Case History – Da ADP Byte: tre innovative soluzioni per Swatch Group Italia


Dematerializzazione, accessibilità e responsabilizzazione delle funzioni aziendali i principi base della nuova gestione dei processi di amministrazione del personale

 

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The Swatch Group (www.swatchgroup.com) ha sede a Biel/Bienne (Svizzera). È il più grande Gruppo orologiero al mondo, attivo sia nella fabbricazione di orologi finiti sia nella produzione di movimenti e componenti e produce anche gioielli. Vanta un portfolio di 19 marchi che coprono tutti i segmenti di mercato, dalla categoria prestigio e lusso al segmento base, fra i quali Breguet, Omega, Longines, Tissot e Swatch. Conta un fatturato lordo di 6.440 milioni di franchi svizzeri e più di 24mila dipendenti nel mondo.

A partire dal 2008, la filiale italiana di Swatch Group, già cliente da circa 8 anni, ha intrapreso, sempre con ADP Byte (www.it-adp.com), un programma di innovazione dei processi di amministrazione del personale. Il risultato è stato lo sviluppo di tre nuove soluzioni, basate sulla dematerializzazione dei documenti, sull’accesso ai sistemi Web anche fuori dall’ufficio e sulla responsabilizzazione delle varie funzioni nei processi decisionali e gestionali delle risorse umane.

 

Time Management

Il primo a essere implementato è stato il progetto “Time Management”, fortemente voluto dalla direzione Retail al fine di semplificare la gestione delle presenze e della turnistica da parte degli store manager e ottenere una migliore integrazione con il sistema di Payroll. Per rispondere a queste esigenze è stato introdotto un applicativo Web collegato a terminali e badge per la raccolta dei dati di presenza. Inoltre sono stati definiti dei codici turni semplificati, che hanno consentito di ridurre gli errori di rilevazione delle presenze.

 

Travel Management

Nel 2009 è stata la volta del progetto “Travel Management”, nato con l’obiettivo di supportare la contabilizzazione delle note spese. Grazie all’adozione di un applicativo Web – accessibile anche al di fuori dell’azienda – è possibile generare per ciascun dipendente le note spese, che vengono spedite in tempo reale al diretto superiore per il controllo e l’approvazione. Successivamente, il dato economico viene inviato al processo Payroll per l’inserimento nel cedolino paga e alla contabilità per le relative scritture contabili, il tutto in maniera automatica e senza intervento da parte dell’operatore.

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Budget on Web

Il progetto “Budget on Web” nasce invece dall’esigenza di Swatch Group Italia di migliorare il workflow di elaborazione del budget, coinvolgendo i capi dipartimento e rendendoli partecipi nella fase propositiva e di preparazione.

Lo scorso giugno 2011 è stato implementato un applicativo Web che crea in automatico una serie di analisi volte a confrontare i pacchetti salariali presenti in azienda con il mercato. I dati così generati servono da riferimento ai capo dipartimento nella realizzazione dei budget. Conclusa questa prima fase, la direzione Hr dovrà validare o correggere i dati in modo che possano essere inviati in automatico al sistema di Payroll per la revisione dei pacchetti salariali.

L’introduzione di queste soluzioni – supportata da adeguati piani di formazione – ha consentito di liberare risorse dei singoli dipartimenti da impiegare in attività a valore aggiunto, di ridurre gli errori connessi alle attività manuali e di rendere disponibile una maggiore quantità di dati. I costi delle nuove implementazioni sono stati contenuti ma hanno gettato le basi per un profondo ripensato del ruolo di ciascun membro dell’azienda.

«Gli strumenti informatici dovranno sempre più essere un importante supporto all’attività dei singoli – ha commentato Laura Burdese, amministratore delegato di Swatch Group Italia -, generando al contempo un processo di assunzione di co-responsabilità nelle decisioni aziendali. Gli sviluppi futuri dovranno supportare sempre di più la partecipazione alla vita aziendale, contribuendo a costruire quel contenitore delle informazioni che costituiscono le fondamenta su cui si erigeranno le decisioni future».