Budget, forecast, pianificazione, financial close, consolidato civilistico, gestionale e reporting con un’unica soluzione di Corporate Performance Management
Per gestire con successo le performance aziendali nel settore energetico, il Gruppo API – Anonima Petroli Italiana (www.gruppoapi.com), leader nel settore della raffinazione e commercializzazione di prodotti petroliferi e della produzione e vendita di energia, aveva bisogno di dotarsi di uno strumento in grado di garantire una vista veloce e affidabile sulle complesse attività di business. Prima dell’utilizzo di Tagetik 3.0, tuttavia, estrarre le informazioni e prendere decisioni da 15 milioni di record per anno era più facile a dirsi che a farsi. Fino al 2008, il gruppo utilizzava ancora diversi fogli di calcolo per gestire i processi di business. Inoltre, a complicare la situazione, il sistema di contabilità e il processo di reporting erano scollegati tra loro: per questo motivo, la tracciabilità del dato nelle ultime fasi dei processi di budgeting, reporting e “financial close” era molto difficile e dispendiosa in termini di tempo.
A causa della crescente complessità del business e dei sistemi di controllo, l’azienda ha deciso di implementare una soluzione di Corporate Performance Management (Cpm). In particolare, il gruppo aveva bisogno di accelerare il processo di produzione del bilancio e delle statistiche e disporre di informazioni qualitativamente migliori per poter prendere decisioni. Per migliorare la qualità del dato, garantire la tracciabilità e ridurre il lavoro manuale, API richiedeva inoltre una stretta integrazione tra il software di Cpm e il sistema transazionale sottostante. Dopo un’approfondita valutazione di diversi software vendor, l’azienda ha scelto la soluzione di Tagetik (www.tagetik.it).
Per alimentare il cruscotto di Tagetik 3.0 con le informazioni del sistema transazionale, l’azienda ha implementato un datamart di dati finanziari basati su Microsoft SQL Server. Queste informazioni sono aggiornate attraverso una connessione diretta a SAP R/3 e con un sistema di immissione-dati basato su Microsoft Excel.
Grazie a Tagetik 3.0, il Gruppo API ha migliorato i processi di pianificazione, controllo e reporting. «Dal progetto con Tagetik abbiamo ottenuto un netto miglioramento dei processi di pianificazione e controllo, una convergenza dei flussi dato civilistici e gestionali e maggiore supporto nella gestione dei processi di chiusura contabile», ha affermato Stefano Cardello, Cfo di API.
Oggi l’azienda gestisce il consolidamento gestionale e il “segment reporting” nella stessa applicazione che utilizza per il consolidamento civilistico, minimizzando i lavori ripetitivi e le inconsistenze dei dati. Tagetik 3.0 ha inoltre permesso di integrare il processo di pianificazione strategica con il budget operativo. Grazie alle funzionalità “built-in” e alla gestione unificata di più processi all’interno di un unico software, gli utenti hanno oggi a disposizione il tempo necessario per analizzare i dati e i diversi scenari di business.
Oltre 60 utenti utilizzano la soluzione di Tagetik per i processi di planning e budgeting. Ogni singolo utente può confrontare dati dettagliati, aggiornati, sicuri e tracciabili in ogni fase del processo. Oltre alla creazione di budget e forecast più attendibili, gli utenti possono anche svolgere analisi secondo dimensioni specifiche richieste dall’azienda (centro di costo, canale di distribuzione, prodotto, tipo di movimento, nave, …). Tagetik 3.0 produce circa 100 report, 20 dei quali vengono utilizzati dalla direzione per decisioni strategiche.
Dal momento che le attività di raccolta-dati e di creazione del budget sono molto più semplici da gestire, il processo di forecast consente di risparmiare ben il 30% del tempo. La qualità delle informazioni finanziarie è migliorata drasticamente grazie alla nuova soluzione. Gli utenti possono analizzare facilmente le varianze o tenere traccia dei dati originali e degli effetti di eventuali modifiche ai dati di budget.
