Rendere più efficiente il Sales Order Processing con una soluzione on-demand in grado di processare qualsiasi documento in entrata, fax compresi
L’automazione della gestione delle fatture attive e passive è ormai diventata prassi comune, richiesta a gran voce dai responsabili amministrativi e finanziari di aziende di ogni dimensione. Pochi sanno, invece, che si possono ottenere benefici importanti anche digitalizzando e automatizzando la gestione degli ordini di vendita, un processo decisamente business critical visto che, prima si riceve la conferma d’ordine, prima si mette in moto la logistica legata alla consegna e, di conseguenza, la merce arriva a destinazione in tempi più rapidi. Più che i responsabili IT, già oberati da mille incombenze, potrebbero essere i responsabili commerciali, sempre alla ricerca di soluzioni in grado di aumentare la soddisfazione dei clienti, a farsi promotori di un nuovo modello di gestione degli ordini che preveda un uso molto più limitato della carta e delle attività manuali, razionalizzando e ottimizzando in tal modo i tempi e i costi legati a questa attività e, nel contempo, diminuendo drasticamente i margini di errore. Alcuni ci stanno provando, orientandosi in genere verso soluzioni di Business Process Outsourcing (Bpo) o di Electronic Data Interchange (Edi), abbastanza complesse e costose, senza sapere che esiste una soluzione molto più efficace, fruibile anche in modalità as-a-Service, messa a punto da Esker (www.esker.it), multinazionale francese nata nel 1985 e sbarcata in Italia nel 1995, che oggi si colloca tra i principali provider nell’ambito delle soluzioni di gestione automatizzata dei documenti grazie a una vasta gamma di soluzioni sia on-premise che on-demand indirizzate ad aziende di qualunque dimensione.
Una storia lunga 25 anni
Esker è un acronimo che significa European Software Kernel, poiché l’obiettivo dei fondatori, all’inizio, era quello di creare un kernel di software tutto europeo per la comunicazione tra piattaforme differenti. «Una scommessa vinta – ricorda il managing director della filiale italiana Giovanni Gavioli -, visto che all’epoca avevamo raggiunto il quarto posto a livello mondiale e il primo posto a livello europeo tra i player di soluzioni host access, un mercato che col tempo si è fortemente consolidato e in cui oggi rimangono solo i vendor migliori. La capacità del nostro top management di sapere interpretare correttamente le evoluzioni di un mercato in continua evoluzione, poi, ha fatto il resto. Dopo la quotazione al Nuovo Mercato di Parigi, nel 1997, sono state avviate alcune acquisizioni mirate, per entrare dalla porta principale in un mercato abbastanza conservatore come quello americano. Una delle aziende entrate nella nostra orbita aveva, all’interno della propria soluzione di fax server, un tool in grado di riconoscere il documento che stava faxando, sapeva cioè se stava inviando una bolla, un ordine o una fattura, una funzionalità che all’epoca veniva utilizzata semplicemente per inserire il layout corretto all’interno del documento. Consapevoli dell’importanza crescente che l’automazione documentale avrebbe assunto nel mondo enterprise, fu deciso di continuare a investire in quella direzione, arrivando a sviluppare Esker DeliveryWare, una soluzione basata su una tecnologia brevettata (Business Rules Engine) che permette di automatizzare tutti i flussi documentali delle aziende, dalla ricezione alla distribuzione».
Esker DeliveryWare potrebbe essere considerato quasi come l’Erp della smaterializzazione; non a caso il pay-off dell’azienda è Quit Paper (Basta Carta). Prima dell’avvento degli Erp, le aziende dovevano acquistare diversi tool di gestione aziendale (contabilità, magazzino, …), mentre oggi ne basta uno solo. È su questo modello che Esker ha disegnato una soluzione all-in-one in grado di automatizzare tutto il ciclo di vita dei documenti, dalla cattura dinamica attraverso qualsiasi canale (fax, e-mail, pagina Web, sms, …) all’integrazione degli stessi all’interno dei flussi disegnati dagli Erp più diffusi, in particolare SAP, sino ad arrivare alla loro distribuzione sempre in modalità multicanale (posta tradizionale, Web, fax, e-mail, …). «Visto il successo registrato da questa piattaforma – prosegue Gavioli -, abbiamo deciso di sviluppare alcuni vertical sempre più specializzati (Accounts Payable, Accounts Receivable e Sales Order Processing) proponendoli sia in modalità tradizionale, vale a dire on-premise, che on-demand, muovendoci in questa direzione molto prima che esplodesse il fenomeno Cloud, o, se si preferisce, della fruizione delle tecnologie in modalità as-a-Service».
Business Process as-a-Service
La scelta di andare verso il Cloud computing si è dimostrata vincente. A fronte di un fatturato globale di circa 36 milioni di euro registrato nel 2011, in crescita del 14% rispetto all’anno precedente, Esker infatti ha registrato un incremento delle vendite di soluzioni on-demand che sfiora il 40%. «La direzione in cui sta orientandosi il mercato è chiara: il modello as-a-Service offre alle aziende maggiore flessibilità, costi che possono aumentare o diminuire in base ai carichi di lavoro, e livelli di sicurezza e compliance ormai paragonabili all’on-premise, nel nostro caso persino superiori», dice il business development manager della società Carlo Secchi -; noi continuiamo ad avere un approccio agnostico, vale a dire che, prima di suggerire a un cliente uno o l’altro modello ascoltiamo attentamente le sue esigenze, per poi dare vita a un progetto condiviso costruito intorno ai bisogni riscontrati».
Esker comunque è convinta che il modello del futuro sia quello on-demand, in tutte le sue declinazioni, e investe in maniera consistente in questa direzione: nel corso del 2011, per esempio, oltre ad aver ottenuto la prestigiosa certificazione Statment on Auditing Standards 70 (SAS 70) per le proprie soluzioni on-demand di gestione documentale, ha aperto un nuovo centro di postalizzazione a Lione in grado di processare fino a 12 milioni di pagine al mese, rafforzando nel contempo l’infrastruttura tecnologica su cui poggiano i servizi offerti as-a-Service, costituita attualmente da due data center ridondati a Lione (Francia) e Madison (Usa), con un ulteriore sito di Disaster Recovery a Sydney, in Australia.
Sales Order Processing on-demand
Tra i tre vertical proposti anche in modalità on-demand, tutti integrati con le principali piattaforme Erp esistenti, a cominciare da SAP, che da sola rappresenta il 50% circa del parco installato, per arrivare a Microsoft Dynamics, J.D.Edwards, IBM e altre soluzioni locali, come per esempio Cegid, un Erp molto diffuso in Francia che comincia a farsi conoscere anche nel nostro Paese, la soluzione più innovativa, che quasi nessun altro competitor ha in portafoglio, è rappresentata da Sales Order Processing on-demand, al centro delle strategie di comunicazione e marketing della società per i prossimi mesi, come conferma Annalisa Franzetti, marketing manager della società. «Dalle nostre analisi – spiega -, emerge che anche le aziende più evolute, quelle per esempio che hanno adottato sistemi Edi, non riescono ad automatizzare più del 50% dei volumi dei documenti in entrata, poiché l’uso di fax ed e-mail, nel nostro Paese, è ancora preponderante. Per questo riteniamo che ci siano ampi margini di diffusione per la nostra soluzione di Sales Order Processing on-demand, in grado di automatizzare il processo di inserimento ordini al 100%. Gli ordini di vendita possono arrivare in azienda attraverso qualsiasi media, inclusi fax, e-mail, il Web o Edi; quando un ordine arriva in formato elettronico, la soluzione cattura tutti i dati (il numero cliente, il codice prodotto, le date di scadenza, …) utili per il reindirizzamento e l’indicizzazione. Non sono necessari template predefiniti. I dati catturati vengono automaticamente validati dopo il confronto con i dati presenti nell’Erp e poi trasferiti a un’applicazione di gestione ordini all’interno dell’Erp stesso. Un’immagine dell’ordine di vendita viene collegata direttamente alla nuova transazione aziendale, consentendo agli utenti di visualizzare i documenti originali senza dover uscire dall’Erp. A quel punto il documento può essere archiviato nella nostra infrastruttura on-demand o in altri sistemi di archiviazione. La conferma d’ordine può essere inviata, di fatto, quasi in tempo reale, nel momento in cui si inserisce l’ordine nell’Erp».
I benefici che derivano dall’introduzione in azienda di un sistema di questo tipo sono facilmente quantificabili. In Inghilterra, per esempio, un professionista indipendente certificato Six Sigma ha analizzato i miglioramenti ottenuti al termine di una implementazione significativa, rilevando che il break even è stato raggiunto dopo solo un mese e mezzo, a fronte dei 12-15 mesi preventivati, e che le risorse liberate da incombenze di tipo ripetitivo, prive di valore aggiunto, nei nuovi ruoli loro assegnati hanno generato, in un anno, 1,2 milioni di sterline. Numeri che parlano da soli.
foto di Gabriele Sandrini
