale delle organizzazioni, sia pubbliche che private, per la capacità di introdurre nuova efficienza e produttività grazie alla possibilità di traslare il documento da una logica cartacea a una logica digitale. La tecnologia ha fatto passi da gigante in questi ultimi anni e ha consentito alle aziende di procedere a una migrazione dal vecchio al nuovo mondo. Tuttavia, come sempre accade, la tecnologia di per sé non può garantire nuova efficienza se non viene supportata da una revisione e re-ingegnerizzazione dei processi in modo tale da mettere a punto un sistema di produzione che sappia coniugare le potenzialità della digitalizzazione. Ovvero, per avere successo, e ottenere concreti risultati e miglioramenti in termini di produttività ed efficienza, come dimostrano le esperienze derivate da progetti di dematerializzazione, non basta agire sulla leva tecnologica, ma occorre definire modalità di processo coerenti con il paradigma digitale. In altri termini, non si deve correre il rischio di contrastare la burocrazia cartacea sostituendo a essa una burocrazia digitale. La dematerializzazione, così come la gestione documentale nel suo complesso, acquisiscono un valore competitivo nel momento in cui si ha il coraggio di ridefinire l’organizzazione del lavoro in un’ottica di valorizzazione dei processi a essi associati.
Sfruttare le potenzialità delle nuove tecnologie
«I processi documentali – afferma Davide Oriani, ceo di Ricoh Italia – sono un elemento strategico e prioritario all’interno delle organizzazioni. I flussi di lavoro che sottendono questo tipo di processi costituiscono le modalità attraverso le quali viaggiano e si distribuiscono informazioni all’interno di un ecosistema aziendale. Sono processi, la cui gestione determina l’efficienza o inefficienza dell’organizzazione. I progressivi cambiamenti avvenuti negli ultimi anni mettono le aziende di fronte a nuove sfide mentre emergono nuove complessità. Da una parte la possibilità di trarre vantaggio da paradigmi di distribuzione ed erogazione di nuova generazione, come il cloud, dall’altra la questione del big data, ovvero come gestire grandi volumi di dati eterogenei, non strutturati e multimediali. Infine, la diffusione di massa di dispositivi mobili, quali smartphone e tablet». L’affermazione di questo scenario solleva opportunità e rischi. Sebbene le aziende dichiarino di avere introdotto nel proprio ecosistema informativo tecnologie avanzate, di ultima generazione, non si ravvisa un proporzionale indice di soddisfazione. Perché? Per il semplice motivo che le organizzazioni non riescono a sfruttarne appieno le potenzialità. La causa di tutto ciò risiede prevalentemente nella scarsa integrazione con l’esistente, con le architetture tradizionali e legacy, ovvero con tutte quelle risorse ereditate dal passato, e frutto di investimenti pregressi, che tuttora supportano il core business aziendale.
Il cloud, per esempio, come si evince dalla ricerca, è una prospettiva tecnologica che sta guadagnando apprezzamento. Il 70% delle aziende dichiara di utilizzarlo per consentire ai mobile worker di gestire i processi documentali mediante smartphone e tablet. Eppure alla domanda “Il cloud ha semplificato oppure complicato la gestione dei documenti?”, le risposte delle aziende si dividono esattamente al 50%. Se da una parte esiste una crescente necessità di rendere le nuove emergenti tecnologie parte integrante del proprio tessuto informativo, manca la capacità di metabolizzarle in un’adeguata logica di processo. E’ importante che tutto questo avvenga, e in modo rapido, poiché, come sottolinea un recente report di IDC, è essenziale evitare impatti negativi nell’introduzione di device mobili nella gestione dei processi documentali critici. Come procedere? Occorre fare in modo che i processi documentali possano convivere e operare in simbiosi con i dispositivi mobili.
Questo, purtroppo, non accade ancora, se non per eccezioni. Secondo i risultati della ricerca, i lavoratori che operano nel front office dispongono di dispositivi mobili e delle tecnologie più avanzate (il 72% degli intervistati dichiara che la propria società utilizza smartphone per le attività di front office e il 69% dispone di tablet), ma si evidenzia un diffuso e preoccupante gap con il back office. Manca, dunque, come viene ampiamente sottolineato nella ricerca, un approccio integrato alla gestione dei processi con conseguenti, inevitabili colli di bottiglia. Il front office è efficiente e strutturato per inviare informazioni al back office, ma quest’ultimo non è organizzato per riceverle ed elaborarle in modo efficiente.
Adattarsi ai cambiamenti, allinearsi agli obiettivi di business
La trasformazione costante dell’ecosistema aziendale, le dinamiche che determinano le attività di un qualunque business, sono fattori che incidono profondamente sulla competitività di un’azienda. «Di fronte a questo scenario – commenta Davide Oriani – diventa indispensabile essere il più possibile reattivi, sapere modellare i propri processi in funzione del cambiamento. Ciò significa avere delle organizzazioni in grado di adattarsi a modifiche di contesto economico, di relazioni e rapporti, compresi aspetti legali e di conformità. Dall’inchiesta emerge che i fenomeni che destano le maggiori preoccupazioni, relativamente all’impatto sui processi aziendali, sono essenzialmente tre: il big data, la molteplicità di fornitori e partner e l’espansione in nuovi mercati, soprattutto quelli emergenti». Per quanto riguarda il big data, la sfida si ritiene consista nello sviluppare sistemi ibridi in grado di gestire volumi di dati, cartacei e digitali, in costante progressione. Molteplicità dei fornitori implica, invece, riuscire a razionalizzare il processore documentale, standardizzare dove possibile la produzione, attenuare i costi associati alla personalizzazione richiesta per singoli settori di industry e aree geografiche implementando sistemi altamente automatizzati ed efficienti. Infine, espansione in nuovi mercati si traduce nella capacità di adattamento alle richieste dei singoli mercati. Insomma, tutti questi fattori, iniziano a esercitare, all’interno delle organizzazioni, pressioni che fino a qualche anno fa non si erano ancora del tutto evidenziate. Le aziende non sono ancora del tutto preparate ad affrontare queste sfide. Il processo di adeguamento e allineamento rispetto alla maggiore complessità di mercato, si sottolinea nella ricerca, non procede come dovrebbe.
Un partner per la governance documentale
A distanza di tre anni dall’ultima rilevazione, appare che l’incremento del numero di aziende che dichiarano di avere in essere una adeguata strategia per la gestione dei processi digitali è stato del 4%, equivalente al 43% contro il precedente 39%. Si rileva, quindi, un ritardo nel realizzare una strategia coerente con l’assimilazione di nuove tecnologie e nuovi obiettivi di business. «L’opinione di Ricoh – dice Davide Oriani – è che una strategia di questo tipo possa essere definita e implementata soltanto con l’aiuto di una consulenza esperta, in grado di definire obiettivi di efficienza in tutte le aree di business. D’altra parte, la ricerca conferma come l’attenzione delle aziende si stia gradualmente spostando da un obiettivo di mero contenimento dei costi ed efficienza operativa, ad aspetti che riguardano la gestione del rischio così come l’allineamento a obiettivi di business».
Di fatto, appare precaria, o quanto meno non sufficiente, la modalità attraverso cui le aziende analizzano i processi aziendali. Le attività dedicate alla re-ingegnerizzazione e aggiornamento dei processi documentali devono essere più efficienti. Dalla ricerca si evince che le aziende analizzano i processi documentali almeno una volta l’anno e che, per farlo, il 56% di esse impiega non più di un giorno. Non solo, ma queste attività spesso non si traducono in un effettivo cambiamento dei processi. Insomma, ciò che appare evidente è che non esiste un’attività di analisi il cui fine sia legato a una reale opportunità di miglioramento. Come afferma IDC, la riprogettazione dei processi richiede competenze approfondite e una visione esterna, mentre la semplice aggiunta di nuovo hardware a un processo inefficiente può portare a un consolidamento delle inefficienze.
Quali sono le modalità più efficaci per migliorare e innovare la gestione documentale e i processi a essa associati? Quasi il 40% delle organizzazioni ritiene che l’incapacità di mettere in atto meccanismi di allineamento, rispetto ai cambiamenti di ordine economico, tecnologico e normativi, rischia di tradursi in una perdita di competitività. Eppure, questa consapevolezza non si traduce in programmi efficaci volti a un complessivo miglioramento. Le domande chiave cui le organizzazioni devono rispondere – si afferma nella ricerca – sono le seguenti: stiamo attuando una strategia adatta a gestire i processi documentali con obiettivi allineati a quelli aziendali? Stiamo effettuando le revisioni necessarie per guidare il cambiamento? Disponiamo del tempo necessario e delle competenze adeguate ad aumentare l’efficienza dei processi? Domande nei confronti delle quali le aziende possono trovare in Ricoh un partner privilegiato, in grado di indirizzare le organizzazioni verso un percorso di reale ed efficace governance documentale.
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L’offerta di Ricoh è rivolta alle aziende che intendono migliorare la gestione dei documenti e delle informazioni aziendali, aumentando l’efficienza organizzativa e riducendo gli sprechi. Ricoh propone una gamma di soluzioni hardware tra cui multifunzione digitali, stampanti laser e periferiche per il production printing e software per la gestione avanzata del documento (acquisizione, archiviazione, workflow, distribuzione, sicurezza).
Ricoh è un fornitore strategico che, partendo da una analisi della situazione iniziale, è in grado di progettare un ambiente IT personalizzato e ottimizzato dal punto di vista dei costi, della produttività e della gestione. Questo approccio è alla base dei Ricoh Managed Services che includono:
● Managed Document Services si basano su un progetto consulenziale e progettuale mirato all’ottimizzazione continua, consentendo alle aziende di migliorare l’ambiente di stampa e la gestione documentale.
● Document Process Outsourcing prevede l’inserimento presso l’azienda cliente di personale Ricoh che si occupa, ad esempio, della gestione delle attività del centro stampa, dell’ufficio posta, ma anche dei processi di dematerializzazione e di archiviazione digitale.
● IT Services garantiscono un unico interlocutore per la fornitura di tutti gli asset IT tra cui pc, server e software di base e la loro gestione mediante supporto da remoto oppure on-site.
Il Gruppo Ricoh, che ha la sede principale a Tokyo, è presente in oltre 200 Paesi e nell’anno fiscale conclusosi a marzo 2012 ha realizzato un fatturato globale di 1.903 miliardi di yen (circa 16,4 miliardi di euro). Con un fatturato di oltre 326 milioni di euro (al 31 marzo 2012), Ricoh Italia conta su 1.200 collaboratori. Il parco macchine assistito direttamente è composto da oltre 151.000 unità e i centri di assistenza tecnica certificati sono 136.
