L’intelligence alla conquista delle Pmi

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Un’indagine di IDC mostra che nelle medie imprese la Bi ha una crescita costante. Le numerose applicazioni di successo confermano che l’intelligence può essere usata in ogni aspetto della vita aziendale

 

Solo un decennio fa, per gestire un’azienda poteva essere sufficiente un atteggiamento rivolto al mercato e al cliente, oggi l’estremo dinamismo del mercato e la forte competizione richiedono, anche alle imprese di piccole e medie dimensioni, di avere capacità analitiche e previsionali. La Bi offre alle aziende strumenti adatti ad aumentare l’efficienza della relazione con la clientela e della supply chain, ottimizzare le performance e individuare le opportunità di crescita. Sono molto utili, ma non sono più sufficienti, gli strumenti di reportistica e di analisi statistica, ma iniziano a diffondersi strumenti capaci di analisi statistica, di analisi predittiva e di gestione di alerting, in grado di attivarsi autonomamente in base ai dati raccolti, e di segnalare eventuali azioni da compiere.

I maggiori fornitori di soluzioni di Bi hanno compreso che il mercato delle Pmi è maturo, e hanno messo a punto soluzioni ad hoc per le medie imprese, che richiedono la necessità di sviluppare soluzioni rapidamente, implementate se possibile in step successivi, facilmente adattabili al mutare delle situazioni.

Nelle aziende più piccole, sotto i cento dipendenti, il bisogno di Bi si sente meno, perché si lavora ancora molto con i fogli elettronici anche per analisi di una certa complessità. Tuttavia, anche in quel settore di mercato IDC (www.idc.com/italy), in un recente survey (marzo 2010) ha evidenziato un aumento della domanda: più del 20% delle aziende tra 50 e 99 dipendenti dichiara un aumento della spesa nella Bi nel 2010 rispetto all’anno precedente. La stessa ricerca mostra anche che, nelle aziende tra 100 e 499 dipendenti, la percentuale supera il 30%. Tra i settori dove c’è incremento svettano il retail e il finance, mentre è contenuto nelle Tlc e nel media.

Il mercato europeo della Bi dovrebbe crescere nel 2010 più che nel 2009. Secondo IDC tale aumento sarà del 5,4% sia per gli strumenti di Query&Reporting sia per gli Advanced Analytics, a fronte di una crescita nell’anno precedente rispettivamente del 2,5% e del 4,9%.

Questo incremento è dovuto a tre fattori principali: innanzitutto, la situazione economica, che spinge le aziende a guardare dove ottimizzare per avere i migliori effetti sulla bottom line, l’aumento del marketing dei principali fornitori di soluzioni di Bi e la maturità del mercato.

Analizziamo alcune applicazioni di successo della Bi nelle Pmi italiane, esempio di come questi strumenti siano utilizzabili in ogni settore di mercato, e in ogni area aziendale.

 

Le applicazioni di Bi nella Pmi

Un’implementazione interessante è stata realizzata in Presider (www.presider.it), azienda che opera nel settore della prelavorazione di travi in acciaio e della commercializzazione di profilati, laminati mercantili e lamiere da treno, con un fatturato di 57 milioni di euro nel 2009, e 140 dipendenti. L’azienda necessitava un’unica piattaforma per la raccolta e la gestione delle informazioni di contabilità generale e analitica e di strumenti efficaci per effettuare analisi di vendita top-down per prodotto, capo area, agente. Presider aveva altresì il bisogno di supportare l’area commerciale nell’analisi e nella gestione delle trattative e di creare un reporting gestionale per divisione, linee di business, centri di costo dell’azienda. Presider ha dunque optato per un sistema basato su Oracle Hyperion Essbase e Oracle Hyperion Bi (www.oracle.com/it), con un unico repository per le anagrafiche e i dati di contabilità generale e analitica: ciò ha consentito di ridurre dell’80% i tempi di elaborazione e di creazione dei report di analisi e ha consentito di disporre di analisi multidimensionali dei dati di actual, di budget, di forecast, nonché di scenari di simulazione. «Oracle Hyperion ha permesso di mettere a disposizione del management aziendale strumenti di analisi e simulazioni dettagliati e performanti - ha dichiarato Gaia Lombardi, responsabile controllo di gestione di Presider -. Inoltre ha consentito di effettuare processi di consolidamento dei dati economici e gestionali per divisioni e centri di costo, con un notevole guadagno in efficienza, razionalizzando e ottimizzando il lavoro del controllo di gestione».

La Bi è usata in amministrazione e nel commerciale in ML Group, azienda nata nel 1972 e specializzata nel settore termoidraulico. La società, composta da quattro aziende, rappresenta una realtà importante a livello nazionale con un fatturato di 18 milioni di euro, 90 dipendenti, ed è in grado di fornire un servizio completo: dalla consulenza alla fornitura, al post-vendita, avvalendosi delle principali case produttrici del settore. «Sentivamo l’esigenza di uno strumento flessibile e dinamico per analizzare i dati e affiancarci nelle decisioni aziendali - spiega Angelo Martignoni, amministratore del Gruppo -. Abbiamo scelto PBI perché totalmente integrato nella soluzione Mexal. Otteniamo report in maniera semplice e veloce, analizziamo aspetti amministrativi e commerciali, teniamo sotto controllo indici e budget aziendali, con una lettura delle statistiche estremamente intuitiva». PBI è la proposta di Bi di Passepartout (www.passepartout.net) che ha scelto di sviluppare internamente una soluzione Bi e non di collegare alla soluzione gestionale Mexal un prodotto di terzi. Ciò si è rivelato vincente: mantenendo la stessa modalità operativa del gestionale, si è garantito l’effettiva integrazione e l’immediata disponibilità dei dati senza inutili passaggi intermedi. PBI, per la velocità di elaborazione e la capacità di remotizzazione, risponde pienamente alle esigenze di ML Group. «L’offerta è adeguata alle necessità delle Pmi – sostiene Corrado Rossi, direttore commerciale & marketing di Passepartout -: bassi costi di acquisto e di esercizio, facilità d’uso, rapidità d’implementazione, disponibilità di una rete di partner sul territorio capaci di affiancare i clienti in questo processo».

Nel controllo di gestione, un’altra implementazione di successo è quella realizzata dal gruppo Toscana Holding, che progetta e commercializza calzature da oltre 15 anni. Con il brand CafèNoir (www.cafenoir.it) l’azienda è divenuta in poco tempo una delle realtà più conosciute nel segmento “fashion” ed esporta, oggi, nei mercati internazionali collezioni che rappresentano lo stile e il gusto italiano nel mondo. Il forte sviluppo ha creato una pressione crescente sull’area “controllo di gestione” che redigeva il bilancio gestionale su fogli di calcolo, delegando la produzione della reportistica civilistica a consulenti esterni. «Un’evoluzione così rapida del business ha complicato non poco le scritture inter-company, rallentando al contempo le attività di consolidamento - spiega Giuseppina De Paola, responsabile del controllo di gestione -. Avevamo bisogno di maggiore tracciabilità dei processi e autonomia nell’area civilistica». A fine 2008, CafèNoir ha scelto di implementare la soluzione di Tagetik (www.tagetik.it), vendor specialista nell’area del Performance management e della Bi. In soli tre mesi il progetto si è concluso con la produzione, nel nuovo sistema, dei consolidati civilistico e gestionale. «Con Tagetik 3.0 abbiamo risparmiato più del 50% del tempo per la produzione dei bilanci consolidati, da 2/3 settimane a 1 sola, senza dover aumentare il numero delle risorse - aggiunge Erica Nencini, Cfo -. L’utilizzo del software ci ha permesso di avere maggiore controllo sui dati, ridurre i margini di errore e, non meno importante, ottenere la professionalità che ci mancava nell’area civilistica, beneficiando così di una crescita interna delle persone coinvolte». Tra le evoluzioni previste, l’azienda intende approfondire l’utilizzo delle funzionalità di analisi e reporting sui dati e svolgere chiusure gestionali infra-annuali più veloci.

 

Analizzare clienti e prodotti

Oltre che per il controllo di gestione, il principale utilizzo della Bi è nell’analisi di clienti e prodotti. È il caso di Caffè Vergnano (www.caffevergnano.com), la più antica azienda produttrice di caffè a livello nazionale, diretta dal 1882 dalla famiglia Vergnano, che nel segno della tradizione e dell’innovazione promuove la cultura del caffè in Italia e nel mondo. La forte competitività specifica del settore e la crescente complessità del mercato hanno portato il management di Caffè Vergnano a dotarsi di una struttura di Bi che permettesse di conoscere e comprendere al meglio le diverse tipologie di clienti e le loro specifiche esigenze. Si è optato per una soluzione di Bi semplice da utilizzare, rapida nei tempi di risposta e ideale per i progetti di pianificazione e di budget: Board (www.board.com). Il progetto si è sviluppato in diverse fasi e le aree a oggi implementate sono quelle delle vendite e del controllo di gestione: «È stato sorprendente come in un paio di giorni si è potuto realizzare con Board un prototipo sui nostri dati di vendita - afferma Enrico Vergnano, Cfo di Caffè Vergnano -. Abbiamo subito constatato la potenza di Board in termini di tempi di risposta e di facilità di utilizzo, anche in analisi molto complesse. Oggi con Board il management non deve più ricercare le informazioni, perché le trova già raccolte e organizzate, concentrandosi così sull’analisi anziché sulla ricerca e sull’accesso ai dati. Inoltre le funzionalità di Board consentono una navigazione facile, veloce e intuitiva nel database multidimensionale e diverse tipologie di visualizzazioni grafiche al posto di classiche tabelle».

Le informazioni strategiche sui clienti sono utilizzate a supporto della crescita da ICR, Industrie Cosmetiche Riunite (www.icrcosmetics.com), azienda che si occupa di produzione e logistica di prodotti di profumeria e che opera con accordi di esclusiva con importanti brand. La necessità di gestire in modo ottimale la catena del valore e di monitorare con precisione i Kpi relativi ai clienti top ha spinto l’azienda a implementare le soluzioni di Business intelligence SAP Business Objects (www.sap.com/italy/solutions/sapbusinessobjects/index.epx). Il progetto è stato sviluppato con molteplici obiettivi, a partire dall’esigenza di disporre di uno strumento di reportistica efficace e di un sistema di elaborazione di statistiche e analisi. Si intendeva fornire agli agenti la visualizzazione delle statistiche su attività e clienti e facilitare lo scambio documentale bidirezionale con i grandi clienti industriali. Inoltre si desiderava monitorare l’efficienza del ciclo dell’ordine e della fatturazione e avere visibilità su dati previsionali di vendita utili a organizzare al meglio la produzione. Grazie all’implementazione di BusinessObjects Client/Server e WebIntelligence, Data Integrator, Crystal Xcelsius e delle soluzioni analitiche di Finance intelligence, sono stati ottenuti notevoli benefici. È ora disponibile un flusso di dati continuo e multidirezionale ed è possibile estrarre velocemente informazioni univoche e condividerle con clienti e fornitori in modo rapido. «Con Data Integrator è tutto più semplice: leggiamo il documento in qualsiasi formato ci venga mandato e carichiamo i dati sul nostro sistema, e lo stesso avviene per i dati in uscita e anche al nostro interno», ha commentato Emilio Gambogi, direttore dei sistemi informatici di ICR. Grazie alla Bi sono stati drasticamente ridotti i tempi per analisi complesse (da 15 minuti a 20 secondi) ed è stata consentita una migliore gestione del credito e un miglior controllo della customer satisfaction.

Classificare clienti e prodotti: è l’obiettivo della Bi di ROS (www.ros.bergamo.it), azienda specializzata nel commercio di prodotti e attrezzature professionali per il mondo alberghiero e della ristorazione, con sede a Zanica, in provincia di Bergamo, e con un giro d’affari di circa 5 milioni di euro. «Con l’espansione della nostra attività è diventato necessario sia mettere ordine nella classificazione dei prodotti e dei clienti e avere accesso al catalogo per effettuare ordini in tempo reale - spiega Antonella Giupponi, responsabile amministrativa di ROS – sia capire come sfruttare le informazioni in nostro possesso e integrarle nella strategia di marketing dell'azienda». È stato scelto come partner tecnologico Zucchetti (www.zucchetti.it): questo perché, dice Giupponi, «in grado di fornirci non solo l’applicativo gestionale (Gestionale 2) per governare tutto il ciclo contabile e amministrativo, dagli ordini al magazzino, ma anche una soluzione di Bi nativamente integrata (InfoBusiness) per l’analisi dei dati. Con InfoBusiness, infatti, è possibile compiere analisi accurate sugli aspetti specifici della nostra attività: tipologia di vendita (articoli standard o personalizzati), caratteristiche degli ordini (frequenza, ripetitività ecc.) eterogeneità dei clienti (alberghi, ristoranti, mense, pub e locali notturni). Tutte le informazioni vengono poi inoltrate attraverso l’applicativo agli utenti interessati, profilate e contestualizzate in base al ruolo che ricoprono in azienda (venditori, agenti, dipendenti, management).

 

Integrazione di dati

La Bi serve anche per integrare fonti di dati diverse. È il caso di Fontanot (www.fontanot.it), azienda che è nata nel 1970 da un laboratorio artigianale e che rappresenta fin dai primi anni Ottanta la nuova concezione di scala. Oggi Fontanot esporta in tutto il mondo e può vantare la più qualificata e completa gamma di prodotti del settore. La necessità sentita dalla direzione aziendale era quella di reperire rapidamente le informazioni necessarie per prendere decisioni. Gli utenti infatti avevano a che fare con masse di dati disaggregati e nessuno strumento che li analizzasse e li presentasse in forma utile e univoca. Inoltre si voleva accompagnare la crescita del modello organizzativo dell’azienda verso un’impostazione manageriale. Iconsulting (www.iconsulting.biz) ha affrontato lo sviluppo del progetto con un approccio incrementale, prendendo in esame gradualmente la copertura delle esigenze informative delle diverse aree aziendali. Nell’area commerciale sono state indirizzate le esigenze di consuntivazione e analisi di ordinato, fatturato, consegnato, insoluti, e definito il budget e le previsioni a chiudere, attraverso la progettazione di una reportistica personalizzata. Inoltre sono state realizzate analisi dei dati derivanti dalla contabilità industriale e dalla gestione del personale e analisi relative alla qualità con cui è stato possibile supportare il processo di certificazione di tutte le aree dell’azienda ed estrarre le informazioni che permettono di individuare le non conformità e comprendere il perché dei fenomeni. Spiega Federico Ravaldi, amministratore delegato di Iconsulting: «Si è ottenuta così una visione analitica e dinamica dei principali indicatori gestionali ed economici, di produttività, di qualità, con una gestione del dato univoca e un maggiore sostegno ai processi di delega verso il management. Tra i benefici della soluzione, la reportistica aziendale centralizzata, con un unico punto di accesso, informazioni certificate e perfettamente coerenti tra loro, integrazione tra aree applicative diverse, automatizzazione del caricamento dei dati, facilità nell’accesso alle informazioni, possibilità di analizzare i dati sotto diverse prospettive di analisi, possibilità di interrogare i dati da parte di utenti non tecnici senza dover imparare Sql o altro».

 

L’intelligence nell’alimentare

Un altro sistema completo di Bi è quello realizzato da Leaf Italia (www.leaf.it), nata nel 2001 in seguito alla fusione di Socalbe e Sperlari, marchio notissimo in Italia per le famose caramelle, e parte del gruppo dolciario Leaf International, che ha sede in Olanda ed è attivo nei principali Paesi europei. Con marchi ultraconosciuti come Sperlari, Dietorelle, Galatine, Dietor, La Pasticca del Re Sole, Saila, Vantaggio, Lineorel e Dondi, la società ha sede a Cremona e dispone in Italia di cinque siti produttivi, in Lombardia, Emilia Romagna e Abruzzo, con circa 500 dipendenti e un fatturato di circa 200 milioni di euro. Tra il 2006 e il 2007 la società ha avviato una riprogettazione del proprio sistema di Business intelligence, con due obiettivi di fondo: in primo luogo per disporre di un datawarehouse centralizzato che contenesse tutte le informazioni rilevanti per la gestione aziendale, e che non fosse limitato solo ai dati di vendita; in secondo luogo, per creare un sistema di analisi e reporting che fosse più uniforme possibile. È stata quindi effettuata un’analisi totale delle esigenze attraverso un auditing interno in collaborazione con Bisight, società di consulenza milanese da tempo al fianco di Leaf Italia, che ha individuato in IBM Cognos 8 Bi (www.ibm.com/it/it), la soluzione più adatta per soddisfare le nuove esigenze. «Tramite gli strumenti IBM Cognos abbiamo innanzitutto soddisfatto il nostro requisito iniziale di avere dati aziendali strutturati e aggiornati costantemente, fonte di alimentazione dei report distribuiti nelle varie aree aziendali catalogati per competenze funzionali e operative», sottolinea Laura Buzzi, responsabile Business intelligence di Leaf. Il vasto set di dati gestiti nel mondo commerciale trova impiego anche nelle aree direzionali, marketing, vendite e controllo di gestione. «Grazie alla flessibilità e alla semplicità d’uso degli strumenti - prosegue Laura Buzzi -, è stato possibile avere diverse tipologie di report: managed report, report interattivi e analisi personalizzate per coprire le varie necessità. I nostri utenti lavorano mediante accesso profilato direttamente sui portali Web nei quali possono consultare report organizzati per focus, pubblicare e condividere analisi con la propria area operativa. La consultazione dei dati essenziali è diventata un’abitudine insostituibile per tutti gli utenti». Lo strumento viene consultato sia dagli utenti nella sede centrale di Cremona, sia dalla forza vendita esterna, attiva sia sui canali moderni della grande distribuzione organizzata, sia sui canali più tradizionali come tabaccherie, negozi al dettaglio e bar. Anche il settore Business Development utilizza questi strumenti per avere analisi puntuali e precise sull’andamento delle vendite.

Sempre nel settore alimentare, una soluzione di Bi per diverse aree aziendali è quella di Rigoni di Asiago (www.rigonidiasiago.com). Grazie all’esperienza maturata in oltre 250 progetti in aziende enterprise e Pmi, Nevis (www.nevis.it) ha messo a punto una particolare metodologia, basata su moduli di analisi preconfigurati e parametrici che coprono le diverse aree aziendali, per fornire al cliente una soluzione ad alto contenuto in tempi ridotti e con costi certi. Alla Rigoni di Asiago sono stati avviati prima il Modulo Commerciale, poi il Modulo Budget e successivamente Magazzino e Produzione, impiegando da pochi giorni a qualche settimana per ciascun ambito. «Questi moduli contengono un ricco set di analisi e indicatori e sono installabili con una riduzione dell'investimento anche del 50% - dice Nicola Basso, partner di Nevis -. I benefici della nostra particolare metodologia si riscontrano in merito a tempi, costi e risultato finale. Sui tempi, perché il management ha un carico di lavoro molto impegnativo e vuole investire meno tempo possibile nel progetto. Sui costi, dove gli investimenti devono essere limitati e il più possibile aderenti a quanto preventivato. Sul risultato, che deve essere molto concreto, utile e in linea con le aspettative. I settori su cui abbiamo applicato con successo questa metodologia sono principalmente fashion, manifatturiero, alimentare, retail, Gdo, servizi, ma scopriamo sempre più spesso che è una soluzione vincente anche in aziende di altri settori».

 

Rapidità nell’analisi

Scenari di simulazione, soprattutto orientati alle previsioni di vendita, sono utilizzati in Chantecler (www.chantecler). «Chantecler, mitica gioielleria di Capri e simbolo di un lusso ricercato e inconfondibile - spiega Gianluca Picciolo, sales manager SME di SAS (www.sas.com/italy) - aveva l’esigenza di essere supportata nel suo processo di sviluppo di crescita mondiale. Il progetto sviluppato con Ares Consulting (www.aresconsulting.it) ha consentito a Chantecler di utilizzare le informazioni aziendali come reportistica dello storico e per fare previsioni di vendita». Prendere decisioni più accurate minimizzando il rischio ha permesso a Chantecler di far fronte a richieste e tendenze dei differenti mercati internazionali, allargando il proprio raggio di azione da locale a globale. Da boutique atelier presente unicamente a Capri con un fatturato di 4 milioni di euro, la gioielleria è diventata negli ultimi anni un’impresa con uno staff di 45 persone e un fatturato di 20 milioni di euro, arrivando a distribuire i propri prodotti in 4 punti vendita monomarca (Capri, Cortina, Milano e Tokyo) e in 130 concessionarie multibrand in tutto il mondo. «Da oltre 60 anni la cultura della più alta gioielleria affiora in tutte le collezioni – afferma Gabriele Aprea, presidente di Chantecler - per regalare a chi le indossa lusso quotidiano, seduzione e fascino, eccellenza orafa e creatività. Ora, grazie all’innovazione tecnologica, possiamo puntare sulla capacità di interazione con il consumatore, la personalizzazione dei messaggi, la velocità nel rispondere alle sollecitazioni esterne, vere leve competitive per un’azienda delle nostre dimensioni».

È richiesta velocità nel capire il mercato, ma serve anche rapidità nell’avere i dati disponibili. È il caso di Grünenthal-Italia (www.grunenthal.it), azienda farmaceutica con sede a Milano. «Uno dei primi vantaggi riscontrati è la rapidità con la quale i dati aziendali possono essere fruiti, grazie all’abbattimento dei tempi di analisi - sottolinea Roberto Brambilla, It manager di Grünenthal-Italia -. Oltre ad avere i dati di sintesi, si può risalire agevolmente ai dati originari che costituiscono la base delle analisi: questa modalità “drill-down” è apprezzata dai ruoli aziendali che hanno la necessità di verificare rapidamente se l’andamento è in linea con le attese o meno. Inoltre, è possibile realizzare ulteriori livelli di analisi: sia quelle libere di tipo Olap sia quelle più strutturate ma flessibili». Axiante (www.axiante.com), società di consulenza applicativa operante nelle aree Bi, Crm, Cpm ed Erp, ha realizzato un importante progetto di Bi implementando la soluzione di IBM Cognos nelle aree vendite, export, marketing, controlling e amministrazione. La sua utilità è indubbia come dimostrano le continue richieste da parte del management di avere nuovi strumenti di reporting per adeguare il sistema alla struttura aziendale in continua evoluzione. «Per il futuro abbiamo in programma di sviluppare un nuovo dashboard, cioè un cruscotto direzionale che riporti tutti i dati essenziali della gestione, incluso il forecast», spiega Romeo Scaccabarozzi, president di Axiante. «Grazie ad Axiante - conclude Roberto Brambilla - abbiamo già a disposizione una soluzione ad hoc per l’alta direzione e la nostra ambizione è che lo stesso modello venga adottato come unico strumento di analisi operativa in tutte le filiali».

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