DocuWorld non è un evento tra i tanti di DocuWare ma, come ci spiega Maurizio Bensi, il Regional Sales Director Southern Europe dell’azienda, “l’evento del gruppo”. Inizialmente era uno, dedicato a tutti i partner al mondo, poi declinato in tre edizioni annuali: Europa, Stati Uniti e Asia.

“Abbiamo portato all’edizione di Berlino, circa 920 persone, un grande successo, frutto del lavoro svolto durante l’anno per migliorare le competenze dei partner, che fanno la vera differenza sul mercato”. La DocuWorld Partner Conference ha rappresentato un momento di svolta per l’intera industria della gestione documentale. L’edizione 2026 segna un punto di discontinuità rispetto al passato, con annunci che ridisegnano non solo i confini di un prodotto, ma l’identità stessa di DocuWare come azienda tecnologica.

Come sottolinea Bensi, se il 2025 era stato dedicato a rivedere in profondità il motore dei servizi cloud, il 2026 porta in primo piano una nuova interfaccia e un motore di intelligenza artificiale integrato in modo nativo nella piattaforma. Non aggiunte marginali ma interventi strutturali che ridefiniscono il modo in cui il sistema funziona e viene percepito da chi lo utilizza ogni giorno.

“Sono tante le novità di prodotto introdotte nell’ultima versione rilasciata poco dopo Berlino. Come anticipato, l’user interface, tra cui anche elementi che guardano all’inclusione, come il tracciamento dello sguardo per navigare il software, frutto del lavoro di 15 persone dedicate alla ‘psicologia’ nell’uso di un programma, con specificità degli utenti di ognuno dei 120 Paesi al mondo serviti da DocuWare”.

Nelle Experience Zone al DocuWorld, gli ospiti hanno potuto tastare con mano le innovazioni del marchio, approfondendo poi gli argomenti in sessioni dedicate. “Il redesign dell’interfaccia risponde a un’esigenza sempre più urgente nel mercato del software aziendale: rendere strumenti complessi accessibili anche a chi non ha una formazione tecnica” conferma il manager.

“In un contesto lavorativo dove le piattaforme devono essere adottate rapidamente e in modo diffuso, la semplicità d’uso non è un optional ma un requisito competitivo. DocuWare ha scelto di affrontare questa sfida con un intervento radicale sull’esperienza, riducendo la complessità operativa senza sacrificare le funzionalità”.

Non manca l’AI

Un’ulteriore novità tecnologia è un’evoluzione del motore di AI che lavora sui documenti non strutturati. “Da tempo possiamo far leggere agli algoritmi testi scritti a mano, scannerizzati, insomma non ottimali e comunque utili. L’AI generativa appena introdotta è invece un modo per configurare l’AI stessa”. In pratica, oggi un tecnico per leggere i dati della bolla di un utente può scrivere un prompt con cui chiede all’assistente cosa può servire di un determinato file. È un modo conversazionale per ricevere informazioni dai contenuti in possesso dell’azienda. “Il senso di DocuWorld è dare ai partner un orizzonte temporale di diversi mesi per consentirli di metabolizzare le innovazioni che abbiamo anticipato e arrivare pronti alla loro effettiva disponibilità”. In tal modo, il partner può anche capire se ha le competenze necessarie per approcciare quello che DocuWare ha presentato, per eventualmente formarsi e prepararsi adeguatamente fino al rilascio, con il supporto del fornitore.

Approccio consulenziale

Per il mondo dei partner, quello che è successo negli ultimi due anni è stato molto più di uno scossone. La rivoluzione portata dalla GenAI ha richiesto una velocità di aggiornamento come mai prima d’ora, unita ad una sensibilità nel comprendere le evoluzioni del settore e le opportunità tecnologiche per i clienti. “Non è solo vendere questa o quella soluzione ma capire il mal di pancia che il cliente sta affrontando. L’approccio consulenziale è fondamentale: gli account del vendor sono passati dal mostrare una demo del software a chiedere al cliente la visione sul suo business nei mesi successivi”. Non a caso, nel portale Academy, i partner possono nella loro lingua locale accedere a percorsi di formazione self-service o sessioni online con un formatore, dove si va più nel dettaglio della conoscenza del prodotto.

Un cambio di prospettiva non banale, che porta con sé anche una ridefinizione del ruolo dei partner nel canale di vendita e distribuzione. A questi si chiede di sviluppare competenze più sofisticate, capaci di accompagnare le aziende in percorsi di trasformazione digitale che travalicano la semplice implementazione tecnica. DocuWorld 2026 ha evidenziato questo passaggio: “chi opera nel canale non è più un installatore di software, ma un progettista di processi digitali”. Da Berlino arriva un messaggio preciso per tutto l’ecosistema: l’automazione documentale è destinata a diventare un elemento centrale nell’architettura operativa delle organizzazioni moderne, e chi vuole restare rilevante deve essere pronto a parlare il linguaggio dei processi, non solo quello della tecnologia.

L'articolo DocuWare accelera su AI generativa e inclusione, le novità da DocuWorld 2026 proviene da Data Manager Online.

Sono ben 800 i partner attivi a livello mondiale di DocuWare. L’azienda, che propone software di gestione documentale e automazione dei workflow, nata nel 1988 e acquisita da Ricoh nel 2019 pur mantenendo una certa indipendenza, è presente oggi in 120 Paesi del mondo e ha circa 900 dipendenti.

«Chi acquista DocuWare compra un servizio erogato dal personale interno», spiega Maurizio Bensi, Regional Sales Director di DocuWare. «Gli unici fornitori esterni che ci rappresentano sul territorio sono i partner, perché proponiamo e vendiamo le nostre soluzioni solo ed esclusivamente tramite canale. Investiamo continuamente sui partner, che costituiscono un anello importante della catena del nostro business in quanto ci rappresentano sul territorio e devono saper comprendere le esigenze del cliente dal punto di vista tecnologico e organizzativo. Siamo una realtà glocal; siamo globali nelle attività di ricerca, sviluppo e rilascio ma locali nelle attività di supporto che richiedono la conoscenza di regole e leggi sulla gestione della documentazione, spesso differenti per ogni nazione in cui siamo rappresentati».

I partner sono affiancati e formati sia dal punto di vista tecnico, sia da quello applicativo. La formazione riguarda anche gli aspetti di sales e di marketing. L’obiettivo è supportare il partner sin dall’inizio della trattativa, per creare curiosità nel potenziale cliente e fargli capire cosa si può fare automatizzando i processi documentali e decisionali. «Supportiamo i partner anche dal punto di vista dell’immagine e della lead generation», dice Bensi. «Per quanto riguarda l’affiancamento sul territorio, puntiamo anche su eventi locali in collaborazione con associazioni ed enti».

Nella strategia di canale di DocuWare un ruolo importante è giocato dal Regional Sales Director (RSD) e dal Channel Manager (CM). «Il Regional Sales Director, che è poi la mia figura, ogni giorno aiuta i partner a supportare al meglio il business e il territorio e a crescere anche dal punto di vista economico», precisa Bensi. «Svolgo questo mestiere da oltre trent’anni; il Regional Sales Director, nella nostra realtà, è di solito una figura senior, con molta esperienza alle spalle, che conosce bene il territorio, il mercato, l’utenza e aiuta il partner a creare value proposition per differenziarsi con progetti di qualità. Abbiniamo competenze commerciali e strategiche per affiancare il partner a 360 gradi».

GESTIRE I DOCUMENTI CON FACILITÀ

Tra le soluzioni più interessanti rese disponibili dall’azienda, rientra Docuware IDP (Docuware Intelligent Document Processing), basata sull’Intelligenza Artificiale. «L’intenzione, grazie a questa soluzione, è di permettere all’utente di raggiungere il proprio obiettivo senza sforzi e particolari competenze», dichiara Bensi.

Leggere un documento manoscritto, interpretarlo e farlo diventare una risorsa importante per l’azienda; analizzare una parte di un documento complesso; estrarre i dati, per trasmetterli al gestionale; controllare se in un documento è presente un timbro o una firma, se la data inserita è corretta in rapporto alla data in cui è stato acquisito il documento stesso… sono tutte procedure in cui l’AI sta rivestendo un ruolo importante nell’aiutare le aziende a raggiungere il risultato desiderato con meno sforzo e minor tempo.

Non si tratta solo di passare dalla carta al digitale, entra in gioco l’analisi del documento stesso, aspetto fondamentale in settori come la logistica o l’ambito sanitario. Le funzionalità rese disponibili, grazie ai motori di AI, aiutano le persone a prendere decisioni.

«Abbiamo iniziato a investire su queste tecnologie più di tre anni fa; tuttora l’azienda investe molto su nuove tecnologie e funzionalità», puntualizza Bensi. «Disponiamo di grandi reparti di ricerca e sviluppo sia in America sia in Germania. Per scelta strategica abbiamo deciso di non integrare nessun motore di AI estraneo, ma di investire su un motore nostro anche perché i clienti che aderiscono al servizio archiviano nella nostra soluzione le informazioni, il bene più importante che hanno».

INIZIATIVE DI FORMAZIONE PER I PARTNER E NON SOLO

Le attività di formazione e affiancamento dedicate ai partner riguardano anche la soluzione IDP. «Mensilmente proponiamo webinar dedicati ai partner sìa applicativi sia tecnici, perché la tecnologia non si ferma mai», prosegue Bensi. «Anche in azienda abbiamo momenti di formazione settimanali online in cui i colleghi dell’area ricerca e sviluppo ci aggiornano sulle evoluzioni, oltre a webinar dedicati a tematiche di mercato e a come comunicare con le Pmi. Le imprese dai 20 ai 250 dipendenti sono fondamentalmente il nostro target finale; prima ancora di vendere, si tratta di far capire cosa si può fare con le tecnologie oggi disponibili. Alle aziende proponiamo, sui nostri canali youtube, webinar tematici legati a problemi specifici, che trattano temi quali AI, ciclo passivo, contrattualistica, integrazione con i gestionali, richiesta d’acquisto, gestione del budget, risorse umane, ufficio tecnico, gestione commesse, progettualizzazione…».

I partner che decidono di commercializzare i prodotti DocuWare sottoscrivono un contratto con l’azienda, ma non hanno vincoli di fatturato nè altri obblighi. «I partner con cui lavoriamo – racconta Bensi – sono di diverse tipologie: si va da aziende molto piccole ma molto focalizzate a realtà con un grande numero di dipendenti. Ci avvaliamo di vendor specializzati nel printing, come la stessa Ricoh, Toshiba, di grandi realtà specializzati nella rivendita di ERP, di gestionali che hanno un proprio sistema documentale interno e per progetti di workflow automation scelgono la nostra piattaforma.

Si terrà tra il 22 e il 23 aprile a Berlino, la sessione europea del DocuWorld, evento in presenza dedicato ai partner europei di DocuWare. Il DocuWorld, organizzato una volta l’anno, è suddiviso in tre sessioni: europea, americana e orientale. La sessione europea di Berlino occuperà due intense giornate di lavoro, in cui sarà data ai partner una visione di come è andato l’anno e sarà tracciata una road map applicativa, tecnologica e strategica per i prossimi due anni, che aiuterà il partner a fare le scelte più adeguate anche in termini di investimenti e di formazione. L’anno scorso sono stati 750 i partecipanti all’edizione europea, per quest’anno se ne prevedono 900.

«Oggi le aziende sanno di dover digitalizzare; da questo punto di vista l’interesse e la consapevolezza sono cresciuti tantissimo rispetto agli anni precedenti», conclude Bensi. «Talvolta, però, manca la capacità di valutare i reali benefici che una tecnologia può dare. Credo che uno dei nostri compiti più importanti sia formare e informare il mercato su cosa può chiedere, perché parlare di Enterprise content management (ECM) significa occuparsi di organizzazione, di analisi documentale e di processi aziendali e decisionali. Oggi un’azienda competitiva è tale se è in grado di essere organizzata ed efficiente, se è capace di far fronte agli shock provenienti dal mercato. La nostra missione non è solo vendere un prodotto, è anche aiutare le aziende a capire che cosa possono chiedere».

L'articolo DocuWare punta sui propri partner proviene da Data Manager Online.