Il processo di dematerializzazione avviato dal ministero dell’Economia e delle Finanze attraverso la partnership tra Accenture e Consip
Il ministero dell’Economia e delle Finanze (www.tesoro.it), noto anche con l’acronimo MEF, è uno dei più importanti e influenti dicasteri del Governo. Ha il compito di controllare le spese, le entrate dello Stato, nonché sovraintendere alla politica economica e finanziaria, ai processi e agli adempimenti di bilancio. Il sistema di gestione informatizzata dei documenti in utilizzo – realizzato attraverso una partnership tra Accenture (www.accenture.com/Countries/Italy) e Consip (www.consip.it) – è basato su un’architettura integrata di Document & workflow management che interessa tre dei quattro dipartimenti di cui è costituito: Tesoro, Ragioneria Generale dello Stato, Affari Generali. Al sistema è stata connessa recentemente anche una struttura del ministero dello Sviluppo Economico. La stessa Consip utilizza parte della soluzione MEF per alcune sue attività e costituirà la componente primaria per attivare a breve la procedura di fatturazione elettronica nei confronti delle diverse Amministrazioni.
L’obiettivo del progetto, la cui prima implementazione risale al 2007, era di ridurre al minimo tutti gli interventi manuali legati alla gestione dei processi amministrativi. La soluzione doveva consentire l’interscambio di documenti e informazioni in formato digitale tra i diversi uffici e, allo stesso tempo, rendere facile e intuitivo l’accesso ai vari documenti, come fascicoli e faldoni elettronici, a tutti gli impiegati che hanno la necessità di lavorare sulle pratiche amministrative.
Il costo complessivo dell’operazione è stato di 4,5 milioni di euro nei quattro anni di durata del contratto, di cui 1,2 milioni per la parte di infrastruttura hardware e software, uno per la parte di sviluppo delle applicazioni e il resto per il servizio di assistenza utenti, la consulenza organizzativa, l’addestramento e la gestione del cambiamento. La piattaforma applicativa, basata su FileNet, è stata sviluppata in Java, mentre la tecnologia di database adottata fa riferimento a Oracle. Per formulare una diversa organizzazione del lavoro che potesse ottenere il massimo contributo dal potenziale tecnologico, decisiva è stata l’impostazione iniziale del progetto che ha previsto un’analisi e revisione organizzativa in ottica di Business process reengineering.
Tra tutte le componenti, quella tecnologica, sebbene fondamentale, non è mai stata la più importante. «E’ chiaro – afferma Andrea D’Amico, responsabile sistemi gestione documentale e workflow Consip – che le scelte tecnologiche sono state fatte tenendo in considerazione la modularità del sistema, la sua adattabilità, capacità di integrazione e scalabilità, ma sono le componenti organizzative e di comunicazione a essere state sempre prioritarie».
E’ la parte di processo su cui la soluzione si è più concentrata, proprio perché con progetti di questo tipo si è andati a incidere sulle attività quotidiane di tutte le persone dell’amministrazione prevedendo un passaggio da un modus operandi basato su materiali tangibili – la carta, la pratica, il fascicolo – a un concetto di intangibilità. L’introduzione di una gestione digitale dei documenti, implica infatti nuove tecnologie e processi e si scontra con problematiche sollevate dalla rigidità dell’organizzazione poiché comporta la scomparsa o la riconversione di vecchie strutture e ruoli. «Perché il tutto possa avere successo – afferma Giovanni Procaccino, responsabile system integration per l’area Health & Public Service Accenture – l’organizzazione, a tutti i suoi livelli, deve essere pronta a cavalcare il cambiamento e approntare attività di formazione per vincere le resistenze al cambiamento».
Documenti condivisi e sicuri
«Quando è stato realizzato il sistema di interscambio dei documenti completamente digitale – continua Procaccino – è venuto a cadere uno dei capisaldi dell’organizzazione interna che era la protocollazione dei documenti in entrata e in uscita tra un ufficio e l’altro, cosa assolutamente inutile e superata dalle nuove tecnologie». Con il progetto di digitalizzazione questa operazione è diventata del tutto inutile e il flusso della lavorazione dei documenti all’interno dell’organizzazione si è reso del tutto trasparente. «E’ cambiata soprattutto l’idea di appartenenza del documento, che non è più proprietà del singolo ufficio, ma che viene condiviso e fruito da tutta l’amministrazione attraverso opportuni livelli di sicurezza. Il dispositivo di firma digitale è stato distribuito a tutte le persone che in passato, all’interno del dicastero, avevano potere di firma. Il risultato ottenuto è la produzione di una copia unica digitale protocollata con firma digitale nel pieno rispetto del codice di amministrazione».
Risparmio diffuso
Al di là dei vantaggi generali che sistemi di questo tipo portano, riduzione dei costi, efficienza dei processi, e così via, si è cercato di dare una quantificazione economica a quello che si andava a realizzare. Per dare un’idea dei risparmi che è possibile ottenere da operazioni di dematerializzazione, D’Amico racconta del progetto che ha coinvolto due amministrazioni – il MEF e il MIUR, il ministero della Pubblica Istruzione – per la dematerializzazione di 300mila contratti scuola, contratti che il MIUR deve mandare al MEF per la registrazione, che sono stati inviati esclusivamente in forma digitale utilizzando posta elettronica certificata. I risultati sono stati una riduzione del 30% del tempo complessivo per definire il contratto, l’eliminazione di 9 milioni di fogli di carta l’anno e un risparmio annuo stimato di 300mila euro per spese postali, senza poi contare il vantaggio di avere liberato da queste attività 200 persone che si sono potute dedicare ad altre più proficue attività.
Un secondo esempio virtuoso dell’utilizzo del sistema riguarda la dematerializzazione degli atti di spesa delle varie Amministrazioni pubbliche centrali, circa un milione e mezzo l’anno, che devono essere inviati alla Ragioneria Generale e che oggi vengono mandati esclusivamente in forma digitale con risparmi relativi al costo della carta, di magazzino e di trasporti per un totale annuo di circa 10 milioni di euro.
Se all’interno del MEF la movimentazione dei documenti è ormai completamente digitalizzata, circa il 90% della corrispondenza in ingresso è invece ancora cartacea. Una situazione che comporta problemi organizzativi e la creazione di uffici (Virtual Post Office) che hanno il compito di procedere alla protocollazione di ingresso del documento cartaceo con la sua scansione e assegnazione elettronica alle strutture competenti. Per far sì che la componente elettronica in ingresso sia sempre maggiore si sono attivati accordi su best practice, come per esempio quello definito tra il dipartimento del Tesoro e l’ABI in occasione dello scambio titoli Alitalia. L’accordo prevedeva che tutte le richieste di scambio titoli che dovevano pervenire al Tesoro arrivassero via posta elettronica certificata, quindi in formato dematerializzato, consentendo così una rapidissima acquisizione delle informazioni necessarie per procedere allo scambio titoli richiesto.
Semplicità per l’utente
«A distanza di due anni – dice Andrea D’Amico – il sistema continua a essere implementato e arricchito dal punto di vista funzionale e, soprattutto, dal punto di vista della fruibilità, in quanto si vuole estendere e sostenere un utilizzo sempre più ampio delle tecnologie per la dematerializzazione». Semplificare quanto più possibile la vita all’utente nel gestire in modo dematerializzato tutti i processi amministrativi è stato ed è l’obiettivo primario del progetto, obiettivo da cui discendono le scelte che hanno portato alla creazione di un’unica interfaccia utente che consentisse anche l’accesso in mobilità e la possibilità, quindi, di lavorare in modo delocalizzato.
