Migliorare l’acquisizione, l’indicizzazione e la sicurezza dei flussi documentali è fondamentale per efficientare il workflow all’interno di un ufficio o di un’azienda. Il passaggio dai processi cartacei ai flussi di lavoro digitali è la chiave di ogni azienda di successo.
I servizi di scansione e archiviazione Brother offrono la migliore soluzione per la gestione dei documenti e degli archivi elettronici, con soluzioni personalizzate e di semplice utilizzo.
Barcode Utility è la soluzione ideale per ottimizzare grandi volumi di scansione e per chi cerca una soluzione software semplice e facilmente integrabile nel flusso di lavoro aziendale. Il software Brother Barcode Utility, attraverso la lettura dei codici a barre contenuti nel documento, ti permette di scannerizzare documenti con più velocità e precisione, riducendo gli errori di archiviazione e creando un archivio strutturato, semplice da consultare.
Il software riconosce il codice a barre e automaticamente processa i documenti nel tuo disco locale, all’interno della cartella di destinazione prescelta.
Barcode Utility indicizza in modo attivo e salva automaticamente i documenti in cartelle di rete, FTP o SFTP prestabilite. Disponibile sui modelli della gamma di Scanner di rete ADS di Brother, questo software può rilevare fino a 13 tipi di codici a barre 1D e 2D (dei più comunemente usati), e salvare i file in formato PDF, PDF/A e TIFF in cartelle predefinite. Inoltre, in base alle informazioni contenute nei codici a barre, può fascicolare le singole pagine e salvarle nei singoli documenti opportunamente rinominati.
Questa tecnologia è indispensabile per le aziende che eseguono spesso la scansione di documenti contenenti codici a barre, come nei settori dei servizi assicurativi, nelle vendite online e nella logistica.
Nel settore assicurativo, ad esempio, i codici a barre sono ampiamente utilizzati per organizzare le pratiche dei clienti. In precedenza il responsabile dell’amministrazione avrebbe dovuto scansionare tutti i documenti, dividerli in cartelle e consegnarli a mano ai vari uffici. Con Barcode Utility invece, attraverso il rilevamento del codice a barre assegnato, puoi avviare il controllo dei processi, la divisione in gruppi e l’indicizzazione automatica dei documenti salvando automaticamente ogni singolo file nella specifica cartella di destinazione, senza chiedere conferma. L’automazione del processo tramite Barcode Utility, oltre a far risparmiare molto tempo, riduce anche i rischi di errore.
“I nostri scanner sono progettati per semplificare la vita dei nostri clienti. Una parte fondamentale dell’innovazione e dello sviluppo del prodotto comincia con l’ascolto delle loro esigenze e prosegue con lo sviluppo di funzionalità che soddisfino le loro richieste” – afferma Lorenzo Matteoni, Marketing Manager di Brother Italia – “Barcode Utility è una funzionalità nata proprio dalla condivisione del lavoro e delle necessità con i nostri clienti. Si tratta di una grande opportunità per aiutare le aziende ad automatizzare il flusso di lavoro dell’amministrazione che così può concentrarsi meglio sugli obiettivi di business”.
