Symantec: la conservazione all’infinito dei dati porta a compiere errori costosi nella gestione delle informazioni

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Costi di storage elevati, lunghi tempi per il backup di windows, rischi di cause giudiziarie e inefficienza nell’ eDiscovery, affliggono le aziende

Symantec ha rilasciato i dati relativi all’ Information Management Health Check Survey 2010, dai quali emerge che la maggior parte delle imprese non applica le raccomandazioni che esse stesse forniscono quando si parla di gestione dell’informazione. L’87% dei rispondenti crede che sia importante avere un piano formale per la conservazione delle informazioni, ma in realtà solo il 46% ne ha adottato uno.

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I risultati dell’indagine mostrano che troppe imprese salvano le informazioni a tempo indefinito invece di applicare le policy che permetterebbero loro di cancellare con fiducia i dati o documenti superflui, e pertanto sono affette da un crescente aumento dello storage, tempi eccessivi per il backup di windows, un incremento del rischio di cause giudiziarie e da processi di discovery costosi ed inefficienti.

“Conservazione infinita si traduce in spreco infinito. Le imprese vedono il valore di un solido piano per la gestione delle informazioni, ma in troppi seguono ancora la vecchia abitudine di tenere tutto per sempre” ha dichiarato Brian Dye, vice president of product management, Information Management Group, Symantec. “Il volume dei dati sta crescendo in modo esponenziale, e quindi cercare di conservare tutto causa un grande consumo dello spazio di storage e richiede risorse IT eccessive. Come risultato si spende più denaro e si spreca più tempo per le conseguenze negative di pratiche errate nella gestione delle informazioni e della discovery rispetto a ciò che si spenderebbe cambiando queste pratiche”.

Survey Highlights:

Divario tra gli obbiettivi nella gestione delle informazioni aziendali e le pratiche adottate. L’87% ritiene che un’adeguata strategia di conservazione delle informazioni dovrebbe offrire la possibilità di eliminare le informazioni superflue, ma meno della metà (46%) dichiara di avere un piano di conservazione delle informazioni ben definito.

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Le imprese conservano troppe informazioni. Il 75% dello storage di backup è costituito da dati conservati all’infinito o dal back up di pratiche legali. Le aziende hanno inoltre dichiarato che il 25% dei dati di cui hanno fatto il back up è superfluo e non dovrebbe essere conservato.

Le aziende stanno adottando in modo errato il bakup, il recovery e l’archiviazione. Il 75% delle aziende utilizza il software di backup per implementare le pratiche legali e il 25% conserva i propri backup all’infinito. I rispondenti hanno dichiarato che il 45% dello storage di backup è relativo esclusivamente a pratiche legali. Inoltre le aziende hanno riportato che in media il 40% delle informazioni relative a pratiche legali non è rilevante ai fini della causa giudiziaria. Utilizzare congiuntamente l’archiviazione ed il backup permette di avere un accesso immediato alle informazioni di interesse e allo stesso tempo permette alle imprese di conservare meno dati.

Quasi la metà delle aziende intervistate sta utilizzando i propri software di backup e recovery per l’archiviazione in maniera inappropriata. Inoltre, se da una parte più della metà (51%) delle aziende proibisce agli utenti finali di fare una propria archiviazione dei dati, dall’altra il 65% dichiara che questi ultimi la fanno in ogni caso come routine.

Differenze tra rispondenti IT e responsabili dell’ufficio legale aziendale sui maggiori problemi legati alla mancanza di un piano per la conservazione delle informazioni. Il 41% degli amministratori IT non vede l’esigenza di un piano, e il 30% dichiara che nessuno potrebbe assumersi queste responsabilità, e il 29% parla del problema costi. Per i responsabili dell’ufficio legale i problemi maggiori sono legati ai costi (58%), alla mancanza di esperienza per creare un piano (48%), e di una figura professionale che si possa assumere questa responsabilità (40%).

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Le conseguenze di questi errori nella gestione dell’informazione sono notevoli e prolungate

• I costi per lo storage sono arrivati alle stelle perché l’eccessiva conservazione ha creato una situazione per cui è 1.500 volte più costoso rivedere e risistemare i dati piuttosto che archiviarli, e questo sottolinea ancora una volta l’importanza cruciale per le aziende di avere una buona policy per la cancellazione dei dati e una capacità di ricerca dei dati efficiente.

• I backup di windows sono in forte aumento e i tempi per il recovery stanno diventando proibitivi.

• Infine considerando la quantità di informazioni archiviate e la difficoltà di accesso alle registrazioni dei backup, l’ eDescovery è diventato lento, inefficiente e costoso.

Raccomandazioni

Le aziende devono riappropriarsi del controllo delle proprie informazioni. I costi dovuti all’attesa di un piano perfetto superano di gran lunga i benefici che deriverebbero da un approccio proattivo.

Il backup non è un archivio, quindi bisogna smettere di utilizzare il backup per archiviare le pratiche legali. Le aziende dovrebbero conservare un back up di alcune settimane (30-60 giorni) e poi eliminare o archiviare in maniera automatica trascorso questo periodo.

Utilizzando il backup solo per brevi periodi e per ragioni legate al disaster recovery, le aziende possono fare backup e recovery in maniera più rapida eliminando i backup più vecchi su base mensile invece che annuale. In questo modo un enorme quantitativo di storage può venire eliminato con fiducia o archiviato in uno storage a lungo termine.

Adottare la deduplicazione ovunque, anche nelle applicazioni e negli ambienti di backup. Le imprese dovrebbero sviluppare la deduplicazione il più vicino possibile alla fonte delle informazioni per liberare il network e alleggerire il server e le risorse per lo storage. Quando la deduplicazione è accompagnata da tempi di conservazione delle informazioni più brevi, le aziende rendono possibile i disater recovery “ tapeless” tramite la replica per una migliore SLA (Service Level Agreement).

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Le aziende dovrebbero inoltre sviluppare e rafforzare le policy per la conservazione delle informazioni (stabilire cioè ciò che può e ciò che non può essere cancellato e in quali occasioni) in maniera automatica. La cancellazione dei dati automatizzata seguendo una policy è meno rischiosa rispetto ad una cancellazione manuale ad-hoc. Il 46% dei rispondenti che sono dotati di una policy per la conservazione delle informazioni dovrebbero iniziare ad utilizzarla. Le policy cartacee che non vengono utilizzate possono essere causa di problemi legali.

Utilizzare un sistema di archiviazione completo di tutte le funzionalità, per rendere il discovery il più efficiente possibile. Le aziende in questo modo potranno cercare le informazioni più rapidamente e con una maggiore granularità rispetto a ciò che farebbero in un ambiente di backup. Questo ridurrà i tempi e i costi relativi alla valutazione di rischi in ambito giuridico, risolverà le indagini interne e potrà rispondere agli eventi legati alla compliance.

Le aziende dovrebbero utilizzare delle tecnologie di data loss prevention per ridurre in modo consistente il rischio di violazione dei dati, per aderire alla normativa e salvaguardare i propri clienti, il brand e la proprietà intellettuale. Gli amministratori IT dovrebbero cercare una soluzione in grado di trovare, monitorare e proteggere i dati sensibili e allo stesso tempo in grado di fornire informazioni relative al possesso e all’uso dei dati aziendali.

La survey è stata condotta durante il mese di giugno 2010 ed è basata sulle risposte fornite da 1.680 senior IT e legal executives provenienti da 26 nazioni